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Archiviazione e gestione documentale
Con Globe gestisci tutti i tuoi documenti in un unico archivio intelligente, integrato con i sistemi che già usi: acquisisci, organizza e trova qualsiasi documento (digitale o cartaceo) in pochi secondi, da qualsiasi dispositivo.
Ogni documento diventa il motore dei processi aziendali, ogni scadenza è monitorata, ogni versione è tracciata.
Ogni documento diventa il motore dei processi aziendali, ogni scadenza è monitorata, ogni versione è tracciata.
Scorri per scoprire di più sull’archiviazione con Globe – Document Intelligence
Da quali fonti Globe può acquisire documenti ed informazioni per l'archiviazione documentale?
Ogni giorno in azienda vengono creati e ricevuti documenti da canali diversi: email, PEC, scanner, applicativi gestionali, portali...
La piattaforma documentale Globe acquisisce documenti da tutte le fonti già in uso, in modo automatico o tramite caricamento manuale, per archiviarli in un repository centralizzato e organizzato secondo la struttura e le esigenze della tua azienda, adattandosi al modo di operare della tua realtà.
Archivia, organizza, ricerca e gestisci i tuoi documenti
Una volta acquisiti, Globe classifica, archivia e organizza i documenti in modo intelligente all’interno del repository, sulla base della tipologia documentale e delle chiavi associate (estratte dal documento stesso tramite OCR e AI, oppure lette da fonti esterne – ad es. il gestionale aziendale).
La funzionalità di Versioning permette di gestire revisioni e versioni dei documenti, con evidenza di data, ora e autore della modifica e la possibilità di consultare lo storico completo.
Gestisci anche documenti con scadenze e validità? Globe monitora automaticamente le date impostate e invia alert o innesca workflow in prossimità delle scadenze, senza bisogno di controlli manuali periodici.
Per i documenti soggetti a obbligo di conservazione digitale, Globe è integrato con il servizio di conservazione a norma di Bluenext, Conservatore Accreditato AgID.
Il risultato è un archivio sempre aggiornato e strutturato in cui, grazie al potente motore di ricerca avanzato, trovare il documento giusto richiede pochi click, ovunque ti trovi, nel rispetto delle regole di accesso configurate per ogni utente.
Un sistema di archiviazione e gestione documentale configurabile, pensato per adattarsi ai processi e alle specificità operative della tua azienda, in cui ogni documento può attivare flussi di lavoro, controlli e approvazioni, riducendo attività manuali e tempi operativi.
Collega, raggruppa e naviga i tuoi documenti
Un archivio intelligente non si limita a conservare i documenti: li collega, li raggruppa e ti permette di navigare l’intero patrimonio documentale legato ad uno specifico processo o soggetto in modo rapido ed intuitivo.
Globe permette di configurare anagrafiche di clienti, fornitori, dipendenti e qualsiasi altro tipo di contatto, con campi e tipologie personalizzabili in base alle esigenze aziendali.
Le anagrafiche possono essere inserite manualmente o importate automaticamente da altri applicativi – ad es. ERP, software paghe, CRM – e la visibilità su ciascuna è configurabile nel rispetto delle policy aziendali.
Da ogni anagrafica è possibile accedere in modo rapido a tutto ciò che è presente in Globe relativamente a quel contatto: documenti suddivisi per tipologia, dossier, KPI, task di workflow, documenti inviati e azioni custom.
Dall’app mobile è inoltre possibile avviare direttamente una chiamata, inviare un’email o aprire l’indirizzo in un’app di navigazione.
Nella gestione delle attività aziendali è fondamentale poter navigare rapidamente tra documenti correlati che appartengono a uno stesso processo, ad es. ordine, conferma d’ordine, DDT e fattura.
Globe permette di creare collegamenti diretti tra documenti in modo automatico o manuale.
Se nell’ERP sono già presenti relazioni tra i documenti, Globe può acquisire queste informazioni per ricreare la struttura dei link all’interno della piattaforma.
Quando si invia un documento da Globe è inoltre possibile condividere in un click l’intero blocco di documenti collegati.
Il Dossier è il fascicolo digitale di Globe: raggruppa automaticamente tutti i documenti relativi ad uno stesso soggetto – un cliente, un fornitore, un dipendente, un prodotto o un numero seriale, ad esempio – suddivisi per tipologia documentale (ad es. offerte, fatture, ordini ecc.), sostituendo a tutti gli effetti i faldoni della gestione cartacea.
Se un documento appartiene a più dossier, Globe gestisce automaticamente i collegamenti tra di essi.
Ad ogni dossier è inoltre possibile agganciare DataView e KPI per visualizzare in modo immediato le informazioni e i dati correlati.
Archivia automaticamente i documenti cartacei grazie alla funzionalità di riconoscimento barcode di Globe.
La piattaforma è in grado di riconoscere l’etichetta con codice a barre apposta su un documento cartaceo scansionato, per associare automaticamente il documento e il record di registrazione o di carico presente in un altro applicativo aziendale (gestionale, ERP…)
In questo modo Globe recupera in automatico le chiavi necessarie per archiviare automaticamente il documento (ragione sociale, data, partita iva, scadenza ecc.) e per effettuare collegamenti automatici con altri documenti correlati (ad esempio tra fattura e relativo DDT).
- Manda in stampa dalla piattaforma documentale Globe le etichette con i codici a barre, specifiche per la tipologia di documento che desideri archiviare
- Applica le etichette alla prima pagina dei documenti da archiviare, anche senza rispettare l’ordinamento numerico dei documenti.
- Registra il documento nel tuo sistema informativo, inserendo anche il relativo codice a barre in un apposito campo all’interno del gestionale.
- Acquisisci tutti i documenti registrati tramite scanner ed inviali a Globe.
- Globe riconosce il barcode e provvede ad archiviare automaticamente il documento scansionato nella sezione corretta, recuperando le informazioni relative al documento dal record del gestionale.
Globe può inoltre apporre automaticamente un barcode sui documenti generati all’interno della piattaforma. In questo modo la copia firmata acquisita tramite scanner viene associata automaticamente al documento originale già presente in archivio.
Scopri alcune Solutions costruite con la piattaforma Globe
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Storie di successo: alcuni progetti implementati insieme ai nostri clienti con Globe
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