Gestione dei DDT automatizzata: perché è fondamentale nella catena di approvvigionamento

Digitalizzare e semplificare i processi della supply chain attraverso una gestione DDT automatizzata è un imperativo non più derogabile per mettere al sicuro tutti gli anelli della catena di fornitura e generare maggior resilienza in uno degli elementi più critici di un’azienda.

Come emerge da studi effettuati direttamente sul campo, la supply chain è esposta costantemente a elevati rischi – spesso percepiti come remoti – che possono avere origini in uno scenario geopolitico particolarmente complesso.

In questo contesto, qualsiasi interruzione della catena si rivelerebbe disastroso, ragion per cui le aziende sono costrette a prendere tutte le misure necessarie per mettere al sicuro dati e forniture. Una delle soluzioni per farlo è dotarsi di tecnologie solide, come gli applicativi  per la gestione integrata e digitale dei DDT, in grado di blindare la sicurezza dei processi di approvvigionamento e al tempo stesso ridurre il rischio e il fattore complessità.

Solo pochi anni fa abbiamo avuto modo di comprendere come sia sufficiente anche un singolo evento avverso imprevisto per mettere in luce significative carenze nella logistica delle catene di approvvigionamento. Prendiamo l’esempio della fornitura dei chip per semiconduttori. Crollata per più di tre anni consecutivi, ha causato notevoli ripercussioni economiche, come spiega J.P. Morgan, che rivela come all’apice di questa crisi l’industria automobilistica subì una forte flessione del 26%.

Questo evento ci ricorda che anche un singolo shock prolungato – come emerge da un’analisi di McKinsey – è in grado di abbattere tra il 30 e il 50% dell’EBITDA di un anno per le aziende della maggior parte dei settori. Motivo per cui, dalla crisi dei semiconduttori in poi si è reso necessario sollecitare risposte normative, innovative e tecnologiche per aumentare la resilienza e la sicurezza di questa potente componente critica dell’industria: in parte la risposta è stata la trasformazione digitale, con l’affacciarsi di soluzioni verticali per la gestione dei DDT.

Il tracker di produzione di J.P. Morgan indica che i volumi si sono ripresi del 20% su base annua nei mesi di gennaio e febbraio 2023, dopo un picco di produzione registrato nell’agosto 2022.

Il ruolo delle innovazioni tecnologiche per una gestione avanzata del DDT

Gli eventi avversi che impattano sulle performance della supply chain possono in parte essere arginati con il supporto degli strumenti tecnologici adeguati.
Una strategia efficace in tal senso è digitalizzare tutto il processo e semplificare il più possibile lo scambio dati e i workflow tra gli attori della filiera, automatizzando task ripetitivi in cui l’intervento umano non è fondamentale, per esempio.
Le aziende e i loro stakeholder hanno bisogno di reingegnerizzare procedure vetuste e lente, rinnovandole grazie alla totale dematerializzazione dei documenti di trasporto. Questo nuovo paradigma di gestione dei DDT aiuta a trasformare le catene di approvvigionamento in un ambiente più solido e affidabile.

La digitalizzazione del DDT consente, inoltre, di allineare l’azienda agli obiettivi di sostenibilità ambientale da includere nel proprio report ESG annuale. Lo scambio di documentazione commerciale è infatti un processo ad alto consumo di carta, ma anche di altre risorse che erodono la redditività di un’impresa.
Un’analisi di McKinsey mostra come l’adozione di documenti di trasporto merci in formato elettronico potrebbe far risparmiare a livello globale 6,5 miliardi di dollari di costi diretti e consentire allo stesso tempo nuovi scambi commerciali per un giro d’affari compreso tra 30 e 40 miliardi di dollari.
Con queste premesse è facile intuire come le potenzialità dell’innovazione tecnologica in questo settore sono altissime.

Digitalizzare tutti i documenti cartacei che indicano la tipologia di merce che si sta spedendo, la sua provenienza e la sua destinazione è dunque cruciale per:

• ridurre l’impatto ambientale;
• semplificare il processo di scambio dati;
• ottimizzare i costi di spedizione razionalizzando la documentazione.

Lo scenario: abbattere il 30% dei costi diretti attraverso le tecnologie di gestione del DDT

L’attuale modello di gestione del DDT comprende una serie di documenti e processi ancora svolti in modalità manuale, il che richiede tempo e risorse per tutte le parti interessate.
Secondo la stessa analisi di McKinsey, la documentazione per una singola spedizione può arrivare a contare fino a 50 fogli di carta scambiati con ben 30 soggetti diversi. In questo scenario emerge come una buona gestione dei DDT sia davvero critica, in quanto “costa” tra il 10 e il 30% dei costi totali di tutta la documentazione commerciale.
Implementare sistemi di scambio dei dati in modalità 100% paperless è la nuova frontiera del risparmio per ottimizzare e ridurre la complessità burocratica della supply chain.

In questo senso le organizzazioni cercano di razionalizzare al meglio le operazioni della supply chain agendo su quelle leve su cui è più facile intervenire per assicurare la resistenza alle perturbazioni del mercato nel lungo termine. La tecnologia per farlo è già a disposizione delle aziende, che sembra abbiano compreso la necessità di implementare sistemi per il monitoraggio e la gestione della documentazione di trasporto e delle altre operazioni richieste per armonizzare il flusso di dati con gli stakeholder.

Gestione semplificata del DDT: come ridurre la complessità

L’uso pervasivo dei sistemi digitali e la richiesta di nuove tecnologie dimostra come nella logistica, dati i molti attori coinvolti nella catena di trasporto, una gestione efficiente del DDT è sempre più cruciale.
Un documento ben strutturato, ma soprattutto erogato in formato elettronico, garantisce trasparenza e tracciabilità, fornendo informazioni dettagliate su mittente, destinatario, quantità e valore delle merci, al fine di facilitare il monitoraggio del percorso in tempo reale e l’identificazione di anomalie o ritardi.
Ma non sono solo questi i vantaggi. Una gestione DDT digitale permette di:

• ridurre gli errori manuali, evitando consegne errate, smarrimenti o danni alle merci, migliorando l’efficienza operativa e la pianificazione della produzione, risparmiando al tempo stesso sui costi.
• standardizzare, il che significa semplificare la comunicazione tra le parti, agevolando processi come ricezione, inserimento dei carichi di magazzino nell’ERP, riconciliazione delle fatture e gestione delle controversie. L’adozione del DDT elettronico automatizza tutti questi processi e rende le interdipendenze più fluide;
• garantire conformità alle normative fiscali e doganali, evitando sanzioni e altri interventi disciplinari. Nonché fungere da prova in caso di controversie o incidenti.

La gestione DDT in modalità digitale diminuisce dunque la complessità della catena di approvvigionamento grazie a scambi più rapidi e trasparenti.
In un’era governata dal digitale, le nuove soluzioni tecnologiche semplificano processi e automatizzano i workflow della supply chain e tendono a migliorare, in ultima istanza, la soddisfazione del cliente.