Gestione ordini: le best practices per ridurre gli errori e aumentare l’efficienza

Con gestione degli ordini si fa riferimento a due distinti ma ugualmente fondamentali aspetti dell’operatività aziendale. Da un lato si fa riferimento a ricezione, elaborazione ed evasione degli ordini dei clienti, dall’altra a tutto quel che riguarda il mondo degli approvvigionamenti, ovvero degli ordini inviati ai fornitori da parte delle organizzazioni. In entrambi i casi, la gestione degli ordini necessita di accuratezza e affidabilità, estrema efficienza e di modalità operative finalizzate alla piena soddisfazione del cliente.

Investire nella gestione degli ordini è, in pratica, una preziosa opportunità per garantire successo a lungo termine e competitività sul mercato.

Gestione ordini in azienda, in cosa consiste e perché è importante

Secondo una ricerca della School of Management del Politecnico di Milano nel contesto dell’Osservatorio Digital B2B 2023, l’automazione del ciclo ordine-pagamento consente di risparmiare 58 minuti e 22 euro per ciascun ciclo, promuovendo un beneficio del 52% della performance.

Inoltre, secondo un recente studio Deloitte, tra i “fattori chiave della perdita di clienti” la mancanza di capacità rilevanti OTD (on-time delivery, cioè la puntualità rispetto ai tempi concordati) si pone come problema primario, anche davanti al prezzo. E questo vale sia per le aziende che operano in ambito B2C sia per quelle B2B che vedono nel miglioramento delle loro supply chain un fattore per la competitività futura.

Date queste premesse è facile intuire quanto gli ordini, sia in entrata che in uscita, siano documenti importantissimi da gestire al meglio, poiché da essi si generano le attività principali di ogni organizzazione e la loro gestione incide direttamente sulla reputazione delle imprese.

I 6 principali passaggi che compongono i processi di gestione degli ordini dei clienti

Qualsiasi siano le modalità in cui arrivino le richieste della clientela (canali digitali o tradizionali) esse vanno recepite velocemente e lavorate nel modo più efficace possibile. Bisogna tenere in considerazione:

1. raccolta accurata e tempestiva di tutte le informazioni ed inserimento nei sistemi aziendali;
2. elaborazione degli input (ad esempio per verificare le disponibilità e le tempistiche);
3. assegnazione delle risorse;
4. monitoraggio delle scorte e controllo degli stock e, quindi, del magazzino;
5. organizzazione della spedizione;
6. preparazione dei documenti per la logistica delle consegne

La gestione ordini dei fornitori: ecco cosa serve

Le imprese hanno bisogno di materie prime, componenti e servizi utili al proprio business. Per ottenere questo nei tempi a loro più utili e alle migliori condizioni, serve gestire in maniera puntuale tutto quanto sta a monte e a valle di un ordine e cioè:

• identificazione del fabbisogno aziendale;
• selezione dei fornitori migliori e registrazione delle informazioni che li caratterizzano;
• elaborazione dei contratti di fornitura;
• monitoraggio dello stato di avanzamento degli ordini (e se necessario invio di solleciti);
• ricezione dei materiali e verifica della loro conformità rispetto alle aspettative;
• gestione di eventuali discrepanze e valutazioni per eventuali successivi acquisti;
• riconciliazione e approvazione delle fatture passive;
• pagamento

Come ottimizzare la gestione degli ordini: le best practices che servono in azienda

Digitalizzazione e, quanto più possibile, automatizzazione sono i fattori che permettono di strutturare una strategia vincente di gestione ordini. Adottare soluzioni ad hoc per rendere più veloci e intelligenti i processi (e quindi razionalizzare documenti e informazioni sulla base dei quali i processi stessi si svolgono) promuove una profonda trasformazione aziendale in ottica di efficienza.

In particolare, software completi ed evoluti di gestione documentale (DMS), workflow e business process management (BPM) e Robotic Process Automation (RPA) offrono specifiche funzionalità per digitalizzare e automatizzare la gestione degli ordini.

Naturalmente non è sufficiente introdurre nuova tecnologia per ottenere risultati rilevanti nel proprio business. Serve parallelamente lavorare a una riorganizzazione dei processi e delle modalità operative che consenta di sfruttare appieno la soluzione scelta.
Per attualizzare questo approccio, sia per l’ottimizzazione della gestione degli ordini in entrata, sia per quelli in uscita, serve:

• analisi dei processi per evidenziare colli di bottiglia ed eventuali attività ripetitive che possono essere delegate alla tecnologia (quali il calcolo del vendor rating, la riconciliazione fatture così come il data entry degli ordini in arrivo e così via);
• automatizzazione dei compiti a basso valore aggiunto;
• reimpiego del tempo delle persone per attività più strategiche (per fare un solo esempio, la contrattazione delle migliori condizioni con i fornitori);
• standardizzazione dei processi operativi (particolarmente utile per minimizzare la possibilità di compiere errori);
• organizzazione efficiente dei dati (per esempio, mediante la predisposizione di template e procedure che agevolino l’invio e ricezione di ordini completi di tutte le informazioni) per evitare ridondanze o lacune;
• implementazione di sistemi di comunicazione efficaci internamente, con i fornitori e con i clienti finali;
• formazione del personale, in modo da assicurarsi che le nuove metodologie siano comprese e utilizzate con fiducia;
• monitoraggio dei risultati ottenuti con i cambiamenti e raccolta di feedback per innescare un circolo virtuoso di miglioramento continuo;
• monitoraggio continuo dei dati relativi allo stato di avanzamento e alle tempistiche di esecuzione dei vari step per individuare anomalie di processo e discostamenti dalle procedure stabilite e indirizzare al meglio gli interventi da parte degli addetti;
• data analysis per individuare le tendenze future

Efficientare la gestione degli ordini e ridurre al minimo le occasioni di errore è possibile implementando un approccio integrato che combini automatizzazione e riorganizzazione. Intraprendere questo percorso, inoltre, rende concretamente più produttiva l’azienda, perché consente alle risorse umane di dedicarsi a compiti che generino più valore.
La tecnologia risulta un abilitatore di una crescita sostenibile e duratura.