Come fare una riconciliazione fatture a prova di errori

Semplificare e automatizzare il più possibile la riconciliazione fatture fa parte di un più ampio lavoro di ottimizzazione della gestione dei processi aziendali. La gestione amministrativo/finanziaria di un’azienda, sia dal punto di vista del ciclo attivo che di quello passivo, richiede lo svolgimento di una serie di compiti fondamentali, delicati ma altrettanto ripetitivi per gli addetti. Il rischio di errori è sempre molto alto, così come è elevato il tempo necessario per i controlli, identificare discrepanze e intervenire per risolverle. E le aziende devono farci i conti o correre ai ripari.

La tecnologia aiuta ad analizzare i dati e a evidenziare anomalie e nel caso della riconciliazione fatture supporta nell’assicurare che entrate e uscite siano allineate con tutti i documenti (si pensi, per esempio, per la fatturazione passiva al confronto tra fattura e ordine, DDT – Documenti di trasporto, eccetera) e, in ultima analisi, con le transazioni eseguite.

Secondo i dati dell’ultima edizione dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, l’automatizzazione ha un vantaggio particolarmente evidente tanto nella gestione delle fatture (-86% in termini di tempo) quanto nella gestione delle non conformità (-74%).

Che cosa significa e come funziona la riconciliazione fatture fornitori

Fare riconciliazione fatture significa verificare l’esatta corrispondenza tra le fatture ricevute dai fornitori e tutti i documenti correlati alle fatture stesse, a partire dagli ordini di acquisto fino ad arrivare ai DDT di consegna delle forniture e ai carichi di magazzino.

Tanto più questa procedura è corretta, veloce e precisa tanto più i pagamenti che seguiranno saranno accurati e tempestivi, si eviteranno incertezze o, peggio, pagamenti non dovuti o eccedenti rispetto a quanto effettivamente ordinato o ricevuto.

La riconciliazione fatture è fondamentale per monitorare correttamente i flussi di cassa e anche per essere compliant alle normative.

I principali step che compongono il processo di riconciliazione fatture fornitori sono 4:

• raccolta di tutti i documenti inerenti a un certo acquisto, dagli ordini ai DDT;
• confronto delle informazioni con le fatture;
• individuazione di eventuali incongruenze;
• risoluzione degli errori identificati.

Sfide ed errori comuni inerenti alla riconciliazione fatture

I problemi che possono presentarsi nella gestione della procedura di riconciliazione fatture sono per lo più determinati dalla gestione manuale della procedura stessa. Può accadere, infatti, che vi siano:

• trascrizioni o interpretazioni errate di dati;
• mancata individuazione di discrepanze;
• ritardi nel controllo dei dati;
• problemi di comunicazione tra i dipartimenti.

Perché è importante la riconciliazione delle fatture passive nella gestione finanziaria aziendale?

Ottimizzare il processo di riconciliazione fatture nel ciclo passivo è utilissimo, oltre che per ridurre il numero di errori e innalzare i livelli di trasparenza, per implementare un sistema finanziario che concorra a produrre valore per l’organizzazione nel suo complesso in quanto:

• favorisce maggiore controllo sulle spese e sui flussi di cassa (si paga solo per quello effettivamente ordinato e ricevuto);
• i registri contabili sono più accurati così come conformi alle normative;
• si migliorano le relazioni con i fornitori perché si riesce a essere più puntuali e precisi, aumentando, pertanto, la fiducia reciproca è possibile stabilire condizioni più favorevoli per tutti;
• si ottiene maggiore efficienza operativa sia dal lato dell’amministrazione sia nel caso di controlli, eventuali contestazioni eccetera;
• si hanno a disposizione dati più precisi e aggiornati per prendere decisioni informate.

Ottimizzare la riconciliazione fatture: best practice, strumenti e il ruolo dell’automazione

Poter agire al meglio in ottica di efficientamento del processo di riscontro delle fatture di acquisto implica interventi su più piani, principalmente dal punto di vista organizzativo e da quello delle tecnologie da adottare. Sul primo fronte serve:

• creare flussi di lavoro standardizzati;
• definire policy operative e procedure d’approvazione;
• formare gruppi di lavoro cross-funzionali;
• pianificare strategie di monitoraggio e azioni di controllo periodiche;
• stabilire piani di training e aggiornamento sulle novità introdotte;
• diffondere una cultura della precisione e della responsabilità che punti a un miglioramento continuo.

Per quanto concerne l’aspetto tecnologico si deve ricorrere a strumenti avanzati che agevolino la riconciliazione automatica, in particolare:

• tecnologie per il monitoraggio continuo dei canali che ricevono le fatture;
• tool predisposti per estrarre i dati dai documenti del ciclo passivo (ordini, conferme d’ordine, fatture, DDT);
• integrazione dei vari applicativi che gestiscono il business per facilitare accesso e condivisione dei dati che servono per evidenziare discrepanze;
• istruzione di sistemi di workflow affinché coinvolgano automaticamente le persone da cui serve ottenere interventi;
• implementazione di dashboard che favoriscano la consultazione dei dati;
• creazione di report elaborati su dati raccolti il più possibile in tempo reale;
• tool di RPA (Robotic Process Automation) per ottenere un supporto pratico dalle macchine nello svolgimento di compiti a basso valore aggiunto (data entry in primis).