Conferme ordine: 7 consigli per evitare ritardi ed errori

Le conferme ordine sono documenti redatti dai fornitori al fine di convalidare le richieste di servizi o prodotti da parte dell’ufficio acquisti di un’azienda. Esse riportano tutti i dati inerenti all’operazione commerciale. Si tratta di documenti importanti, tra quelli protagonisti del processo di gestione degli acquisti che naturalmente si ripercuote su tutto il modo di lavorare dell’organizzazione. Assicurarsi di avere a disposizione nei tempi e quantità previsti tutto ciò che occorre per fare business è, infatti, fattore imprescindibile per essere tempestivi ed efficaci nella produzione e, quindi, nel rispondere alla domanda del mercato.

Automatizzare le conferme ordine è un passo basilare per semplificare e rendere più veloce e preciso il ciclo degli ordini. E la consapevolezza a questo proposito si sta diffondendo:  secondo i consulenti Deloitte, nel contesto delle proprie analisi sul panorama economico, emerge che tra le tecnologie più diffuse nelle aziende italiane, vi sono quelle per l’automazione, l’ottimizzazione e la gestione di processi (38%).

Conferme ordine, cosa sono e perché gestirle correttamente

Le conferme ordine sottoscrivono la volontà di un fornitore di recapitare/erogare un prodotto/servizio secondo chiare specifiche di prezzi, caratteristiche e tempistiche di consegna. Nello specifico, nelle conferme ordine il fornitore espone le tipologie di merci, il numero di articoli, modalità e tempi di consegna che si impegna a rispettare.

Tali documenti sono redatti a seguito di un ordine e una volta inviati dal fornitore quest’ultimo è tenuto a rispettarli. Le conferme ordine, dunque, sanciscono gli accordi presi tra l’azienda e i suoi fornitori. Si tratta, tra l’altro, di comunicazioni valide in caso di contestazione e come tali devono essere gestite correttamente.

Quali elementi fondamentali per preparare conferme ordine corrette

Affinché sia utile per l’azienda che la riceve, è necessario che una conferma d’ordine scritta contenga questi 8 elementi:

1. numero e data di ordine e/o di offerta a cui ci si riferisce;
2. i dati di entrambe le parti;
3. descrizione e quantità di merce o servizi;
4. prezzi e aliquota IVA applicata;
5. data di consegna o di inizio di erogazione del servizio;
6. modalità e costi aggiuntivi (inclusi eventuali imballaggi);
7. condizioni di pagamento con specifiche concordate in caso, per esempio, di acconti eccetera;
8. note inerenti alla “riserva di proprietà” o, in generale, qualsiasi condizione particolare di cessione del bene o prestazione del servizio.

I 3 errori più comuni nella gestione delle conferme ordine

Gli errori più comuni che possono verificarsi nel gestire le conferme ordine da parte dell’azienda che acquisisce merci o servizi riguardano principalmente:

1. trascrizione sbagliata di dati quali date di consegna o quantità confermati;
2. incompletezza o ambiguità delle informazioni e delle specifiche tecniche ricevute;
3. mancata o tardiva comunicazione da parte del fornitore al cliente dell’impossibilità di rispettare quando concordato inizialmente, con conseguenze sulla pianifica della produzione.

I suggerimenti pratici per conferme d’ordine perfette

Le aziende possono evitare gli errori più comuni e gestire in modo efficace le conferme ordine agendo sulla propria organizzazione dal punto di vista procedurale e di operatività. Nello specifico è utile:

1. standardizzare il più possibile il processo di ricezione e sollecito delle conferme d’ordine;
2. automatizzare il più possibile i vari task per non rischiare di incorrere in errori umani.
3. sfruttare portali dedicati ai fornitori dove possano inserire in modo rapido e corretto tutte le informazioni necessarie;
4. impostare delle richieste di verifica dei dati forniti in prossimità della consegna;
5. utilizzare strumenti e piattaforme di collaborazione per agevolare lo scambio di comunicazioni con i fornitori;
6. formare e aggiornare il personale interno e i fornitori sulle modalità d’azione, richiedendo feedback per puntare a un miglioramento continuo;
7. prevedere analisi dei dati e reportistica che contribuiscano a fornire i dati indispensabili per innalzare l’efficienza complessiva;

Gestione automatica delle conferme d’ordine: ecco perché conviene farla

Gestire automaticamente le conferme ordine significa impostare un flusso digitale che metta al riparo da inefficienze, dal pericolo di incorrere in errori e di perdere tempo alla ricerca di informazioni. In particolare:

• non dovendo ricorrere al data entry manuale non vi è pericolo di errori di distrazione e, dunque, rischi di discrepanze;
• automatizzando si risparmia tempo in quanto le varie informazioni sono aggiornate in tempo reale e, in ogni caso, i fornitori possono essere automaticamente sollecitati a fornire o confermare i dati necessari;
• aumenta e migliora il grado di collaborazione sia interna (le piattaforme software possono essere direttamente integrate con l’ERP per un interscambio e allineamento continuo che faciliti la pianificazione della produzione) sia con il fornitore.