9 benefici del caricamento automatico degli ordini di vendita

Minimizzare il tempo di caricamento delle informazioni contenute negli ordini di vendita nell’ERP. Questo è il principale vantaggio riscontrabile immediatamente dopo aver adottato un software realizzato appositamente per quest’ambito. Ma non è l’unico.

Il contesto economico attuale, in qualsiasi geografia, presenta complessità e le aziende si rendono conto di dover ottimizzare i propri processi per restare competitive.

Secondo una ricerca Forrester, che risale a qualche mese fa, oltre la metà del campione coinvolto (56%) considerava proprio il miglioramento dei processi quale investimento strategico e il 71% vedeva nell’automazione end-to-end un motore primario di sviluppo. È interessante notare che il 75% degli addetti delle imprese si aspettava che gli imprenditori si impegnassero nell’efficientamento dei processi. E, infatti, nonostante gli alti e i bassi dei budget allocati, l’impegno nella digitalizzazione era ritenuto primario nel lungo termine e così presumibilmente continua a essere…

Usare applicativi ad hoc offre senza dubbi una serie di vantaggi, che vanno dalla riduzione dei tempi operativi in poi, il che include ovviamente anche il minor ricorso al data entry manuale e quindi anche una riduzione degli errori tipicamente legati al caricamento degli ordini di vendita.

Suite complete ed evolute come Collhuborate favoriscono non solo la dematerializzazione e automazione di questo processo, ma supportano le aziende nella completa digitalizzazione di tutti i processi, anche quelli inerenti ai fornitori.

Quali vantaggi si possono sperimentare adottando i software per il caricamento automatico degli ordini di vendita?

I principali benefici riscontrabili dalle aziende che adottano un software per il caricamento ordini di vendita sono:

1. riduzione immediata degli errori umani che si possono verificare inserendo ciascun dato manualmente, si evitano infatti trascrizioni e omissioni;
2. risparmio di tempo, maggior efficienza, collaborazione tra i reparti e, pertanto, più produttività;
3. maggior tracciabilità dei dati e trasparenza nello svolgimento dei vari passaggi, il che facilita anche gli obblighi di compliance;
4. integrazione tra i vari sistemi per un più veloce allineamento e aggiornamento delle informazioni;
5. miglioramento del servizio clienti perché velocizzare il caricamento degli ordini di vendita si traduce in un avvio più rapido dei processi che culminano con la consegna al consumatore;
6. scalabilità: i sistemi automatizzati permettono di gestire semplicemente picchi di richieste, stagionalità della domanda eccetera;
7. analisi avanzate: i sistemi automatici più avanzati offrono la possibilità di monitorare le performance del processo in modo da identificare opportunità di miglioramento e individuare i principali trend in atto;
8. sicurezza dei dati: diminuisce il numero degli addetti che entra in contatto con le informazioni il che contribuisce a tutelare i dati sensibili;
9. incremento della redditività, l’automazione di per sé e, quindi, anche del caricamento degli ordini di vendita, grazie a tutto quanto sopra elencato consente di spendere meno in costi di esecuzione delle attività e, parallelamente, aumentare i risultati di business grazie anche al reimpiego del tempo guadagnato dagli addetti sgravati da compiti a basso valore aggiunto.

I vantaggi offerti dai tool per la gestione ordini di vendita offerti da Collhuborate

Automatizzare il caricamento degli ordini di vendita garantisce una vasta gamma di benefici, contribuendo a trasformare significativamente l’operatività delle aziende. Non solo, investire in un software realizzato per l’automazione dei processi è una scelta strategica che si ripercuote direttamente, come abbiamo visto, sulla competitività dell’organizzazione.

È il caso della solution Collhuborate dedicata all’automatizzazione del caricamento degli ordini di vendita. Il flusso digitale che tale sistema è in grado di implementare parte da:

• import e riconoscimento degli ordini con appositi connettori che restano costantemente “in ascolto” dei canali utilizzati per la ricezione degli ordini di vendita (ad es. e-mail, provider EDI, cartella di rete, portale web…);
• identificazione delle informazioni, applicando la corretta mappatura (configurata a monte)
• estrazione dei dati, su cui possono essere eseguiti controlli customizzati per rispondere a specifiche esigenze, con la possibilità di coinvolgere automaticamente il referente corretto nel caso sia necessario inserire/approvare/modificare dei dati;
• trasmissione dei dati in tempo reale per aggiornare l’ERP e caricarli in modalità completamente automatica o semi automatica (nel caso si desiderasse confermare manualmente l’inserimento o coinvolgere l’utente in alcuni controlli);
• creazione della conferma d’ordine a partire dall’ordine caricato.

Risulta immediatamente evidente, che riorganizzare il lavoro con uno strumento basato su tecnologie di Robotic process automation come questo, da un lato, vuol dire evitare completamente attività meccaniche e di routine come quelle di semplice compilazione ma, parallelamente, anche salvaguardare la possibilità di gestire le eccezioni e anomalie ove la verifica delle informazioni richiede interventi immediati del personale.