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AI Data Extraction: l’Intelligenza Artificiale trasforma i documenti in processi automatizzati
Estrai dati da qualsiasi documento gestito all’interno di Globe, grazie alla funzionalità di AI Data Extraction.
A partire dalle informazioni estratte, puoi automatizzare:
- Archiviazione e categorizzazione dei file all’interno del documentale Globe
- Innesco di workflow e processi guidati, che coinvolgono la persona giusta al momento giusto
- Caricamento dei dati nell’ERP o altri sistemi aziendali
Perché usare l’AI per estrarre dati dai documenti gestiti in Globe?
Fatture, ordini, DDT, contratti, schede tecniche, certificati: dietro ogni documento che entra in azienda si nasconde un lavoro molto più manuale di quanto sembri. Ogni giorno, qualcuno nel tuo team deve consultarli, analizzarli e inserire i dati nei sistemi aziendali.
Un passaggio che porta con sé tre problemi difficili da ignorare:
L’inserimento dei dati è un’attività ripetitiva, che sottrae ore preziose alle tue persone, porta con sè un’elevata probabilità di errori di trascrizione e rallenta l’intero ciclo operativo, dagli acquisti alla contabilità, dalla logistica alla qualità.
Le soluzioni di estrazione dei dati basate su OCR o mappatura posizionale funzionano finché il layout del documento resta sempre lo stesso. Un nuovo fornitore, un template aggiornato, una scansione storta: basta poco per bloccare il processo e richiedere un intervento manuale.
Molti tool disponibili oggi sul mercato si fermano all’estrazione. Ma un dato estratto che non viene validato, salvato ed utilizzato dal sistema giusto non produce alcun valore. Il vero vantaggio si ottiene automatizzando anche ciò che viene prima e dopo l’estrazione.
Con Globe e l’AI Data Extraction puoi trasformare i documenti in dati strutturati, pronti da archiviare, gestire e utilizzare nei tuoi processi
Cos'è e come funziona l'AI Data Extraction in Globe?
AI Data Extraction è il processo attraverso cui l’intelligenza artificiale analizza un file, ne comprende il contenuto, estrae le informazioni richieste e le restituisce sotto forma di dati strutturati e utilizzabili da Globe, portando l’Intelligent Document Processing (IDP) all’interno del tuo sistema documentale.
Questa tecnologia permette di fare un passo in più rispetto alla semplice lettura del documento tramite OCR, con una grande flessibilità nelle tipologie di file che possono essere processati: PDF vettoriali, scansioni, immagini (acquisite anche direttamente con l’App Globe), documenti Word, file Excel, e-mail, XML e file di testo.
Una volta estratti i dati, puoi usarli subito: Globe può sfruttare le informazioni estratte per archiviare automaticamente i documenti, avviare workflow ed alimentare i tuoi sistemi aziendali.
Da quali tipi di file e documenti è possibile estrarre le informazioni tramite AI con il software documentale Globe?
Oltre l'estrazione dati: un flusso intelligente che acquisisce, elabora, valida ed agisce
I documenti entrano in Globe automaticamente, senza richiedere alcun intervento da parte dell’utente. Il processo viene avviato in autonomia, non appena il documento è disponibile.
I documenti possono entrare in Globe in diversi modi:
- da caselle email. Globe monitora caselle email dedicate e acquisisce automaticamente i documenti in arrivo, avviando il processo di estrazione senza intervento umano.
- da cartelle di rete. I documenti depositati in cartelle di rete condivise vengono intercettati automaticamente da Globe e avviati al processo di estrazione.
- da scansioni. I documenti cartacei scansionati vengono acquisiti direttamente dal sistema e processati dal motore AI, anche nel caso in cui contengano testi scritti a mano
- da caricamento manuale. I documenti possono essere caricati manualmente da client o portale web Globe, avviando comunque il processo automatico di estrazione.
- tramite App Globe. Grazie all’app Globe, è possibile fotografare un documento cartaceo direttamente dal proprio smartphone.
- interfacciandosi con altri applicativi aziendali tramite connettori o altre modalità di integrazione
Una volta acquisito il file, Globe attiva il processo di AI Data Extraction.
Il motore di Intelligenza Artificiale analizza il documento, ne comprende il contenuto ed estrae le informazioni richieste sotto forma di dati strutturati.
Non importa il formato, il layout o la lingua: l’AI riconosce e recupera i dati rilevanti in modo preciso e affidabile.
Il risultato è un insieme di dati pronti da utilizzare nei processi documentali e applicativi.
Se un file contiene più documenti al suo interno (ad esempio un PDF con una fattura e un allegato, o un lotto di documenti acquisiti insieme) Globe li riconosce, li separa e li elabora singolarmente.
Per ogni documento viene applicata automaticamente la logica di estrazione più adatta e i dati estratti proseguono poi nel flusso di validazione e gestione.
I dati estratti vengono controllati automaticamente, con la possibilità di incrociarli con le informazioni già presenti nel gestionale: anagrafiche fornitori, riferimenti ordine, codici articolo, prezzi e altro ancora.
In caso di anomalie, incongruenze o problemi di qualità del file, Globe attiva un processo guidato di validazione manuale, segnalando esattamente cosa verificare e perché.
Questo ti permette di automatizzare il più possibile, mantenendo comunque controllo e affidabilità sul processo.
Una volta validati, i dati estratti vengono utilizzati per valorizzare i metadati del documento.
Globe classifica e archivia automaticamente ogni file nella giusta categoria, con le chiavi di ricerca corrette, eliminando completamente l’indicizzazione manuale e garantendo che ogni documento sia sempre facile da trovare e gestire.
In questo modo l’archivio documentale diventa più ordinato, coerente e rapido da alimentare.
Una volta disponibili, i dati estratti possono essere utilizzati per:
- smistare documenti e pratiche
- avviare workflow di gestione
- gestire eccezioni e anomalie
- supportare approvazioni e verifiche
- alimentare altri applicativi aziendali, ad esempio l’ERP, rendendo i dati subito disponibili nei sistemi che usi ogni giorno
Il valore dell’AI Data Extraction non è solo leggere il documento, ma far entrare subito l’informazione nel processo: dal documento all’azione, senza passaggi manuali.
Come Globe trasforma i documenti in azioni con l'AI: casi d’uso
Globe può applicare l’AI Data Extraction a contesti molto diversi, aiutando l’azienda a gestire documenti eterogenei in modo più rapido, accurato e strutturato. Dall’amministrazione alla logistica, dalla qualità agli acquisti: ecco come l’AI Data Extraction di Globe viene applicata concretamente nei processi aziendali.