Gestione fornitori: come evitare i problemi più comuni

La visibilità end-to-end sull’intero processo di gestione fornitori consente a un’azienda di orchestrare i ruoli e i pesi di ciascuno di essi all’interno del proprio business. È importante che le imprese decidano in che modo organizzare le loro relazioni con i partner strategici, poiché saranno questi a influenzare più di ogni altro le prestazioni della supply chain. Intercettare i gap nella relazione con loro è essenziale per individuare i punti più deboli della catena e intervenire per rafforzare la sua resilienza. Promuovere una governance proattiva sulla supply chain attraverso un controllo esteso degli stakeholder garantisce la generazione di nuovo valore attorno ai processi di approvvigionamento.

Da una survey condotta nel 2022 da ZenCargo su 200 c-level in ambito supply chain sono emerse criticità importanti proprio nella gestione della comunicazione con fonti esterne come fornitori, venditori e autorità di trasporto. Il 95% delle aziende ha segnalato difficoltà nella collaborazione con terze parti coinvolte nel processo di approvvigionamento. Tra gli ostacoli maggiori si segnalano anomalie e interruzioni dei flussi di lavoro che interessano:

• l’approvazione delle spedizioni una volta che il carico è pronto;
• l’evasione incompleta degli ordini da parte di produttori/fornitori;
• l’ottenimento della documentazione mancante per agevolare il passaggio delle merci oltre confine;

Secondo gli intervistati, nonostante la tecnologia offra già una ampia gamma di soluzioni a questi problemi, gli investimenti rimangono ancora sporadici e poco mirati.

Ostacoli segnalati dalle aziende (numeri in percentuale) nella comunicazione con fornitori e terze parti. Quasi la metà degli intervistati nell’inchiesta rileva criticità di diversa natura nello scambio documentale. (Source ZenCargo)

Gestione fornitori: ecco perché serve una “Torre di Controllo”

Dalla programmazione del ciclo di fornitura, fino alla più dettagliata esecuzione di task relativi alle informazioni da scambiare con gli attori della filiera, le nuove tecnologie di business process automation aiutano le aziende a trasformare le supply chain in un ambiente meno instabile e più incentrato sui bisogni del cliente.

Serve, insomma, quella che Accenture ben definisce come Torre di Controllo, ossia un insieme integrato di strategie, processi, tecnologie e persone che sfruttano i vantaggi dell’informatica avanzata per rispondere in modo intelligente alle proprie esigenze operative. Solo da una prospettiva privilegiata come questa le imprese possono comprendere meglio le prestazioni dell’intera rete di fornitura al loro intorno. Le capacità avanzate di automazione ed efficientamento nelle relazioni tra i diversi anelli della catena di produzione possono rapidamente far evolvere il business verso nuovi scenari e aiutare così a migliorare le decisioni aziendali.

Gestione fornitori: ecco come garantire la business continuity

Una gestione efficiente dei fornitori attraverso strumenti che velocizzano, automatizzano e semplificano processi talvolta farraginosi e complicati, è una leva che può evitare pericolose rotture di stock anche in situazioni di profonda incertezza.

Si prenda il caso descritto su Harvard Business Review di un’azienda attiva nella produzione di semiconduttori. La continuità operativa dei suoi business partner dipende dall’abilità attraverso cui l’impresa risponde alle esigenze dei propri clienti di mantenere le apparecchiature sempre in funzione. Solo pochi anni fa, molte realtà come questa hanno dovuto affrontare carenze di componentistica chiave, che a loro volta hanno richiesto costose spedizioni di pezzi in tempi molto rapidi al fine di rimediare alla rottura di stock. Per accorciare i processi di spedizione alcune di queste realtà – stando a quanto riportato da HBR – si sono addirittura trovate ad eludere ogni genere di protocollo gestionale/documentale imposto dall’ERP. In quel caso i manager hanno dovuto fare affidamento alla propria esperienza, utilizzando dati non esplicitamente incorporati nel software di pianificazione, o non del tutto strutturati. Hanno così trovato una soluzione che potesse in qualche modo tamponare il problema, garantendo comunque la business continuity.

Il caso descritto dalla Harward Business Review dimostra che spesso nella gestione dei fornitori sia necessario affrontare momenti critici con agilità e ingegno, cercando di accelerare il più possibile i processi. Questo lavoro non può essere ingolfato da pratiche burocratiche o da gestioni complesse di documentazione. Al contrario, come abbiamo visto, spesso si è costretti a rompere le regole, a inventarsi nuovi processi di recovery per salvaguardare gli affari. In contesti simili è più che mai sentita l’esigenza di affidare tutto ciò che è possibile all’automazione, in grado di fare il lavoro più velocemente e meglio degli esseri umani.

I rischi di una gestione fornitori non digitalizzata e come evitarli

Le organizzazioni che hanno indirizzato i loro sforzi verso la selezione e l’implementazione di sistemi di gestione documentale avanzati per automatizzare le procedure sono riuscite a migliorare e modernizzare le loro strutture organizzative e i loro costi operativi. La digitalizzazione e l’automazione dei processi aziendali consentono oggi di archiviare e accedere ai documenti molto più rapidamente , riducendo i tempi e i costi associati alla gestione manuale dei documenti dei fornitori.

Lo scambio di file tra cliente e supplier comprende diversi task che possono infatti allocare un rischio elevato di errore a causa della ripetitività di operazioni e procedure sempre uguali. Lo scambio dei documenti di trasporto, ad esempio, offre un esempio concreto di come sia facile scivolare in errori legati alla ripetitività delle operazioni. Per ogni DDT ricevuto infatti un’azienda pone in marcia una serie di procedure, che possiamo sintetizzare nel seguente ordine, attraverso:

• la verifica dei dati attraverso controlli volti a confermare che le informazioni nel documento corrispondano alla merce ricevuta;
• l’archiviazione del documento in modo sicuro e facilmente accessibile per eventuali controlli futuri;
• l’emissione di una nota di accettazione da inviare al fornitore.

Qualora non si riesca a gestire anche solo uno di questi tre semplici task con un sistema automatizzato, i rischi associati alle operazioni routinarie potrebbero portare a:

• errori di trascrizione nell’inserimento dati;
• smarrimento di documenti o danneggiamento dei file, rischio di cancellazione accidentale;
• ritardi e rallentamenti nelle consegne della merce causati da un workflow approvativo troppo lungo;
• difficoltà nella ricerca: in un archivio digitale mal organizzato e non gestito in modo automatico può essere difficile trovare rapidamente l’informazione di cui si ha bisogno;
• mancanza di tracciabilità: lentezza e difficoltà nella ricostruzione a ritroso di una spedizione in caso di problemi.

Nella gestione dei documenti dei fornitori, le aziende hanno bisogno di semplificare, non di aggiungere. Tipicamente invece è vero il contrario: man mano che il numero di file aumenta si creano spesso sovrastrutture e regole per la gestione documentale che si vanno complicando e infittendo a seconda della complessità e del livello di condivisione con il fornitore. È necessario invece adottare un sistema diverso, che garantisca sempre la conformità dei documenti e che sia in grado di prevenire gli errori. Solo così si eviteranno sistemi documentali affollati, che diventano presto insostenibili e a elevato rischio collasso per le troppe regole da seguire manualmente. Le regole, le restrizioni e gli errori sottraggono troppo tempo agli utenti, i DMS moderni  hanno bisogno di svincolarsi dalla rigidità e di funzionare secondo logiche diverse.