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La corsa verso la digitalizzazione delle imprese deve fare ancora i conti con miriadi di processi critici che possono essere gestiti in modalità totalmente paperless, come ad esempio quelli di gestione dei documenti di certificazione dei materiali. Nello scambio continuo di questa documentazione con clienti e fornitori le normative giocano un ruolo importante. Motivo per cui, se da una parte è necessario assolvere alla compliance in modo sempre più agile, si impone allo stesso tempo la necessità di sistemi smart per garantire maggior fluidità nella gestione quotidiana delle pratiche di supply chain.
La certificazione dei materiali serve ai clienti come prova della qualità di un prodotto. Grazie ai dati riportati in questo documento è possibile verificare che la merce sia stata testata e che soddisfi gli standard richiesti sia dalla normativa sia dai clienti stessi. Ecco perché per ogni spedizione può essere necessario includere più di una certificazione. Se da una parte ciò offre al nostro cliente maggior trasparenza e tracciabilità, garantendo la conformità alle norme e agli standard tecnici riconosciuti dal mercato, dall’altra la gestione della certificazione dei materiali spesso si inceppa in una serie di colli di bottiglia legati al caos del cartaceo e della gestione manuale.
COLLHUBORATE, per una gestione smart della certificazione dei materiali
Con una soluzione progettata ad hoc per aggirare questi ostacoli, come quella della suite Collhuborate di Arket, lo scambio di documentazione inerente la certificazione dei materiali avviene invece in forma snella e in tempi ultra rapidi attraverso alcune strategiche automazioni di processo.
Grazie a uno scambio dati rapido e puntuale, basato sulla capacità delle piattaforme software di estrapolare le informazioni dai documenti e di riaggregare fra loro dati ospitati su più fonti, è possibile delegare alla soluzione la ricerca e generazione automatica dei certificati necessari da inviare ad ogni cliente per uno specifico ordine, senza dover investire tempo e risorse su procedure automatizzabili e task ripetitivi, che portano con sé il rischio di errori e passi falsi del tutto evitabili.
Si tratta di una soluzione di gestione dei certificati centralizzata e automatizzata per la raccolta, gestione, archiviazione, generazione e invio delle certificazioni relative a prodotti e lotti di produzione. Il vantaggio di implementare questo software in azienda è quello di semplificare la gestione documentale, riducendo l’intervento manuale al minimo indispensabile – ovvero a pochi clic – migliorando l’efficienza complessiva di un processo altrimenti farraginoso e time consuming.
Le funzionalità principali nella gestione della certificazione dei materiali
Comprendere i benefici di questo switch tecnologico è fondamentale per dare un boost decisivo alla tua azienda e per ottimizzare le sue performance proprio laddove sono presenti colli di bottiglia. La nuova gestione digitale si svincola dalle logiche di burocratizzazione dei processi per restituire alle imprese procedure “pulite” e liberare dall’intervento umano tutto ciò che può essere controllato in autonomia da una macchina.
Più in particolare, in riferimento alla gestione della certificazione dei materiali, la soluzione di Arket è progettata per automatizzare in modalità end-to-end tutte le procedure di scambio dati riducendo i tempi di attraversamento grazie a 6 semplici step.
1. Acquisizione automatica e centralizzata
La piattaforma permette di acquisire automaticamente i certificati interni e dei fornitori, raggruppandoli in base a specifici criteri, come lotto, cliente, DDT o fornitore. Questa organizzazione facilita la tracciabilità e l’accesso rapido alle informazioni, collegando la certificazione dei materiali ai DDT corrispondenti.
2. Solleciti automatici ai fornitori
Qualora dovesse mancare qualche certificato necessario per i lotti di fornitura in entrata, il sistema se ne accorge ed invia automaticamente e-mail di sollecito ai fornitori, richiedendo l’invio dei documenti. Questa automazione di processo riduce i tempi di attesa e garantisce una gestione tempestiva delle informazioni senza la necessità di controlli manuali continui.
3. Rigenerazione file con layout proprietario
Una delle caratteristiche distintive della piattaforma è la possibilità di convertire automaticamente i documenti di certificazione dei materiali dei fornitori in un formato personalizzato adattato alle esigenze dell’azienda. In questo modo è possibile mantenere riservate informazioni relative ai fornitori di componenti o materiali a cui ci si appoggia per la produzione dei propri prodotti. Ciò inoltre assicura assoluta “coerenza grafica” nella documentazione condivisa con i clienti.
4. Creazione e archiviazione automatica dei certificati
La piattaforma permette la creazione e gestione automatica anche dei propri certificati. Qualora fosse necessario creare ex novo un documento si possono acquisire automaticamente dati da altri software in uso, come l’ERP ad esempio, o compilare manualmente una maschera personalizzata con tutte le informazioni necessarie. Sarà la soluzioni ad occuparsi della generazione del certificato.
5. Individuazione dei certificati corretti
Ogni DDT di vendita generato nell’ERP viene acquisito dalla soluzione. La piattaforma è poi in grado di ricercare e raggruppare automaticamente tutti i certificati relativi ai lotti di vendita presenti nel DDT e ai lotti di fornitura utilizzati per la produzione degli articoli presenti nell’ordine da consegnare, grazie all’integrazione con ERP e MES.
6. Invio automatico dei certificati
Una volta individuati tutti i certificati necessari, il sistema li allega automaticamente al DDT di vendita e li invia al cliente.
I vantaggi della soluzione Collhuborate per la certificazione dei materiali
La tecnologia di business process automation di Collhuborate offre un potente strumento di supporto capace di ottimizzare i processi legati alla gestione della qualità aziendale. Adottata nella gestione documentale dei certificati, ad esempio, la BPA offre numerosi vantaggi, come:
- riduzione dell’errore umano: le funzionalità automatiche eliminano la necessità di operazioni manuali, azzerando i rischi e ottimizzando i tempi di lavoro;
- maggiore efficienza: il processo automatizzato di richiesta, acquisizione e gestione dei certificati riduce i tempi di attesa e garantisce che tutti i documenti siano disponibili in tempo per la consegna ai clienti;
- tracciabilità: la centralizzazione e l’organizzazione dei certificati per lotto, fornitore e DDT migliorano la visibilità e la tracciabilità dei documenti.