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La dematerializzazione dei documenti di trasporto è oggi uno degli aspetti più vantaggiosi per le aziende nelle operazioni di supply chain. Da una parte lo è perché riduce l’impatto delle attività logistiche sull’ambiente, dall’altra perché agevola le operazioni routinarie, dovendo le imprese quotidianamente gestire grandi volumi di documenti cartacei. La digitalizzazione dei processi di spedizione offre infatti una soluzione efficiente ed ecologica al problema della gestione dei DDT, in quanto non solo tende a ridurre l’impronta di carbonio, ma si trasforma in una vera e propria leva strategica di gestione dei dati per differenziarsi in un mercato dove le due parole d’ordine sono velocità e agilità.
Negli ultimi anni la spinta verso la digitalizzazione si è rafforzata abilitando numerosi processi che rendono le procedure logistiche 100% paperless. Il cambio di paradigma promosso dalla dematerializzazione dei documenti di trasporto, ad esempio, ha aiutato le aziende nella gestione dei DDT accorciando i tempi di lavorazione degli ordini, automatizzando i task e riducendo così le spese generali dovute ai lunghi tempi di attraversamento dei documenti e alle loro ri-lavorazioni. Questo vantaggio ha spinto a sua volta verso una crescita più rapida per competere in un mercato sempre più competitivo.
La soluzione di Arket per la dematerializzazione dei documenti di trasporto
Grazie all’introduzione di tecnologie disegnate ad hoc per alleggerire la gestione documentale, Arket supporta le aziende nel limitare il più possibile l’immissione manuale dei dati di un DDT digitale . Anche altre tipologie di documenti, come fatture, ordini, dichiarazioni doganali e certificati di qualità contribuiscono, insieme con i documenti di trasporto, a creare enormi volumi di dati tra clienti, fornitori, spedizionieri e vettori, ragion per cui adottare soluzioni innovative, come la lettura automatizzata dei documenti con tecnologia OCR o l’estrazione mirata dei dati da un DDT, aiuta a raggiungere diversi obiettivi, come:
- snellire i flussi di lavoro;
- ridurre il rischio di errori;
- aumentare l’accuratezza dei dati;
- creare maggior valore per l’azienda convertendo i task ripetitivi dei dipendenti in attività più strategiche e a valore aggiunto.
Gestire i nuovi DDT digitali grazie a Collhuborate
Il processo paperless gestito interamente dalla piattaforma Collhuborate di Arket inizia con l’acquisizione automatica dei DDT che il fornitore anticipa in formato digitale: il sistema supporta documenti in vari formati (PDF, EDI, ecc.). Una volta acquisite le prime informazioni (ad es. il mittente), in automatico l’applicativo è in grado di associare ad ogni DDT il proprio fornitore, procedendo quindi ad applicare la mappatura corretta al documento per estrarre informazioni utili all’aggiornamento dei carichi di magazzino, come la quantità degli articoli o il numero di matricola.
L’integrazione tra l’applicativo di RPA e il gestionale aziendale garantisce il caricamento istantaneo e automatico dei dati estratti dai DDT nell’ERP. Per ogni step di questo iter di caricamento dei dati dei DDT fornitore l’utente può controllare lo stato del processo tramite una dashboard. Le funzionalità di gestione documentale permettono inoltre di archiviare il DDT secondo le logiche della conservazione sostitutiva a norma e di associare automaticamente la copia cartacea scannerizzata del DDT a quella digitale grazie a etichette con barcode.
I vantaggi della dematerializzazione dei documenti di trasporto
La piattaforma Collhuborate gestisce la ricezione e il caricamento dei DDT in tempo reale e permette di dematerializzare tutto l’intero processo di consegna, rendendo ogni dato preciso ed aggiornato tempestivamente.
Prima della consegna della merce, un apposito connettore resta in ascolto per acquisire automaticamente i documenti di trasporto anticipati dai fornitori. La soluzione è poi in grado di estrapolare le informazioni necessarie, con l’obiettivo di aggiornare i carichi di magazzino. Questo dato si trasforma in un grande vantaggio per gestire nel modo più efficace possibile le forniture e quindi pianificare al meglio la produzione.
Una volta acquisite le informazioni del DDT la piattaforma carica i dati sulla merce in arrivo in modo completamente automatizzato, senza errori e ripercussioni sul resto dei flussi aziendali. Attraverso questo processo è possibile per ogni azienda raggiungere risultati tangibili e misurabili, come per esempio:
- avere informazioni aggiornate in real time nei sistemi aziendali;
- ottimizzare la pianifica della produzione sulla base delle forniture in arrivo;
- eliminare il 100% degli errori rispetto al caricamento manuale;
- aumentare il controllo sui flussi di ricevimento merci;
- verificare automaticamente le fatture di acquisto;