Richiesta di acquisto (RDA): il percorso completo per una gestione ottimale

Ottimizzare la gestione di una richiesta di acquisto può fare la differenza? Le innumerevoli problematiche che incidono sul panorama economico (dai conflitti, all’innalzamento dei costi delle materie prime, dall’aumentata competitività generata dalla globalizzazione, alle difficoltà di fidelizzazione della clientela) hanno comportato attente riflessioni sull’importanza del procurement in qualsiasi azienda. I responsabili degli acquisti navigano spesso nell’incertezza e, parallelamente, devono costantemente misurarsi sulle esigenze di time to market della loro organizzazione.

In tale contesto, premesso che la richiesta di acquisto è una sorta di formalizzazione di un bisogno, il processo di approvvigionamento ha tra i suoi pilastri proprio le RDA. E come tali esse devono essere gestite al meglio.

Lo scenario in cui si colloca il processo di creazione di RDA

I megatrend che caratterizzano il futuro degli approvvigionamenti, secondo McKinsey sono 4:

• raccogliere la sfida dell’interconnessione delle value chain globali che impone non solo attenzione ai costi ma anche resilienza;
• intelligenza artificiale e machine learning per accedere a informazioni approfondite ottenute da dati destrutturati;
• cambiamenti demografici e di competenze che determineranno lacune dal punto di vista di alcuni talenti;
• transizione energetica per cui, si dovrà porre sempre più attenzione alla gestione della supply chain.

Gestire gli acquisti perfettamente sin da subito è quindi fondamentale, oltre che per incrementare la crescita del business, per prepararsi ad affrontare con successo il mercato.

Cos’è una richiesta di acquisto e ruolo della RDA nel ciclo di approvvigionamento

La richiesta di acquisto è il documento redatto all’interno delle imprese quando esse stesse hanno bisogno di comprare beni o servizi. Ciò significa che dalla richiesta di acquisto si avvia il processo di approvvigionamento e, cioè, di allineamento degli acquisti con gli effettivi fabbisogni.

Una RDA richiede la collaborazione tra più reparti aziendali (responsabili di funzione delle varie business unit operative accanto, naturalmente, all’ufficio acquisti).

Da una richiesta di acquisto completa (effettuate le opportune verifiche e ottenute tutte le approvazioni) si genera un eventuale Richiesta di Offerta (RDO) o direttamente l’ordine di acquisto  (ODA) per i fornitori.

L’importanza di una gestione efficace delle richieste di acquisto

È importante sottolineare che il processo di richiesta di acquisto è una delle procedure strategiche che caratterizzano il funzionamento aziendale. I vantaggi arrecati da una impostazione corretta di tale procedura sono diversi, ecco i 5 più importanti:

1. efficienza nell’approvvigionamento;
2. controllo dei costi e di quanto pesano rispetto al budget prestabilito;
3. possibilità di ottimizzare le negoziazioni e, di conseguenza, i contratti;
4. trasparenza della catena di fornitura e, quindi, maggiore tracciabilità;
5. più efficace integrazione dei processi nel loro complesso per semplificarli e renderli più produttivi.

D’altra parte, non poter contare su un processo di richiesta di acquisto corretto determina principalmente 3 fattori di rischio per le aziende:

1. ritardi nel rispondere alla domanda del mercato;
2. rischio di sprechi di tempo e materie prime
3. e un conseguente impatto negativo su liquidità e profitti.

Come fare una richiesta di acquisto? Ecco le fasi principali della procedura

In generale, la gestione del procurement e, in particolare, redigere una richiesta d’acquisto è un’attività abbastanza delicata. Quest’ultima, nello specifico, comporta 4 passaggi fondamentali:

1. identificazione del bisogno (derivata da un’analisi delle necessità commisurata agli effettivi lavori che si stanno svolgendo in azienda, il che ovviamente, comporta la consultazione dei dipartimenti interessati);
2. creazione della richiesta di acquisto che riporti con precisione quantità e caratteristiche di ciò che occorre e dei fornitori cui fare riferimento;
3. gestione dei preventivi e delle eventuali trattative;
4. approvazione della richiesta di acquisto nel pieno rispetto di un flusso predefinito che coinvolga i responsabili e osservi i criteri corretti stabiliti per l’approvazione stessa.

A tutto questo fa seguito, come anticipato, l’ordine di acquisto con tutte le comunicazioni utili ai fornitori.

6 best practices che non possono mancare per una gestione ottimale delle richieste di acquisto

Per predisporre un processo di gestione della richiesta di acquisto ideale serve definire una serie di azioni che includono razionalizzazione organizzativa e tecnologica. Ecco le 6 principali:

• standardizzare il più possibile lo svolgimento dell’attività, creando per esempio modelli e template riutilizzabili;
• studiare KPI imprescindibili (quali i tempi di approvazione o i tassi di risposta dei fornitori);
• sfruttare strumenti software che facilitino la raccolta di informazioni e la loro centralizzazione ed elaborazione, da un lato, e che automatizzino compiti a basso valore aggiunto, dall’altro.
• monitorare le performance usando strumenti di analisi e poi di reportistica;
• formare il personale in merito alle novità;
• compiere una revisione periodica sull’operato che contempli anche la raccolta di feedback da parte degli addetti.

Fine ultimo di tutto questo deve essere, infatti, un miglioramento continuo dell’organizzazione.