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Un utilizzo più strategico del DDT digitale è una delle leve a disposizione delle aziende per agevolare i flussi logistici e ottimizzare a cascata tutti i processi aziendali collegati. Trarre vantaggio competitivo da una gestione intelligente dei documenti di trasporto è essenziale per ridurre latenze e accorciare le distanze tra fornitori e clienti.
Il DDT digitale non assolve oggi solo alla funzione di certificare la ricezione della merce e la sua consegna al destinatario finale, ma fornisce una registrazione dettagliata di tutta questa operazione. Grazie all’innovazione tecnologica applicata alla gestione documentale oggi è possibile estrarre e caricare automaticamente i dati contenuti in un DDT per poter garantire più efficienza a tutto il ciclo dell’ordine.
L’elaborazione intelligente dei documenti di trasporto
Più che un semplice documento elettronico, il DDT digitale è anch’esso parte di un framework tecnologico più ampio che vede nell’elaborazione avanzata dei documenti il futuro dello scambio dati tra imprese. Dalle proiezioni degli analisti si prevede in questo settore tecnologico una crescita esplosiva nei prossimi 5 anni, a conferma della quantità di risorse informative ancora non del tutto sfruttate.
Grazie all’automazione di processo sempre più presente negli uffici e all’integrazione di nuovi applicativi di collaboration per le operazioni di logistica, già oggi è possibile centralizzare e aggiornare in real time le informazioni per ogni fase della spedizione.
Da questo nuovo modello di aggregazione del dato traggono vantaggio anche le procedure legate agli adempimenti amministrativi e legali nelle operazioni di trasporto merci. Dal punto di vista normativo, un riferimento fondamentale ai documenti aziendali, tra i quali anche al DDT, è presente nell’art. 2214 C.C., che impone di: “…tenere il libro giornale e il libro degli inventari, le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”.
Compliance a parte, ciò che è determinante nella gestione della supply chain secondo il paradigma dell’Industria 4.0 è il fattore integrazione. Un Document Management System smart e intuitivo per la gestione semplificata del DDT digitale deve saper dialogare con altri sistemi, come e-mail, ERP o CRM. Nonché garantire requisiti di sicurezza, come il controllo degli accessi e la crittografia, per un sistema sicuro e conforme alle normative.
DDT digitale, un modello di collaboration governato dall’automazione
Le nuove soluzioni tecnologiche per la gestione ottimizzata del ciclo passivo consentono di snellire le procedure di data entry relative ai DDT che l’azienda riceve dai fornitori. Per completare il processo solitamente è necessario inserire manualmente nell’ERP i dati relativi ai carichi di magazzino delle merci ricevute e successivamente, nel momento in cui si riceve la fattura di acquisto, verificare le informazioni sui DDT del fornitore per avere la garanzia che le quantità fatturate e quelle consegnate corrispondano.
Con la gestione digitale e automatizzata questo processo avviene senza l’intervento umano, eliminando in blocco queste procedure. L’applicativo si occupa dell’intera gestione integrata del DDT ed è quindi possibile acquisire, gestire e archiviare automaticamente tutti i documenti di trasporto associati alle forniture e ai trasferimenti di merce tra diversi magazzini.
L’automazione di processo che accompagna il lungo itinerario di un DDT digitale in modalità end-to-end garantisce a lungo termine miglioramenti significativi della produttività, risparmi sui costi e una drastica riduzione degli errori di data entry. Ossia assicura la generazione complessiva di maggior valore.
Come si evince da questa analisi di Deloitte, oggi le imprese stanno migrando da un modello in cui l’automazione è usata solo per gestire task ripetitivi, a un altro che prevede una integrazione intelligente di queste micro operazioni interdipendenti l’una dall’altra per orchestrare dall’inizio alla fine un processo a più alto valore.
La gestione end-to-end di un DDT digitale: i passi da seguire e i suoi vantaggi
Come si traduce nella pratica questo nuovo modello individuato da Deloitte? L’esempio del DDT digitale in tal senso è emblematico. Il funzionamento del ciclo documentale digitalizzato e automatico inizia dal fornitore, che anticipa al cliente via e-mail o portale dedicato il DDT non appena lo produce, prima ancora che la merce venga consegnata; da qui in avanti si innesca un processo automatico di scambio dati gestito interamente dalla piattaforma DMS e RPA attraverso questo iter, fatto di 4 passaggi fondamentali.
- Importazione e riconoscimento: il DDT viene acquisito automaticamente da e-mail, portale, provider EDI o altri canali e il sistema riconosce contenuto e fornitore in autonomia. Questo riconoscimento consente al sistema di applicare la corretta mappatura dei dati per la loro successiva estrazione
- Estrazione e caricamento dei dati: la soluzione estrae per ogni articolo le quantità riportate nel DDT ed eventualmente altre informazioni aggiuntive (es. matricole per la tracciatura) e procede al caricamento automatico nei sistemi aziendali per l’aggiornamento dei carichi di magazzino.
- Archiviazione digitale: estratti i dati necessari, l’applicativo archivia, anche a norma di legge, il documento di trasporto in formato PDF.
- Etichettatura e scansione: all’arrivo della merce, un’etichetta con un barcode può essere aggiunta al DDT. La copia cartacea viene scannerizzata e archiviata automaticamente associata al PDF digitale.
I vantaggi nell’adozione di questa soluzione sono molteplici e superano di gran lunga lo sforzo profuso dall’azienda nell’implementare la nuova tecnologia nel sistema informativo. Ecco i 4 principali.
- Eliminazione errori: nessun problema con il data entry grazie all’estrazione e all’inserimento automatici dei dati.
- Efficienza operativa: risparmio di tempo ottenuto dalla totale eliminazione delle attività ripetitive e a basso valore aggiunto.
- Ottimizzazione della pianificazione: i dati aggiornati in tempo reale nell’ERP permettono previsioni più accurate sulle risorse per migliorare la pianificazione della produzione, eliminando le sacche di inefficienza lungo tutta la supply chain.
- Archiviazione conforme: i DDT archiviati digitalmente e a norma di legge riducono il rischio di smarrimento dei documenti garantendo sempre un allineamento con la compliance.