ItalianoFirma digitalmente i documenti
Globe ti permette di gestire digitalmente e a distanza tutte le fasi di vita del documento: dalla creazione, alla firma, all’invio. Puoi dire addio ai documenti cartacei, Globe supporta tutte le tipologie di firma elettronica e digitale.
Con quali tipi di firma elettronica è possibile firmare i documenti in Globe?
Puoi scegliere soluzione e tipologia di firma più adatte al contesto di utilizzo e alle caratteristiche del processo che prevede la sottoscrizione di documenti:
Firma e fai firmare digitalmente i documenti gestiti in Globe
Documenti come contratti, offerte, DDT, fatture, certificati, lettere di assunzione, NDA ecc., quando devono essere sottoscritti o approvati da persone interne o esterne all’azienda, vengono stampati, consegnati (a mano, via posta o e-mail), firmati a penna, restituiti e riacquisiti per l’archiviazione digitale, mentre l’originale viene conservato in un archivio fisico. Con un investimento altissimo di tempo e ritardi che si accumulano.
Utilizzando invece firme elettroniche e digitali (con piena validità legale) puoi rendere la tua azienda paperless e digitalizzare i processi di vendita, di acquisto, HR e interni, semplificando e rendendo più snelli i flussi di lavoro quotidiani.
Immagina quanto tempo puoi risparmiare nei flussi approvativi o nelle transazioni tra soggetti fisicamente e geograficamente distanti. Per non parlare dei benefici in termini di soddisfazione di clienti, dipendenti e fornitori, coinvolti in flussi completamente digitali, semplici e rapidi, anche in mobilità, in qualsiasi momento e ovunque si trovino.
In Globe puoi inserire l’immagine della tua firma su di un documento in modo molto semplice e veloce, utilizzando l’App Globe: traccia la tua firma su smartphone o tablet, la piattaforma acquisisce l’immagine e la appone nel punto corretto del documento.
Puoi configurare anche l’apposizione automatica ai documenti di Timbri con informazioni personalizzabili: ad esempio, quando si conclude un task approvativo all’interno di un workflow, Globe applica automaticamente un timbro sul documento con esito dell’approvazione, nome e cognome dell’utente che ha approvato o rifiutato il documento, data e ora…
Acquisizione dell'immagine della firma nell'app Globe
L'immagine della firma viene applicata automaticamente al documento
Apposizione automatica di un timbro dopo l'approvazione del documento da parte del cliente (firma tramite link)
Con Globe puoi applicare o richiedere di apporre ai tuoi documenti una Firma Elettronica Semplice (FES) remota con OTP, senza fatica.
Il firmatario (interno o esterno all’azienda) riceve una notifica e-mail contenente un link tramite cui può visualizzare via browser il documento ed apporre la firma, inserendo l’OTP ricevuta tramite SMS sul proprio cellulare.
Globe ti permette di apporre una Firma Elettronica Avanzata (FEA) con OTP ai documenti gestiti al suo interno: la piattaforma invia una notifica via e-mail al firmatario, contenente un link che permette di prendere visione tramite browser del documento e di apporre una FEA utilizzando il certificato di firma rilasciato dall’azienda e l’OTP ricevuto tramite SMS.
La Firma Elettronica Avanzata OTP può essere utilizzata, per esempio, per sottoscrivere contratti di assunzione o per certificare l’avvenuta consegna di un’informativa al dipendente da parte dell’azienda.
La piattaforma Globe ti permette di applicare una firma elettronica avanzata grafometrica ai documenti.
L’utente firma il documento tramite un’apposita tavoletta, la piattaforma acquisisce i dati biometrici associati alla firma (tempo, posizione, pressione di ogni singolo punto del tratto di penna) e li codifica ed allega in modo protetto all’interno del documento, creando un collegamento univoco tra chi firma ed il documento stesso.
L’utilizzo della firma grafometrica torna molto utile quando si ha a che fare con i Documenti di Trasporto (DDT): il trasportatore potrà firmare il DDT tramite tavoletta ed il modulo dedicato importerà il documento firmato direttamente in Globe, come copia firmata del documento originale.
Globe ti permette di apporre o richiedere per i documenti gestiti al suo interno una Firma Elettronica Qualificata (FEQ), un Sigillo Elettronico Qualificato o una Firma Digitale, con diverse modalità :
- Firma Elettronica Qualificata o firma digitale tramite chiavetta USB o Smart Card
- Firma remota OTP qualificata: puoi memorizzare in modo sicuro all’interno di Globe l’Alias del tuo certificato di firma qualificata ed in pochi click apporre la firma al documento, semplicemente digitando il tuo PIN e l’OTP ricevuta tramite SMS o APP. La soluzione permette anche il rilascio del certificato di firma qualificata tramite SPID.
- Firma remota OTP qualificata integrata con AdobeSign: con pochissimi passaggi il firmatario può scegliere il proprio provider di firma qualificata, effettuare il login ed apporre la firma nel punto indicato, inserendo il proprio PIN e l’OTP ricevuta oppure scegliere di firmare con identificazione tramite SPID.
Approvazione del documento e richiesta OTP di firma
Generazione dell'OTP
Firma qualificata remota con OTP
Documento firmato digitalmente
Dopo aver seguito un apposito iter di rilascio di uno o più certificati di firma o sigilli per la modalità remota automatica, la chiave viene memorizzata in un server sicuro utilizzabile da remoto (server Arket, server Arket dedicato al cliente o server in casa del cliente) senza bisogno di inserire manualmente PIN e OTP per ogni operazione.
Con questa modalità puoi anche firmare in modo massivo grandi volumi di documenti (ad es. le fatture elettroniche di vendita per l’invio allo SdI o certificati), tramite una comunicazione protetta e cifrata con il server.