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Estrazione di dati da documenti con controlli automatici
Con la piattaforma Station puoi estrarre dati in modo automatico da qualsiasi tipo di documento, automatizzando verifiche e confronti con dati presenti in altri applicativi.
Da quali tipologie di file e documenti può estrarre dati Station?
Estrazione dati da qualsiasi tipo di documento con Station
La piattaforma Station è in grado di eseguire automaticamente operazioni e processi di back office ripetitivi, interagendo con i documenti e gli applicativi aziendali come farebbe l’utente:
- Estrae informazioni da qualsiasi tipo di documento sfruttando diversi strumenti (Intelligenza Artificiale, motore di mappatura, OCR, dizionari precaricati, script…)
- Effettua verifiche e controlli sui dati estratti, anche confrontandoli con i dati presenti in altri applicativi aziendali
- Può trasformare l’output in qualsiasi formato necessario, sia esso XML, EDI, txt o un foglio di calcolo.
- Gestisce ed elabora file di scambio tra sistemi diversi, trasformando le informazioni per integrarle nei processi aziendali.
- Si interfaccia con qualsiasi sistema informativo per rendere automatico il data entry delle informazioni estratte
Grazie a Station puoi estrarre dati da PDF in modo automatico.
La piattaforma è in grado di elaborare file strutturati e non strutturati, PDF vettoriali, scansioni, o documenti con annotazioni scritte a mano.
Per estrarre le informazioni dai PDF, Station può sfruttare diverse tecnologie, tra loro complementari, per coprire ogni esigenza e casistica:
- AI Data Extraction: un processo potenziato dall’intelligenza artificiale in grado di processare qualsiasi tipo di documento, indipendentemente dal layout, anche in caso di foto, scansioni, testi scritti a mano o file non strutturati. Ideale quando si devono processare tante tipologie diverse di documenti, in cui le informazioni non hanno una posizione fissa.
- Motore di mappatura: consente di definire delle regole (statiche o dinamiche) per la ricerca e l’estrazione dei dati dai documenti. Efficace su PDF vettoriali dove lo stesso layout di documento viene processato molte volte. Ideale nei casi in cui è necessario processare grandi volumi di poche tipologie differenti di documenti.
Dopo l’estrazione dei dati, Station può effettuare verifiche e confronti aggiuntivi tra i dati estratti e quelli presenti in altri applicativi (ad es. riscontro automatico tra dati fattura di acquisto e ordini o DDT), per poi procedere al caricamento automatico nei software aziendali o alla rielaborazione delle informazioni per creare un documento in un nuovo formato (ad es. creazione di un file XML per la fatturazione elettronica a partire dalla fattura PDF)
La piattaforma di Station è in grado di lavorare con i file EDI, in codifica oppure in decodifica:
- può estrarre dati da diversi tipi di standard EDI per l’inserimento automatizzato delle informazioni nel sistema informativo o per creare un nuovo tipo di documento con le informazioni dell’EDI.
- può trasformare le informazioni presenti negli applicativi aziendali nel formato EDI (EURITMO, EDIFACT, ODETTE, ecc.) richiesto dal proprio partner commerciale
- effettua conversioni da uno standard all’altro (ad es. da ODETTE ad EURITMO), funzionalità spesso necessaria in quelle aziende in cui è stato adottato uno standard interno diverso da quello utilizzato da alcuni dei propri business partner.
Per l’estrazione dei dati dai messaggi EDI, la piattaforma Station sfrutta dei dizionari precaricati, contenenti le definizioni dei principali messaggi nei vari standard EDI.
L’XML (eXtensible Markup Language) è un linguaggio molto diffuso per l’interscambio di dati strutturati tra diverse applicazioni.
La piattaforma Station è in grado di leggere qualsiasi tipo di file XML, estrarre i dati ed effettuare delle successive elaborazioni, ad esempio:
- caricare in modo automatico i dati estratti dal file XML all’interno di applicativi aziendali (gestionale, ERP o qualsiasi altro applicativo)
- utilizzare i dati estratti per costruire un documento in un altro formato (ad es. txt, csv, Excel ecc.), per renderlo leggibile o elaborabile da altri applicativi.
Per l’estrazione dei dati dai file XML, la piattaforma Station utilizza degli script e ti mette a disposizione delle classi specifiche, che semplificano la lettura ed estrazione dei dati dal file XML.
Con Station puoi estrarre i dati dalle fatture di acquisto elettroniche per procedere alla registrazione automatica nel tuo gestionale/ERP:
- Riconosce ed estrae i dati dal file XML della fattura elettronica
- Effettua un riscontro fattura automatico, eseguendo i necessari confronti e controlli di quantità e prezzi con i carichi magazzino, gli ordini fornitore e le bolle/DDT.
- Notifica all’utente corretto eventuali discrepanze e semplifica la gestione del problema identificato
- Carica i dati nel sistema informativo, integrandosi senza la necessità di intervento da parte dell’utente
Con la piattaforma Station puoi elaborare documenti in qualsiasi formato per estrarre le informazioni in essi contenute ed inserirle nel sistema informativo senza interventi manuali o per convertire il documento in un nuovo formato (ad es. da PDF ad XML, da PDF a foglio di calcolo ecc.).
Oltre ai tradizionali file PDF, Station è in grado di elaborare anche file non “human-readable” come gli XML (compreso il formato specifico per la fatturazione elettronica) ed i messaggi EDI.
Può inoltre elaborare qualsiasi tipo di file di testo: txt, xls (fogli di calcolo), csv, rtf, ecc.
Come funziona l'estrazione dati da documenti e file con Station?
Station è in grado di estrarre le informazioni da qualsiasi tipo di documento sfruttando diversi strumenti:
AI Data Extraction è la funzionalità basata su intelligenza artificiale che analizza i documenti, ne comprende il contenuto, estrae le informazioni richieste e le restituisce come dati strutturati e utilizzabili da Station.
Questo va oltre la semplice lettura tramite OCR: l’AI comprende il documento indipendentemente da formato, layout e lingua, e i dati estratti sono subito pronti da utilizzare nei processi documentali e applicativi.
Tipologie di documenti gestiti:
- PDF Vettoriali
- Documenti scansionati
- Immagini
- Documenti Word
- File Excel
- File XML
- File di testo
- Scontrini
Per estrarre i dati da alcune tipologie di documenti, come PDF, TXT o CSV, Station ti mette a disposizione un potente motore di mappatura, che in fase di configurazione permette di delineare regole per l’estrapolazione dei dati, sia statiche che dinamiche, a partire da un file scelto come modello.
Se, ad esempio, vuoi estrarre i dati da un ordine o una fattura in PDF, a monte utilizzerai un tool di mappatura visuale apposito per i PDF.
Grazie a questo tool, per ogni template di documento di un fornitore/cliente, puoi mappare i punti in cui si trovano le diverse informazioni, definire quale è il tipo di dato presente (ad es. numero intero, data ecc.) e come dovrà essere rielaborato per l’import negli applicativi aziendali.
Nel caso l’azienda riceva documentazione cartacea e/o sotto forma di scansione, la funzionalità OCR di Station trasforma l’immagine del documento in un formato in cui il testo sia riconoscibile ed utilizzabile dalla piattaforma per l’estrazione dei dati e l’inserimento nel sistema informativo o altre elaborazioni.
Per un risultato ottimale, una scansione ad alta definizione permette di ottenere il miglior riconoscimento possibile.
Station è in grado di valutare l’attendibilità del riconoscimento effettuato, carattere per carattere. Terminata la fase di riconoscimento dei caratteri e l’estrazione puoi prevedere una fase di validazione del dato: ad esempio puoi verificare se uno specifico dato estratto è presente nel gestionale (ad es. se un codice articolo presente nel documento esiste effettivamente nel sistema informativo) o chiedere all’utente di validare il dato estratto.
Una volta elaborato il documento ed effettuata l’estrazione dei dati, il documento viene ridotto per l’inserimento nel sistema di gestione documentale dell’azienda, che potrà essere integrato facilmente con Station.
Per estrarre i dati da alcuni tipi di file, come quelli in formato EDI, Station sfrutta dei dizionari precaricati, che contengono le definizioni dei principali messaggi nei vari standard.
In fase di configurazione basterà definire quale standard applicare nella lettura del file ed il tool visuale di mappatura mostrerà quali tipologie di informazioni sono state identificate automaticamente all’interno del messaggio.
In questo modo si semplifica notevolmente la fase di configurazione iniziale per l’estrazione delle informazioni.
Per alcuni tipi di file, come XML ed Excel, la piattaforma Station sfrutta script per l’estrazione dei dati: mette infatti a disposizione delle classi specifiche, che semplificano la lettura ed estrazione dei dati dal file.
