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Automatizza il caricamento degli ordini di vendita
Risparmia fino al 70% del tempo necessario al caricamento ordini ed elimini gli errori di data entry
Qui è presente un video dimostrativo
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Il caricamento degli ordini di vendita all’interno dei sistemi informativi aziendali è un’attività essenziale per l’ufficio commerciale ma, a causa dell’elevato quantitativo di tempo e attività ripetitive necessari, può generare inefficienze e ritardare la pianificazione della produzione.
Gli ordini vengono spesso ricevuti in formati eterogenei e attraverso diversi canali di comunicazione. Questo comporta un allungamento delle tempistiche di elaborazione e un aumento delle probabilità di commettere errori in fase di data entry, con una diretta ricaduta sui processi a valle.
Il caricamento degli ordini di vendita all’interno dei sistemi informativi aziendali è un’attività essenziale per l’ufficio commerciale ma, a causa dell’elevato quantitativo di tempo e attività ripetitive necessari, può generare inefficienze e ritardare la pianificazione della produzione.
Gli ordini vengono spesso ricevuti in formati eterogenei e attraverso diversi canali di comunicazione. Questo comporta un allungamento delle tempistiche di elaborazione e un aumento delle probabilità di commettere errori in fase di data entry, con una diretta ricaduta sui processi a valle.
Con la suite Collhuborate il caricamento degli ordini di vendita può essere completamente automatizzato, in pochi semplici passi. Scopri quali!
Un apposito connettore resta “in ascolto” in una specifica casella e-mail o cartella per acquisire i nuovi ordini in PDF, oppure si interfaccia con il provider EDI.
Si innesca un processo di import automatico dell’ordine ricevuto dal cliente, riconoscimento del contenuto e del cliente associato.
La soluzione riconosce ed estrae automaticamente dall’ordine tutti i dati necessari al caricamento nell’ERP.
I dati possono essere estratti tramite due procedure:
- AI Data Extraction: un apposito modulo potenziato dall’intelligenza artificiale è in grado di identificare le informazioni presenti nell’ordine, comprenderle ed estrarle automaticamente sotto forma di dati strutturati.
- Mappatura posizionale: se si ricevono grandi volumi di ordini da determinati clienti che utilizzano sempre lo stesso layout per i propri documenti, è possibile istruire la piattaforma tramite una “mappatura”, che indica in quali punti del documento sono presenti le informazioni da estrarre.
Possono anche essere configurati dei controlli custom sui dati estratti dall’ordine (ad es. esistenza del codice articolo, quantità minime, condizioni di pagamento ecc), con flussi che coinvolgono automaticamente il corretto responsabile nel caso vengano riscontrate delle discrepanze.
Il sistema carica automaticamente i dati estratti dall’ordine nel sistema informativo, con l’eventuale conversione dei codici articolo cliente nei codici interni.
La soluzione permette di caricare l’ordine con diverse modalità:
- inserimento automatico dell’ordine nell’ERP, senza alcun intervento da parte dell’utente e in modo completamente trasparente;
- caricamento dell’ordine in modalità “attended”, dove il sistema pilota automaticamente le schermate dell’ERP e inserisce i dati nei campi corretti per il caricamento dell’ordine, mentre l’utente può supervisionare la procedura e confermare definitivamente il caricamento con un semplice click.
In particolare, nella modalità attended, la Solution Collhuborate è in grado di pilotare schermate di SAP, AS/400, o altri applicativi web, garantendo così un alto livello di integrazione con l’ERP in uso in azienda.
Se necessario il sistema genera la conferma d’ordine in formato EDI a partire dai dati presenti nell’ERP.
Scopri i vantaggi del caricamento automatico degli ordini di vendita
Scopri le piattaforme con cui abbiamo costruito la Solution dedicata al caricamento automatico degli ordini di vendita a gestionale
