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Il consolidamento di un sistema di scambio dati efficiente nella gestione della documentazione da inviare al cliente, come documenti di trasporto e certificati relativi ai prodotti, è critico per sviluppare relazioni commerciali tra imprese più sicure e stabili. La tecnologia di automazione si occupa oggi di sostenere gran parte di questo sforzo grazie alla sua capacità di estrapolare i dati giusti dai documenti corretti, identificando automaticamente e raggruppando la documentazione richiesta in fase di spedizione e consegna della merce al cliente.
Senza un sistema digitale e automatizzato in grado di riunire e gestire in modo centralizzato una serie complessa e variegata di informazioni frammentate e destrutturate su documenti, applicazioni e workflow differenti, questo compito si rivela sempre più arduo. La gestione dei certificati è emblematica a riguardo e spesso finisce per rendere il data overload un problema da gestire piuttosto che un’opportunità da sfruttare per accrescere il valore.
Ottimizzare la gestione dei certificati attraverso una strategia mirata
Questa analisi di Roland Berger spiega come la crescita esponenziale dei dati impone una nuova gestione per trarre da essa maggior vantaggio competitivo: passare da una struttura decentralizzata a un modello “collaborativo” si rivela secondo gli analisti un passaggio cruciale per una trasformazione data driven. La ricerca sottolinea come le aziende guidate dai dati sperimentano un tasso di crescita annuale medio di oltre il 30%, sviluppando anche 20 volte più probabilità di acquisire nuovi clienti e dimostrando di essere 6 volte più efficaci nel fidelizzare quelli già esistenti.
Crescita globale del volume di dati registrata e attesa fino al 2025 (Source: Roland Berger)
Trarre vero vantaggio competitivo dalla gestione della mole di dati presenti nei sistemi documentali sotto forma di certificati e DDT è una sfida ancora più complessa, soprattutto quando è necessario effettuare la ricerca dell’informazione richiesta a fini burocratici e amministrativi. Ciò di cui hanno bisogno le imprese sono soluzioni per semplificare e automatizzare i processi documentali, garantendo sempre il rispetto di specifiche tecniche e compliance.
Automatizzare la gestione dei certificati, la strada verso l’efficienza
Per finalizzare la consegna di un ordine ad un cliente, ad esempio, può essere necessario estrapolare e fornirgli informazioni presenti nei certificati dei fornitori di componenti e materie prime utilizzati per la produzione dell’articolo o individuare i corretti certificati di qualità, collaudo e conformità creati internamente. Questa operazione può risultare complicata, se eseguita secondo una logica cui sottende una scarsa automazione di processo.
La stessa procedura invece, se affidata a una soluzione tecnologica pensata per questo obiettivo, sarà rapida e a prova di errore. La gestione dei certificati svolge un ruolo cruciale per un’impresa, perché dalla rapidità e precisione con cui si riescono a reperire le informazioni presenti su questa documentazione e fornirle al cliente può dipendere la qualità del rapporto commerciale e la fidelizzazione dell’acquirente.
La certificazione di Qualità, un documento che crea valore
Come si può evincere da questa analisi centrata sull’importanza di implementare la certificazione di Qualità ISO 9001 in un’organizzazione, il sistema documentale a supporto deve poter mostrare ai partner commerciali come si forniscono prodotti e servizi per soddisfare le esigenze dei propri clienti. In questo scenario, la gestione ottimizzata dei certificati di prodotto dunque è centrale. Sono tanti, infatti, i vantaggi che il sistema apporta all’organizzazione.
Secondo lo studio, ad esempio, implementare la certificazione di Qualità e saperla gestire agilmente offre benefici a ogni dipartimento organizzativo. Nel reparto Finance, il 55% delle aziende intervistate ha ottenuto risparmi sui costi, in quello Vendite e Marketing il 71% ha acquisito nuovi clienti e mantenuto quelli esistenti, nelle Operations il 75% ha aumentato le proprie prestazioni, registrando più efficienza nei processi, meno errori e un risparmio sui costi. Il 75% ha migliorato i livelli di soddisfazione e la fedeltà del cliente, infondendo maggior fiducia nel consumatore. L’aumento della produttività e un miglior processo di sviluppo del prodotto sono altri ‘effetti secondari’ della certificazione di Qualità, grazie ai quali si registrano tempi dei cicli di produzione ridotti del 48%.
Maggiore agilità nella gestione dei certificati
La natura e la complessità della documentazione e dei certificati dipendono ovviamente anche dalle dimensioni di ogni organizzazione e dalla tipologia di attività (vendita diretta di prodotti propri o commercializzazione di prodotti terzi, ad esempio). L’innovazione che oggi la tecnologia mette a disposizione però accorcia sempre più le distanze tra grande e piccola impresa in termini di agilità gestionale.
Una soluzione documentale e di RPA ad hoc è in grado di semplificare e automatizzare tutto l’iter di gestione, ricerca e invio dei certificati associati alla merce in consegna ai clienti.
Il sistema può acquisire e organizzare automaticamente sia i certificati prodotti internamente, che quelli ricevuti dai fornitori delle materie prime o dei componenti utilizzati per la produzione o la commercializzazione.
Per quanto riguarda i certificati dei fornitori, una volta ricevuta la merce, il sistema acquisisce il DDT, estraendo anche i dati relativi al numero di lotto di ogni articolo.
Anche i certificati dei fornitori vengono acquisiti automaticamente e la piattaforma ne estrae i dati, compreso il numero di lotto. Il numero di lotto estratto da entrambe le tipologie di documento permette di collegare automaticamente i DDT ai certificati corrispondenti e di monitorare facilmente tramite una dashboard se tutti i certificati relativi alla merce ricevuta dai fornitori sono stati trovati; in caso contrario, è in grado di inviare solleciti in automatico ai fornitori.
Se per policy aziendale non si desidera che il cliente finale veda il certificato originale del fornitore, la soluzione è in grado generare automaticamente con i dati estratti anche una nuova versione del certificato fornitore ricevuto, convertendo i certificati originali in layout proprietari dell’azienda.
La soluzione consente anche di generare nuovi certificati di prodotto o di acquisirli da altri applicativi aziendali, centralizzando l’archiviazione e la gestione dei documenti. Quando il prodotto è pronto per la consegna al cliente finale, il software acquisisce il DDT di vendita e cerca automaticamente i certificati collegati ai lotti di vendita, sia quelli fornitore che quelli interni. Il sistema crea e allega automaticamente al DDT di vendita i certificati e rende tutto accessibile ai clienti tramite un portale web dedicato.
Il vantaggio per le aziende nella gestione intelligente dei certificati
Questa soluzione riduce significativamente l’intervento manuale, minimizza gli errori, accelera il processo di gestione documentale e migliora la tracciabilità dei prodotti. Centralizzando e automatizzando questi processi le aziende possono risparmiare tempo e risorse, migliorando complessivamente la loro efficienza operativa.