Troppo tempo perso a caricare conferme d’ordine e a sollecitare i fornitori per informazioni imprecise o incomplete?

Automatizza la gestione delle conferme d'ordine

Raggiungi il pieno controllo sulle merci in arrivo e migliora la pianificazione della produzione

La scarsità delle materie prime e le difficoltà di approvvigionamento comportano ritardi e deficit nella datazione e quantificazione delle consegne da parte dei fornitori, con dirette conseguenze sulla pianificazione e produzione effettiva.

L’inserimento manuale di date e quantità confermate comporta inoltre un’elevata probabilità di errore e conseguenti inefficienze produttive, oltre a richiedere l’investimento di molto tempo per sollecitare informazioni precise dai fornitori.

La scarsità delle materie prime e le difficoltà di approvvigionamento comportano ritardi e deficit nella datazione e quantificazione delle consegne da parte dei fornitori, con dirette conseguenze sulla pianificazione e produzione effettiva.

L’inserimento manuale di date e quantità confermate comporta inoltre un’elevata probabilità di errore e conseguenti inefficienze produttive, oltre a richiedere l’investimento di molto tempo per sollecitare informazioni precise dai fornitori.

Gestione automatica conferme d’ordine: il flusso digitale

Migliore collaborazione

Comunicazione con il fornitore ottimizzata per il pieno controllo sulle forniture in arrivo

- 100% errori data entry

Nessun errore di inserimento dei dati o discrepanze che sfuggono ai controlli

Grande risparmio di tempo

Più tempo per scouting, relazione e contrattazione con fornitori grazie ad attività automatizzate

Informazioni attendibili

Dati precisi e aggiornati in real time per l’allineamento continuo della pianificazione materiali MRP

Con la suite COLLHUBORATE di Arket, la gestione delle conferme d’ordine dei fornitori può essere completamente automatizzata, in pochi semplici passi. Scopri quali!

Un apposito connettore resta “in ascolto” in una specifica casella e-mail o cartella per acquisire le conferme d’ordine in arrivo dai fornitori (PDF, CSV, XLS o qualsiasi altro formato).

Si innesca un processo che importa il documento, riconosce il contenuto e identifica il fornitore associato, in modo da applicare automaticamente la mappatura corretta per l’estrazione dei dati.

La soluzione riconosce ed estrae automaticamente i codici degli articoli, le quantità e le date di consegna confermate.

La soluzione può importare automaticamente i dati della conferma d’ordine nell’ERP generando un apposito file XML, scrivendo direttamente quantità e date di consegna sulle tabelle del database o pilotando le schermate del gestionale come se fosse l’utente ad interagirvi.

Un numero prestabilito di giorni prima della data di consegna prevista, la soluzione invia in automatico al fornitore una email per verificare i dati relativi a quantità e date di consegna previsti nella conferma d’ordine.

Inoltre, il sistema invia dei solleciti automatici programmati in caso di mancata risposta.

Nell’email è presente un link ad un portale web che permette al fornitore di visualizzare il PDF dell’ordine.

Cliccando sul link il fornitore può rispondere confermando o modificando date e quantità di consegna previste.

Se il fornitore modifica le quantità o le date di consegna dell’ordine, la soluzione aggiorna automaticamente i dati nel gestionale.

Nel caso in cui il fornitore apporti variazioni alle date o quantità in consegna o non risponda ai solleciti automatici, il sistema invia una notifica agli utenti preposti.

Scopri i vantaggi della gestione automatica delle conferme d’ordine

  • Non dovrai più:

    • caricare nel gestionale quantità e date di consegna delle conferme d’ordine del fornitore;
    • inviare email o effettuare telefonate per verificare quantità e date di consegna previste;
    • sollecitare i fornitori in caso di mancata risposta;
    • aggiornare nel sistema informativo i dati delle conferme d’ordine in caso di variazioni.
  • Potrai dedicare molto più tempo ad attività più strategiche, come la ricerca di nuovi fornitori o la contrattazione di migliori condizioni.

    Verrai coinvolto nella gestione delle conferme d’ordine solo nei casi in cui sia richiesto il tuo intervento, ad esempio, se il fornitore modificando i dati della conferma d’ordine non rispetta le condizioni prestabilite o non risponde ai solleciti automatici. 

  • Elimina gli errori dovuti ad errata digitazione o a modifiche che sfuggono durante il controllo. 

  • Nessuno stravolgimento: continuerai a lavorare come sei sempre stato abituato con gli applicativi aziendali già in uso.

    Le Solutions COLLHUBORATE si interfacciano con qualsiasi sistema informativo grazie alle numerose modalità di integrazione possibili.

  • Aumenta l’affidabilità delle informazioni con una comunicazione più efficiente e mirata con i fornitori.

  • Tempi brevissimi per l’aggiornamento delle informazioni. Le quantità e le date di consegna confermate o modificate sono caricate istantaneamente nell’ERP, garantendo un aggiornamento dei dati in real-time.

Gestione automatica conferme d’ordine

Dal flusso manuale a quello digitale con le Solutions COLLHUBORATE by Arket
Flusso manuale
01
Monitoraggio continuo

della casella di posta elettronica o di altri canali dedicati alla ricezione della conferma d’ordine da parte del fornitore.

02
Download manuale

della conferma d’ordine, che può arrivare in formati eterogenei a seconda del fornitore, alcuni non human readable.

03
Data entry manuale

con copia e incolla o digitazione nel gestionale delle date di consegna e delle quantità presenti nel documento.

04
Attività di sollecito

via e-mail o telefono nei confronti dei fornitori per verificare la correttezza di quantità e date di consegna confermate.

05
Aggiornamento manuale

delle informazioni nell’ERP nel caso in cui il fornitore comunichi modifiche delle date o quantità per la merce in consegna.

Flusso digitalizzato
01
Monitoraggio, download, data entry, sollecito e aggiornamento dei dati automatici

La soluzione effettua autonomamente le operazioni di ricezione della conferma d’ordine e riconoscimento del fornitore. Effettua l’import ed estrae i dati. Carica automaticamente a gestionale la conferma d’ordine e un numero prestabilito di giorni prima della data di consegna, invia una email automatica di verifica. L’email contiene un link che permette al fornitore di accedere ad un portale web per l’interscambio di documenti e dati.

02
Interazione tramite portale fornitore

Il fornitore all’interno del portale web può confermare o modificare le quantità e le date di consegna precedentemente indicate, in totale autonomia.

03
Aggiornamento automatico dei dati

Se il fornitore modifica i dati, la piattaforma aggiorna automaticamente date e quantità in consegna a gestionale. Il sistema notifica all’utente le variazioni o la mancata risposta ai solleciti.

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Una suite, quattro piattaforme, infinite soluzioni

Scopri le piattaforme con cui abbiamo costruito la Solution dedicata alla gestione automatica delle conferme d’ordine

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