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Le aziende di oggi cercano nell’innovazione tecnologica una scorciatoia per semplificare i processi aziendali e accrescere il loro potenziale in termini di efficienza. In questa sfida verso la riduzione degli errori e dei tempi di attraversamento nella gestione di procedure ripetitive, è necessario dotarsi dei giusti strumenti per automatizzare i processi, specie quelli che riguardano i flussi documentali: è qui che entrano in gioco i software di gestione documentale.
Esiste una vasta gamma di alternative per affidare alle macchine i lavori noiosi e per di più time spending come questi, ma la soluzione adeguata può essere difficile da trovare se prima non si definisce l’approccio alla questione della office automation come una delle leve oggi più redditizie per raccogliere, immagazzinare, classificare, condividere documenti e dati in formato digitale, liberando una delle risorse più scarse in azienda: il tempo.
Document Management System, un mercato in forte espansione
Con la mole di dati e documenti da condividere fra membri di organizzazioni e dipartimenti differenti, si impone l’urgenza di utilizzare software di gestione documentale per acquisire, indicizzare, archiviare e condividere una vasta gamma di documenti in un’unica piattaforma.
Un software di DMS si presta a fare da contenitore intelligente per smistare e automatizzare procedure di diversa natura e grado di complessità a seconda degli stakeholder coinvolti. La maggior condivisione dei workflow da quando il cloud è diventato uno standard tecnologico ormai maturo, ha innescato una crescita dello scambio di dati grazie a una più allargata interazione tra persone. Motivo per cui, grazie alla più diffusa remotizzazione del lavoro, si è assistito all’esplosione di nuovi processi di collaborazione.
Questo trend farà crescere sempre di più l’interesse per l’adozione dei DMS, come prevedono gli analisti di settore. Complice la spinta inarrestabile verso la completa digitalizzazione dei processi.
Dalle previsioni di Mordor Intelligence emerge come la dimensione del mercato dei sistemi di gestione documentale (DMS) – stimata oggi in 7,52 miliardi di dollari – raggiungerà i 14,82 miliardi in soli 5 anni, registrando un tasso di crescita anno su anno del 14,5% durante il periodo di studio (2024-2029). Secondo i dati del report, queste tecnologie contribuiranno a eliminare gradualmente il concetto tradizionale di ‘cartaceo’ e a semplificare le operazioni aziendali rendendole più efficaci ed efficienti.
Va da sé che le aziende che per prime adotteranno sistemi di gestione documentale avanzati , avranno domani un notevole vantaggio competitivo, non solo grazie alla riduzione dei tempi di attraversamento dei flussi documentali, ma anche alla trasformazione paperless dei luoghi di lavoro. Il che libererà gli archivi fisici dai faldoni e ridurrà sempre più le spese legate alla gestione cartacea. Il sistema di archiviazione documentale digitale funge anche da database centrale per la conservazione sostitutiva a norma, facilitando la ricerca di documenti con informazioni sensibili e strategiche, rendendoli disponibili subito quando sono necessari.
I maggiori vantaggi però risiedono nei tre elementi distintivi di queste soluzioni tecnologiche:
- l’automazione di processo;
- la semplificazione dei workflow approvativi;
- la garanzia della continuità aziendale.
Una piattaforma documentale aiuta a gestire tutti i file in modo da semplificare e rendere più fluido lo scambio di informazioni in ambienti di lavoro complessi e condivisi.
I vantaggi dell’automazione di processo e dei sistemi di gestione documentale
Stando ai dati riportati dal ‘Global Document Management Industry Statistics’ 2024 di Gitnux, emergono importanti vantaggi dall’adozione di software per la gestione documentale, come ad esempio la riduzione dei costi su svariati fronti:
Altro fattore decisivo nell’implementazione di un DMS è l’aumento dell’efficienza e della produttività del workflow documentale. Anche in questo caso i vantaggi sono di gran lunga superiori alle aspettative:
Dal report di Gitnux:
- l’85% delle imprese dichiara che la digitalizzazione dei documenti ha migliorato la produttività e ridotto del 50% i tempi di creazione e preparazione dei documenti;
- Il 46% delle organizzazioni rileva gravi difficoltà nel localizzare e accedere ai documenti in assenza di un DMS;
- l’83% dei dipendenti ricrea documenti già esistenti per difficoltà a rintracciarli sui sistemi convenzionali;
- il 75% delle organizzazioni rileva una migliore collaborazione nei processi di workflow documentale.
Ancor più positivo, inoltre, il feedback sul miglioramento dei processi di collaborazione e condivisione, con il 90% delle organizzazioni che ritiene il software di gestione documentale uno strumento fondamentale per la condivisione delle conoscenze. Il 78% sostiene tra l’altro di aver affinato il processo decisionale grazie a strumenti di document intelligence dopo l’implementazione del software, ritenendo ovviamente la maggior accuratezza dei dati un vantaggio chiave.
L’automazione dei processi aziendali, come funziona e quali sono i suoi vantaggi
Come ben dimostrano i dati in favore dell’adozione di sistemi DMS, oggi abbiamo già tutti gli strumenti in ufficio per generare maggior produttività e rendere più efficienti i processi. Così come è possibile migliorare i workflow documentali, è anche necessario liberare le persone dai task ripetitivi nascosti nelle pieghe di ogni processo. Queste micro operazioni di solito finiscono solo per ridurre i tempi da dedicare ad attività a più alto valore aggiunto.
Per occuparsi di questo compito scende dunque in campo la Robotic Process Automation (RPA), una pratica già ampiamente diffusa che ha guadagnato popolarità negli ultimi anni grazie al suo potenziale impatto sul business. La dimensione globale del mercato dell’automazione dei processi robotizzati è stata valutata nel 2023 18,41 miliardi di dollari ma, come indicano le proiezioni, si prevede un suo sviluppo esponenziale negli anni a venire, quando il valore globale di mercato raggiungerà i 178,55 miliardi nel 2033. Con un indice di crescita previsto del 25% nel periodo 2024-2033.
Su alcuni task in particolare la RPA mira proprio a sostituire le persone con l’automazione, riducendo il carico di compiti ripetitivi e a basso valore aggiunto. La sua adozione è strategica per il ridisegno dei processi in ottica di riduzione dei tempi e degli errori commessi, con l’obiettivo di abilitare un nuovo modello di crescita basato sul miglioramento continuo. In questo scenario sta registrando un ottimo riscontro anche l’uso di robot software (bot) per automatizzare attività come l’immissione o emissione di dati, la compilazione di moduli e l’elaborazione di documenti che le persone in genere eseguono investendo molto tempo o commettendo svariati errori. Errori che costano all’azienda lavoro extra e irrigidiscono la fluidità della macchina organizzativa.
Come ridurre i tempi di attraversamento di un workflow documentale: l’esempio del caricamento automatico delle conferme d’ordine fornitori
I vantaggi della RPA nella gestione documentale: l’automazione di processo permette di ridurre di ben 15 volte i tempi di attraversamento di un workflow documentale. Un robot è in grado di estrarre i dati da diversi applicativi aziendali o basi di dati, aggregare queste informazioni e generare in automatico nuovi documenti, come ad esempio fatture ed email di conferma.
Come funziona una soluzione che automatizza il caricamento delle informazioni nei sistemi aziendali eliminando errori e attese, e sincronizzando al contempo i processi tra cliente e fornitore.
Robotic Process Automation VS Business Process Management: le differenze
Entrambi gli approcci hanno come obiettivo quello di incrementare l’automazione dei processi. Mentre la RPA si occupa di attività più puntuali e ripetitive che costituiscono solo una parte di un macro processo, il BPM serve a mantenere una visione più olistica che consente di ottimizzare e automatizzare le procedure in modalità end-to-end. I due approcci si possono dunque dire complementari e pensati entrambi per gestire attività ripetitive, noiose, ad alto volume e a basso valore.
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Automazione processi: perché non taglierà posti di lavoro
L’obiezione che si tende ad avanzare rispetto all’adozione in azienda di sistemi di automazione di processo – IA inclusa – è che i dipendenti saranno presto sostituiti dalle macchine. Al contrario, abbiamo elementi per affermare che non sarà così. Come sostiene infatti Deloitte quando parla di “industrializzazione del settore banche in Svizzera”: l’obiettivo in quel caso era proprio ridurre i licenziamenti, automatizzare e standardizzare i processi ogniqualvolta fosse possibile, riducendo la base dei costi e ripensando la creazione del valore. Secondo questo studio, le banche svizzere alle prese con un ridisegno dei processi in ottica più lean, si sono impegnate negli anni a ridimensionare i loro costi operativi adottando nuove tecnologie bancarie di automazione per il front e il back office al fine di concentrarsi sul loro vero core business: il credito tout court.
Processi ‘automatizzabili’ in ufficio? Ecco un po’ di esempi
Ecco di seguito alcuni esempi che dimostrano quali operazioni le imprese possono automatizzare già da domani e perché alcuni task tipici dei workflow documentali si possono efficientare implementando soluzioni dedicate all’automazione di processo. Il tutto attraverso un’unica piattaforma di document collaboration tool.
Integrazione di DMS e tecnologie di automazione in un’unica soluzione
Uno dei vantaggi principali di integrare in un software di gestione documentale (DMS) un elevato livello di automazione dei flussi di lavoro è semplificare il più possibile tutte le attività che implicano un aumento del livello di complessità senza alcuna ragione. Il che significa solo una cosa: maggiore produttività a costo zero.
Attraverso un Document Management System in grado di sfruttare tutti i benefici del Robotic Process Automation le aziende hanno la possibilità di creare flussi di lavoro personalizzati che includono approvazioni, notifiche e compiti specifici, con conseguente miglioramento dell’efficienza e riduzione degli errori umani. I vantaggi per le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di processi ripetitivi sono enormi.
I gestori automatizzati di documenti faranno sempre più il ‘lavoro pesante’, eliminando non solo le attività manuali, ma rendendo allo stesso tempo le informazioni più accessibili a coloro che ne hanno più bisogno. L’automazione intelligente integrata in un DSM va a spezzare inoltre il vincolo di dipendenza che si crea tra i processi manuali, spesso causa di ritardi nella consegna.
Per esempio: quante volte capita che un documento debba attendere un tempo ‘indefinito’ per la sua elaborazione solo per arrivare nelle mani della persona sbagliata? In uno scenario come questo il workflow approvativo può aspettare giorni prima di passare allo step successivo.
Automatizzando i flussi di lavoro invece si aggira l’imbottigliamento organizzativo con la garanzia che ogni documento proceda per il suo cammino approvativo con sollecitudine, e delegando alla macchina la responsabilità del processo.
Un sistema automatizzato di gestione dei documenti elimina la confusione nella raccolta manuale delle modifiche, fa chiarezza su ruoli e sui tempi dei processi interdipendenti tra loro e accorcia le distanze tra le persone, aggirando l’ostacolo della posta elettronica.
Come scegliere il software di gestione documentale e automazione dei processi giusto: i fattori da considerare
Per scegliere il software documentale che più si adatta alle necessità dell’azienda bisogna prima di tutto valutare quante e quali sono le attività che si possono automatizzare. Una volta chiaro questo aspetto si può procedere alla scelta dello strumento giusto, tenendo sempre in conto alcuni fattori chiave.
Cosa è fondamentale nella scelta di una piattaforma di gestione documentale
Una delle prime decisioni da prendere è optare per un’architettura snella, agile e altamente configurabile, che offre la possibilità di estendere e personalizzare le funzionalità dell’interfaccia utente, caratteristica importante da cercare in un DMS oltre all’accessibilità nella navigazione. Un buon DMS dovrebbe avere un design semplice, intuitivo e user-friendly che permetta di trovare, visualizzare e modificare i documenti facilmente. Fondamentale per un DMS è anche supportare più formati di file, come PDF, Word, Excel e immagini, e consentire di visualizzarli in anteprima senza doverli aprire.
Nella scelta di una piattaforma di gestione documentale si dovrebbe considerare inoltre se il software comprende funzioni come il controllo delle versioni, la condivisione dei commenti, delle annotazioni e delle notifiche in modalità smart, il che consente di monitorare e gestire le approvazioni dei documenti in pochi clic. Non devono poi mancare funzionalità chiave, come le autorizzazioni, la scelta dei ruoli e la crittografia, tutti strumenti strategici che consentono di controllare chi può accedere, modificare e scaricare i documenti.
Altro fattore da non sottovalutare nella scelta è anche il livello e la facilità di integrazione con altri strumenti e piattaforme utilizzate in azienda, come ERP, e-mail, calendario, CRM, e cloud storage. Ultima, ma certo non per importanza, la funzione di reportistica: un software rispondente alle necessità di automazione attuali deve garantire analisi e audit con diversi livelli di dettaglio, attraverso dashboard dedicate che consentano di monitorare e migliorare le prestazioni e la conformità dei processi.
Documento di trasporto, come allineare digitalmente i processi della supply chain rinforzando la sua resilienza
Il DDT è al centro dei processi di gestione di una supply chain. Essendo un elemento che collega fisicamente e digitalmente tutti gli attori coinvolti, il suo ruolo per migliorare l’efficienza, la visibilità e la resilienza dell’intera catena di approvvigionamento è cruciale. Per questo si richiede estrema precisione per evitare errori nell’aggiornamento della base dati di un ERP e nello scambio di informazioni con i supplier.
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