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Per garantire politiche di acquisto orientate a preservare le imprese dal rischio di rotture di stock, si impone una gestione delle RDO (Richieste di Offerta) in grado di rispondere con agilità alle fluttuazioni di mercato. Un sistema efficiente di richieste da inoltrare ai fornitori può aiutare le aziende a centrare obiettivi prioritari nella ottimizzazione della supply chain, come minimizzare le scorte e ottenere le migliori condizioni di acquisto.
Rivedere costantemente le previsioni, ridurre i codici, controllare le giacenze, è già di per sé una grande sfida per generare più valore da una gestione efficiente della catena di fornitura. Motivo che dovrebbe spingere a rimodulare le priorità nei processi di approvvigionamento, avvantaggiando la strategia e cercando invece di ‘pilotare in automatico’ operazioni routinarie ma essenziali nel day-by-day.
Il processo di approvvigionamento, la sua funzione nel business
Da una amministrazione più razionale e snella delle RDA e RDO ci si giocano intere fette di mercato, essendo la richiesta e l’evasione degli ordini di acquisto processi chiave da cui a cascata dipendono:
La logica che riconduce allo schema sopra riportato parte dal concetto più ampio di fabbisogno. Per una organizzazione con molteplici esigenze, quest’ultimo potrebbe dipendere dalle operations, come anche da attività di tipo amministrativo.
Qualunque sia la sua natura, il fabbisogno si traduce presto in una Richiesta di Acquisto (RDA) che a sua volta si trasforma in una Richiesta di Offerta o direttamente in un ordine.
Il processo sembra a parole molto semplice, ma in realtà nasconde passaggi insidiosi.
Richieste di Acquisto, la strategia prima della tecnologia
Prima di arrivare a comprendere come snellire il processo di una Richiesta di Offerta occorre partire dal percorso della RDA. Questa giunge a un centro di costo, il quale dovrà comprendere le effettive esigenze del reparto in questione sulla base delle informazioni ricevute. Una volta approvata la richiesta di acquisto, ha inizio la ricerca del migliore fornitore. La tecnologia che oggi governa in automatico questo flusso di lavoro permette di assegnare le RDA a buyer diversi in funzione dei carichi di lavoro, delle loro competenze o delle specializzazioni merceologiche.
Perché è importante questo aspetto nella scelta dei fornitori ancor prima di intervenire con la tecnologia a supporto del processo? Una suddivisione delle RDA secondo una logica di differenziazione dei fornitori offre almeno due vantaggi:
- riduce il tempo medio di evasione dell’ordine;
- individua la migliore fonte di approvvigionamento.
Creazione e gestione delle RDO, come semplificare un percorso a ostacoli
Una volta selezionato il gruppo di possibili fornitori, avviene la scelta dell’azienda alla quale assegnare la commessa. Questa scelta è preceduta però da una fase in cui si invia a tutti i fornitori selezionati una Richiesta di Offerta (RDO) che comprende i requisiti già descritti nella RDA e l’eventuale indicazione di ulteriore documentazione a supporto. A questo punto spetta ai fornitori rispondere con le loro proposte.
Le innovazioni tecnologiche oggi a disposizione per completare queste operazioni permettono la creazione e la gestione automatica delle RDO direttamente dalle RDA inserite dai vari reparti, oltre che la selezione delle offerte con l’utilizzo di sistemi tipici di un’asta. L’applicativo semplifica la creazione delle righe delle RDO e la selezione dei fornitori da coinvolgere, oltre a generare la richiesta in modo automatico, rendendola immediatamente disponibile per essere inviata con un semplice click. La soluzione predispone un messaggio precompilato con allegato il pdf della RDO e invia l’email ai destinatari selezionati.
Il ricorso a un’applicazione specifica per la gestione di questo processo può consentire in particolare di:
- effettuare solleciti in modo automatico al fine di ridurre i tempi di attesa delle offerte;
- risalire velocemente alle informazioni sugli ultimi ordini di acquisto inviati ad ogni fornitore per semplificare la selezione;
- segnalare l’impossibilità di formalizzare l’ordine, a causa di un numero insufficiente di offerte, ad esempio;
- verificare e confrontare facilmente le condizioni di fornitura per avviare analisi di mercato e studiare alternative qualora fosse necessario;
- comunicare in modo rapido, preciso ed efficiente con i fornitori;
Le possibilità di automatizzare sempre più queste procedure di valutazione e scelta del fornitore attraverso le RDO solitamente sono correlate a parametri quali la standardizzazione del prodotto, la ripetitività della fornitura e il suo valore. Più sono alti i primi due e più è basso il terzo e maggiore sarà la facilità di applicazione di un sistema di automazione in modo efficiente.
Come si conclude la gestione automatizzata delle RDO
Ogni fornitore riceve via email la richiesta di offerta e un link di accesso ad un portale web dedicato da dove potrà inserire i dettagli della proposta. Il portale mette a disposizione del fornitore una dashboard aggiornata con le richieste ricevute, in modo da avere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento delle trattative in corso. Il fornitore procede quindi alla compilazione dei dati dell’offerta, inserendo il prezzo unitario degli articoli richiesti con il calcolo automatico dell’importo totale. A questo punto può allegare anche un documento dell’offerta o altra documentazione necessaria e confermare l’inserimento.
Da un altro cruscotto dedicato, l’azienda può ora confrontare le varie offerte ricevute e selezionare facilmente quella più idonea, comunicando via email l’esito della trattativa. Anche quest’ultima operazione si gestisce in modo automatico. A questo punto il sistema comunica con l’ERP per generare l’ordine di acquisto, in modo completamente integrato, lo acquisisce e lo invia automaticamente al fornitore. Questo processo gestito in modalità end-to-end dall’applicativo consente di velocizzare radicalmente lo scambio dati e rende le RDO una formalità a cui non è più necessario dedicare tempo se non quello di un clic.