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Quando si pensa all’archiviazione dei documenti aziendali vengono ancora in mente enormi scaffali pieni di faldoni e pile di carta che si muovono da una scrivania a un’altra. Nonostante in alcune realtà questa possa rappresentare ancora una consuetudine, la trasformazione tecnologica ha da tempo offerto a tutte le aziende la possibilità di gestire i processi documentali sfruttando i benefici del paradigma digitale e del cloud computing.
Le opportunità di crescita e di sviluppo di soluzioni innovative sono in gran fermento in questo settore del software applicativo, come confermato dalle proiezioni degli analisti che prevedono una crescita continua a un tasso di oltre il 17% da qui al 2032, con un giro d’affari destinato a raggiungere i 34 miliardi di dollari. Una crescita ancor più spinta si prevede invece per il segmento dell’elaborazione intelligente dei documenti, stimolata dalla necessità di processare enormi quantità di dati non strutturati, i quali ad oggi rappresentano per le aziende il 75% del loro patrimonio informativo.
La grande domanda del mercato ha trovato risposta in una più stretta relazione tra automazione, algoritmi di ricerca intelligente e misure più efficaci di sicurezza. Grazie a questa compenetrazione si stanno sviluppando piattaforme di collaborazione sempre più solide e in grado di catturare, archiviare e organizzare le informazioni in modo smart e automatico per aumentare l’efficienza nel loro interscambio tra fornitori e clienti.
Tecnologie di archiviazione dei documenti aziendali, un nuovo valore strategico
Le organizzazioni non solo generano a tutti i livelli una grande quantità di informazioni che cresce di giorno in giorno, ma in più, nella maggior parte dei casi, devono per legge produrre documentazione specifica da conservare secondo la normativa vigente per un determinato numero di anni, a seconda che si tratti di ambito amministrativo, fiscale o commerciale.
L’innovazione tecnologica ha già consentito il primo passo verso l’ufficio paperless, ma quello che ancora manca è un piano strutturale per organizzare l’archiviazione dei documenti aziendali secondo delle logiche nuove, più in linea con i trend di automazione che dominano lo scenario attuale. Basti pensare al tempo che si dedica alla gestione end-to-end di una tipica pratica d’ufficio. La quantità di tempo che ancora è dedicata a task ripetitivi e privi di valore strategico per il business finisce per togliere tempo e risorse a ciò su cui invece dovremmo puntare per efficientare i processi. Alle operazioni ripetitive e a scarso valore dobbiamo inoltre aggiungere il tempo dedicato ogni giorno alla ricerca di documentazione sparsa negli archivi e non ancora organizzata.
Informazioni quando servono e dove servono, come semplificare e ridurre la complessità
Questo gap dovuto alla mancanza di un applicativo dedicato è uno dei principali motivi per cui oggi un sistema di archiviazione dei documenti aziendali si rivela un’ottima soluzione per generare informazioni in modo automatico, organizzato ed efficiente. Specie se si tratta di documentazione specifica, come i certificati di qualità, collaudo e conformità, la cui gestione automatizzata e centralizzata in un unico repository è la soluzione che offre maggiori vantaggi in termini di ottimizzazione dei tempi e facilità di accesso alle informazioni . Snellire queste operazioni ripetitive semplifica e velocizza la ricerca e la selezione dei certificati da inviare al cliente, eliminando gli errori tipici di una gestione manuale e riducendo allo stesso tempo il rischio di smarrimento.
Le imprese che movimentano un gran numero di questi documenti hanno bisogno di software che in modo semplice riescano a estrarre e captare le informazioni dove servono, quando servono. Oggi la tecnologia applicata al documentale permette di abbattere notevolmente i tempi di attraversamento nella ricerca di un certificato di qualità da allegare a un determinato prodotto, ad esempio. Si tratta di una richiesta molto frequente che spesso i responsabili qualità devono evadere in tempi rapidi. Qualora non vi fosse il supporto di un sistema documentale in grado di aggregare in forma intelligente le informazioni distribuite in diversi applicativi aziendali, il compito di organizzare insieme un dossier completo con i certificati da allegare alla documentazione del prodotto risulterebbe una missione alquanto critica e altamente time spending.
Vantaggi dell’archiviazione di documenti aziendali in digitale per il tuo cliente
Per le imprese che si occupano di produrre o commercializzare prodotti o semi-lavorati, rendere più agile tutta la parte burocratica e amministrativa relativa alle pratiche di vendita rappresenta un sollievo e un grande risparmio di tempo. L’aggregazione in modo preciso, rapido ed efficiente dei certificati di qualità, collaudo e conformità non solo offre vantaggi operativi enormi, ma genera anche nei clienti più fiducia nei processi e nella solidità organizzativa stessa del proprio stakeholder.
Contare su un gestionale documentale all’avanguardia e ad elevata automazione offre un vantaggio anche al cliente. L’estrazione puntuale e la gestione intelligente delle informazioni presenti sui certificati di qualità, collaudo e conformità consente all’azienda di fornire non solo un migliore livello di servizio al cliente, ma offre anche altri vantaggi correlati ad esempio all’ottimizzazione dei costi e della qualità in produzione.
Un sistema documentale pensato ad hoc per questo scopo supporta dunque le organizzazioni nel lungo processo di adeguamento agli standard ISO 9001 o EN 10204, poiché, proprio da una corretta gestione dei certificati può dipendere direttamente il raggiungimento degli standard di qualità del prodotto e la scelta delle modalità corrispondenti per raggiungerli.
Una buona governance dei certificati grazie all’archiviazione intelligente dei documenti aziendali fornisce strumenti per controllare le statistiche e per prestare molta più attenzione ai processi di qualità, offrendo elementi e procedure estremamente dettagliati ai responsabili in capo a questi processi.
Vantaggi dell’archiviazione digitale dei certificati per la tua azienda
Per chi si occupa di archiviare certificati e documenti il vantaggio non solo è dato dall’automatizzazione di operazioni ad alto volume, ma anche dalla mancanza di duplicati inutili e a rischio errore, oltre che dall’azzeramento dei ritardi in fase di preparazione. Il beneficio offerto dalla piattaforma abilita inoltre una modalità di lavoro collaborativo in cui cliente e fornitore possono scambiare in modo rapido e preciso tutta la documentazione necessaria. Più nello specifico, i vantaggi di un sistema intelligente di archiviazione di documenti aziendali, in particolare per la gestione dei documenti relativi alle certificazioni di qualità, sono legati a diverse funzioni che accorciano le tempistiche di processo. Ecco le 6 principali.
- Acquisizione automatica dei DDT e certificati dal fornitore: il sistema acquisisce ed archivia automaticamente i DDT di fornitura ed i certificati fornitore ricevuti via e-mail, portale web o caricati manualmente. La soluzione estrae i dati e collega così automaticamente i DDT ai certificati corrispondenti tramite i numeri di lotto.
- Dashboard per gestione dei solleciti automatici e rigenerazione dei certificati del fornitore: permette di verificare velocemente i dati estratti dai DDT dei fornitori e individuare se i certificati corrispondenti sono già stati ricevuti. Si possono configurare solleciti automatici e generare nuove versioni dei certificati ricevuti dai fornitori su layout proprietario dell’azienda.
- Creazione/acquisizione di certificati interni: una piattaforma documentale permette di automatizzare e centralizzare creazione, archiviazione e gestione dei certificati prodotto, attraverso l’estrazione automatica dei dati tramite mappatura.
- Acquisizione del DDT dall’ERP: il sistema si interfaccia con il gestionale aziendale per acquisire i DDT di vendita e le relative informazioni sui prodotti venduti.
- Ricerca certificati: interfacciandosi con altri applicativi, come ERP e MES, la piattaforma ricerca automaticamente i certificati collegati ai lotti di vendita presenti nel DDT. Sulla base di questi dati crea in autonomia i certificati da allegare al DDT alla consegna della merce al cliente, senza alcun intervento manuale.
- Invio automatico DDT di vendita con certificati collegati: l’automazione di processo consente di risparmiare tempo in questo task e ridurre così le spese di gestione amministrativa.