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La gestione delle fatture fornitori è un aspetto delicatissimo che caratterizza il rapporto tra l’azienda e i suoi fornitori. Software realizzati ad hoc come Collhuborate consentono di automatizzare l’intera gestione di questi documenti fiscali, dalla ricezione, al riscontro, alla loro registrazione e conservazione.
Le fatture passive sono emesse dai fornitori di prodotti/servizi a seguito di un’operazione di vendita. La gestione di tali documenti da parte delle aziende che li ricevono, e che hanno cioè acquisito i beni, richiede molta attenzione. Ideale è essere veloci per rispettare le scadenze di pagamento, ma anche risultare precisi e non esporsi al rischio di errori che possono compromettere la propria liquidità o le relazioni commerciali.
Ormai la digitalizzazione sta sempre più supportando le aziende nell’efficientare i processi (tra cui, naturalmente, la gestione delle fatture passive). E i dati lo confermano, anche guardando alle PMI, tradizionalmente più lente nel rinnovarsi. Nei dati Istat inerenti al 2023, si legge che oltre il 60% delle piccole organizzazioni mette in atto almeno 4 attività digitali delle 12 che compongono il Digital Intensity Index. La diffusione del digitale è in atto, certo, i margini di miglioramento su questo fronte ci sono…. L’importante è trovare il software giusto.
Una panoramica sulla gestione delle fatture fornitori
Con ciclo di fatturazione fornitori si intende l’iter documentale compiuto a corredo dell’acquisto di un bene o servizio da parte di un’impresa. L’importanza del processo è riconducibile al fatto che si tratta di gestire un debito, al quale è naturalmente collegato un pagamento.
Le criticità legate alla gestione delle fatture fornitori sono principalmente:
- la perdita dei documenti;
- difficoltà nella tracciabilità;
- errori di trascrizione dei dati;
- incongruenze nella riconciliazione fatture
- lunghi tempi di elaborazione;
A tutto questo fanno seguito problemi di costi dovuti a ritardi nei pagamenti, all’organizzazione di azioni finalizzate al recupero di relazioni danneggiate con i fornitori o, peggio, della reputazione aziendale.
Automatizzare la gestione delle fatture fornitori è possibile, i 5 passi fondamentali da tenere in considerazione sono:
- valutare in maniera approfondita le esigenze specifiche di ciascuna organizzazione;
- selezionare il software più adatto in base alle sue caratteristiche di compatibilità con i sistemi già operativi in azienda, facilità d’uso, scalabilità, affidabilità del vendor e supporto tecnico;
- pianificare tutti i passaggi che compongono il percorso di adozione dell’applicativo, inclusa la formazione del personale;
- monitorare le performance del sistema per verificare il raggiungimento dei KPI prefissati;
- prevedere un miglioramento continuo del processo in base ai feedback degli utenti, da un lato, e all’evoluzione tecnologica, normativa e delle procedure aziendali dall’altro.
Collhuborate: il software per la gestione delle fatture passive e non solo
Tra gli elementi che compongono la suite Collhuborate, pensata per digitalizzare i processi aziendali d’ufficio nel loro complesso, vi sono anche le Solutions ingegnerizzate per automatizzare il più possibile l’ufficio amministrativo. In questo contesto, è proposto il tool per l’automatizzazione della riconciliazione fatture e la loro registrazione. Grazie a tale soluzione, gli utenti possono risparmiare sino al 95% del tempo tradizionalmente usato per la gestione delle fatture passive. Inoltre, grazie a questa tecnologia si annullano la probabilità di compiere errori di data entry.
Nello specifico, il software è in grado di:
- essere sempre tempestivo nel recepire e avviare la procedura di gestione delle fatture passive in arrivo (un connettore apposito acquisisce i documenti dai canali deputati a riceverli);
- importare le fatture e applicare la mappatura corretta per identificare ed estrarre i dati;
- estrarre i dati;
- recuperare tutti i documenti correlati (DdT – Documenti di trasporto, ordini, conferme d’ordine)
- effettuare il confronto cercando eventuali errori di prezzo o quantità fatturati e, quindi, verificare eventuali anomalie rispetto a quanto ordinato e ricevuto;
- in quest’ultimo caso, coinvolgere le persone corrette per risolvere le discrepanze, anche di altri uffici (ad esempio acquisti se la discrepanza riguarda i prezzi o logistica se riguarda le quantità);
- registrare automaticamente le fatture nel gestionale per avviare il pagamento e concludere così il ciclo ordine-pagamento;
- archiviazione sia delle fatture sia di tutti i documenti correlati, a norma di legge.
Come emerge in maniera immediatamente evidente, tutte le operazioni di inserimento dati sono delegate al sistema, che pertanto compilerà l’ERP praticamente in tempo reale. E tutto questo in modo trasparente per l’utente, che verrà coinvolto solo nel caso di discrepanze, con indicazione precisa dell’anomalia riscontrata. Una preziosa opportunità di avere sempre a disposizione dati aggiornati tempestivamente e corretti.
Tra i vantaggi generati da questa piattaforma vi è sicuramente il risparmio di tempo nello svolgimento delle interazioni tra colleghi e nell’operatività quotidiana.
Sul primo fronte, il software aiuta a coinvolgere man mano gli addetti che devono intervenire in workflow parzialmente o totalmente automatizzati (in quest’ultimo caso per risolvere anomalie). Ciò significa che non ci sono attese: la persona viene raggiunta in tempo reale per portare il proprio contributo. Il livello di collaborazione dunque aumenta, mentre diminuiscono drasticamente i momenti di interruzione dei flussi di lavoro.
D’altra parte, il tempo risparmiato dagli addetti che sono sollevati dall’incombenza di svolgere mansioni ripetitive e time-consuming potrà essere recuperato per svolgere attività a più alto valore aggiunto – analisi finanziaria, supporto alla direzione, miglior gestione dei rapporti coi fornitori, monitoraggio della conformità in vista di audit ad esempio – innescando così un circolo virtuoso a beneficio di tutta l’azienda.