Troppo tempo dedicato al caricamento degli ordini di vendita a gestionale?

Automatizza il caricamento degli ordini di vendita

Risparmia fino al 70del tempo nel caricamento dei nuovi ordini e riduci gli errori di data entry

Il caricamento degli ordini di vendita all’interno dei sistemi informativi aziendali è un’attività essenziale per l’ufficio commerciale ma, a causa dell’elevato quantitativo di tempo e attività ripetitive necessari, può generare inefficienze e ritardare la pianificazione della produzione.

Gli ordini vengono spesso ricevuti in formati eterogenei e attraverso diversi canali di comunicazione. Questo comporta un allungamento delle tempistiche di elaborazione e un aumento delle probabilità di commettere errori in fase di data entry, con una diretta ricaduta sui processi a valle.

Il caricamento degli ordini di vendita all’interno dei sistemi informativi aziendali è un’attività essenziale per l’ufficio commerciale ma, a causa dell’elevato quantitativo di tempo e attività ripetitive necessari, può generare inefficienze e ritardare la pianificazione della produzione.

Gli ordini vengono spesso ricevuti in formati eterogenei e attraverso diversi canali di comunicazione. Questo comporta un allungamento delle tempistiche di elaborazione e un aumento delle probabilità di commettere errori in fase di data entry, con una diretta ricaduta sui processi a valle.

Dal caricamento degli ordini di vendita manuale…

01
Monitoraggio

Monitoraggio continuo della casella di posta o di altri canali di ricezione degli ordini.

02
Download

Download manuale degli ordini, ricevuti spesso in formati eterogenei e alcuni di essi non leggibili.

03
Caricamento manuale

Copia e incolla o digitazione dei dati dell’ordine all’interno del sistema informativo.

04
Controllo

Verifica che tutte le informazioni inserite siano corrette.

…al caricamento automatico degli ordini di vendita

01

Monitoraggio, import, estrazione e caricamento automatici dei dati nell’ERP

La soluzione acquisisce automaticamente l’ordine PDF da una casella email o l’ordine EDI dal provider dedicato. Riconosce il cliente, il tipo di file ed estrae i dati dal documento. Successivamente, la soluzione carica autonomamente le informazioni estratte nel sistema informativo, con l’eventuale conversione dei codici articolo cliente nei codici interni. Se necessario, crea automaticamente anche la conferma d’ordine in formato EDI.

Con il caricamento automatico degli ordini di vendita ottieni:
0
del tempo per il caricamento dell'ordine
0
degli errori di data entry

Il flusso digitale… nel dettaglio

Con la suite COLLHUBORATE il caricamento degli ordini di vendita può essere completamente automatizzato, in pochi semplici passi. Scopri quali!

Un apposito connettore resta “in ascolto” in una specifica casella e-mail o cartella per acquisire i nuovi ordini in PDF, oppure si interfaccia con il provider EDI.

Si innesca un processo di import dell’ordine di vendita e riconoscimento del contenuto e del cliente associato, in modo da applicare automaticamente la mappatura corretta per estrarre i dati.

La soluzione riconosce ed estrae automaticamente tutte le informazioni utili dall’ordine.

Possono anche essere configurati dei controlli custom sui dati estratti dall’ordine (ad es. esistenza del codice articolo, quantità minime, condizioni di pagamento ecc), con flussi che coinvolgono automaticamente il corretto responsabile nel caso vengano riscontrate delle discrepanze.

Il sistema carica automaticamente i dati estratti dall’ordine nel sistema informativo, con l’eventuale conversione, anch’essa automatizzata, dei codici articolo cliente nei codici interni.

La soluzione permette di caricare l’ordine con diverse modalità:

  • inserimento automatico dell’ordine nell’ERP, senza alcun intervento da parte dell’utente e in modo completamente trasparente;
  • caricamento dell’ordine in modalità “attended”, dove il sistema pilota automaticamente le schermate dell’ERP e inserisce i dati nei campi corretti per il caricamento dell’ordine, mentre l’utente può supervisionare la procedura e confermare definitivamente il caricamento con un semplice click.

In particolare, nella modalità attended, la Solution COLLHUBORATE è in grado di pilotare schermate di SAPAS/400, o altri applicativi web, garantendo così un alto livello di integrazione con l’ERP in uso in azienda.

Se necessario il sistema genera la conferma d’ordine in formato EDI a partire dai dati presenti nell’ERP.

Scopri i vantaggi del caricamento automatico degli ordini di vendita

  • Non dovrai più:

    • stampare gli ordini;
    • inserire manualmente a gestionale tutti i dati utili;
    • controllare più volte la correttezza delle informazioni inserite.

    In questo modo si liberano le persone da operazioni a scarso valore aggiunto, accrescendo la qualità delle attività customer oriented.

  • Elimina almeno il 50% degli errori dovuti ad errata digitazione o a inesattezze che sfuggono durante il controllo.

  • Con il caricamento automatico dei dati, le tempistiche di elaborazione si riducono drasticamente, con ordini subito da processare.

  • Nessuno stravolgimento: continuerai a lavorare come sei sempre stato abituato con gli applicativi aziendali già in uso.

    Le Solutions COLLHUBORATE si interfacciano con qualsiasi sistema informativo grazie alle numerose modalità di integrazione possibili.

Una suite, quattro piattaforme, infinite soluzioni

Scopri le piattaforme con cui abbiamo costruito la Solution dedicata al caricamento automatico degli ordini di vendita a gestionale

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