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Automatizza la gestione delle conferme d'ordine
Raggiungi il pieno controllo sulle merci in arrivo e migliora la pianificazione della produzione
Qui è presente un video dimostrativo
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La scarsità delle materie prime e le difficoltà di approvvigionamento comportano ritardi e deficit nella datazione e quantificazione delle consegne da parte dei fornitori, con dirette conseguenze sulla pianificazione e produzione effettiva.
L’inserimento manuale di date e quantità confermate comporta inoltre un’elevata probabilità di errore e conseguenti inefficienze produttive, oltre a richiedere l’investimento di molto tempo per sollecitare informazioni precise dai fornitori.
La scarsità delle materie prime e le difficoltà di approvvigionamento comportano ritardi e deficit nella datazione e quantificazione delle consegne da parte dei fornitori, con dirette conseguenze sulla pianificazione e produzione effettiva.
L’inserimento manuale di date e quantità confermate comporta inoltre un’elevata probabilità di errore e conseguenti inefficienze produttive, oltre a richiedere l’investimento di molto tempo per sollecitare informazioni precise dai fornitori.
Con la suite Collhuborate, la gestione delle conferme d’ordine dei fornitori può essere completamente automatizzata, in pochi semplici passi. Scopri quali!
Un apposito connettore resta “in ascolto” in una specifica casella e-mail o cartella per importare le conferme d’ordine in arrivo dai fornitori (PDF, CSV, XLS o qualsiasi altro formato).
La soluzione riconosce ed estrae automaticamente i codici degli articoli, le quantità e le date di consegna confermate.
Per il riconoscimento e l’estrazione dei dati possono essere sfruttate due modalità:
- tramite il processo di AI Data Extraction: l’intelligenza artificiale analizza il file della conferma d’ordine, ne comprende il contenuto, estrae le informazioni richieste e le restituisce sotto forma di dati strutturati e utilizzabili dalla soluzione per i successivi step.
- tramite mappatura posizionale: ideale quando si ricevono grandi volumi di documenti che hanno sempre il medesimo layout e quindi le informazioni hanno una posizione fissa.
La soluzione può importare automaticamente i dati della conferma d’ordine nell’ERP generando un apposito file XML, scrivendo direttamente quantità e date di consegna sulle tabelle del database o pilotando le schermate del gestionale come se fosse l’utente ad interagirvi.
Un numero prestabilito di giorni prima della data di consegna prevista, la soluzione invia in automatico al fornitore una email per verificare i dati relativi a quantità e date di consegna previsti nella conferma d’ordine.
Inoltre, il sistema invia dei solleciti automatici programmati in caso di mancata risposta.
Nell’email è presente un link ad un portale web che permette al fornitore di visualizzare il PDF dell’ordine.
Cliccando sul link il fornitore può rispondere confermando o modificando date e quantità di consegna previste.
Se il fornitore modifica le quantità o le date di consegna dell’ordine, la soluzione aggiorna automaticamente i dati nel gestionale.
Nel caso in cui il fornitore apporti variazioni alle date o quantità in consegna o non risponda ai solleciti automatici, il sistema invia una notifica agli utenti preposti.
Scopri i vantaggi della gestione automatica delle conferme d’ordine
Gestione automatica conferme d’ordine
della casella di posta elettronica o di altri canali dedicati alla ricezione della conferma d’ordine da parte del fornitore.
della conferma d’ordine, che può arrivare in formati eterogenei a seconda del fornitore, alcuni non human readable.
con copia e incolla o digitazione nel gestionale delle date di consegna e delle quantità presenti nel documento.
via e-mail o telefono nei confronti dei fornitori per verificare la correttezza di quantità e date di consegna confermate.
delle informazioni nell’ERP nel caso in cui il fornitore comunichi modifiche delle date o quantità per la merce in consegna.
La soluzione effettua autonomamente le operazioni di ricezione della conferma d’ordine e riconoscimento del fornitore. Effettua l’import ed estrae i dati. Carica automaticamente a gestionale la conferma d’ordine e un numero prestabilito di giorni prima della data di consegna, invia una email automatica di verifica. L’email contiene un link che permette al fornitore di accedere ad un portale web per l’interscambio di documenti e dati.
Il fornitore all’interno del portale web può confermare o modificare le quantità e le date di consegna precedentemente indicate, in totale autonomia.
Se il fornitore modifica i dati, la piattaforma aggiorna automaticamente date e quantità in consegna a gestionale. Il sistema notifica all’utente le variazioni o la mancata risposta ai solleciti.
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