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La globalizzazione ha senza dubbio ampliato le possibilità di interfacciarsi con vari fornitori diversi, d’altra parte, gli effetti dei conflitti stanno ripercuotendosi sulle catene di fornitura rendendo difficile fare previsioni a lungo termine. In tale contesto, la gestione digitale fornitori semplifica i processi aziendali favorendo maggiore reattività ai problemi e quindi più velocità nel rispondere alle esigenze dei clienti finali (dal canto loro sempre meno inclini a essere fidelizzati e, al contrario, pronti a cambiare riferimento se non ottengono quanto necessario nei tempi da loro richiesti e al miglior prezzo).
In un panorama sicuramente complicato, ogni organizzazione deve crearsi una rete di partner affidabili, verificarne man mano le performance, assicurarsi che merci e servizi siano compliant alle normative. Con una gestione digitale dei fornitori e, dunque sfruttando tecnologie avanzate, è possibile ottimizzare tutte le attività inerenti alla supply chain, migliorandone la visibilità, agevolando la collaborazione e favorendo proattività nei momenti più critici.
E le aziende lo sanno. Secondo dati riportati da Statista (2023) tra le tecnologie adottate dalle business unit procurement vi sono prima di tutto i tool per l’analisi e il reporting (62%) e subito dopo (54%) quelle che consentono l’automazione dei processi (per andare oltre alle attività manuali) e la completa gestione della fatturazione (51%).
Gestione fornitori inefficiente: i problemi più comuni che possono emergere
Le principali criticità determinate da un’inefficace gestione fornitori che un’azienda può riscontare nei suoi processi possono essere:
- inefficiente comunicazione interna e con i supplier;
- mancanza di trasparenza rispetto agli interlocutori;
- elevato dispendio di tempo in processi manuali;
- produttività a rischio dal punto di vista dell’efficienza e della qualità;
- aumento dei costi operativi.
Alla luce di questi possibili problemi diventa chiaro come una gestione fornitori digitale e totalmente automatizzata può risolvere gran parte delle criticità e assicurare un processo efficiente e senza errori. Nello specifico, per evitare di porsi nelle situazioni precedentemente elencate, il ricorso a strumenti che consentono la gestione digitale dei fornitori assicurano:
- visibilità in tempo reale di tutte le attività sia interne sia dei fornitori;
- riduzione delle tempistiche di gestione del ciclo degli ordini;
- miglior gestione delle scorte;
- monitoraggio continuo della conformità e delle caratteristiche di quanto acquistato;
- disponibilità di strumenti di comunicazione integrati che avvicinano clienti e partner;
- automazione delle attività a basso valore aggiunto;
- possibilità di sfruttare tool di analisi che preparano report utili ai decisori.
Il ruolo di COLLHUBORATE nel processo di gestione digitale dei fornitori
Il percorso che conduce alla scelta della tecnologia più adatta per ottimizzare la gestione dei fornitori deve passare per la valutazione di vari criteri, tra cui la completezza, adattabilità e flessibilità delle funzioni rese disponibili e, d’altro lato, le competenze del partner tecnologico a cui si fa riferimento e la sua capacità di fornire formazione e supporto agli utenti.
Arket mette a disposizione una suite caratterizzata da tecnologie avanzate, ma non solo. Adottando Collhuborate si fruisce di una combinazione di piattaforme software e consulenza tale da portare digitalizzazione nell’intera organizzazione e, in particolare, promuovere automazione e ottimizzazione dei processi di procurement, per una più efficace gestione digitale fornitori.
A proposito di questi ultimi, l’impegno di Arket nell’ingegnerizzare il prodotto si è concentrata nell’offrire la possibilità di delegare le attività time consuming e ripetitive (tra l’altro ad alto rischio di errori con tutto quel che ne consegue) ai sistemi. Così facendo gli addetti si possono concentrare su altri compiti quali, soprattutto, la ricerca e contrattazione delle migliori condizioni di acquisto.
In particolare, la soluzione consente di:
- mettere a disposizione un portale web fornitori che semplifichi l’onboarding e il successivo scambio di informazioni,
- caricare automaticamente i listini;
- inserire e gestire in maniera centralizzata le RDA e le loro approvazioni;
- gestire e approvare digitalmente RDO e ordini di acquisto;
- creare e seguire le gare di appalto;
- integrare e verificare in automatico le conferme d’ordine;
- effettuare solleciti automatici;
- calcolare automaticamente lo scorecard fornitori e il vendor rating;
- fare riconciliazione automatica di fatture di acquisto, ordini e DdT – Documenti di trasporto;
- creare e gestire i contratti di fornitura.
Si tratta, in sintesi, di una serie di prerogative che consentono di superare le inefficienze tipiche di un processo che richiede il coinvolgimento e la collaborazione di più parti e lo scambio di tantissime informazioni. Grazie a una completa gestione digitale dei fornitori non si corrono più pericoli di rallentamenti nei processi.