Gestire i flussi di Richiesta di Acquisto e di Offerta ai fornitori è complesso e dispendioso?

Automatizza e centralizza
la gestione di
RDA e RDO

Riduci fino al 90% i tempi di elaborazione grazie alla gestione digitale ed automatizzata di RDA e RDO

Il processo di gestione delle richieste di acquisto è complesso e richiede l’investimento di molto tempo da parte dell’ufficio acquisti: è infatti necessario coinvolgere diversi attori (colleghi di altri reparti, responsabili di funzione, fornitori…) e le procedure spesso non sono standardizzate.

La raccolta delle esigenze di approvvigionamento, la selezione dei fornitori da coinvolgere, la successiva contrattazione e scelta della migliore offerta sono attività centrali per l’ufficio acquisti, ma estremamente dispendiose in termini di tempo se gestite in modo non strutturato e manualmente.

Il processo di gestione delle richieste di acquisto è complesso e richiede l’investimento di molto tempo da parte dell’ufficio acquisti: è infatti necessario coinvolgere diversi attori (colleghi di altri reparti, responsabili di funzione, fornitori…) e le procedure spesso non sono standardizzate.

La raccolta delle esigenze di approvvigionamento, la selezione dei fornitori da coinvolgere, la successiva contrattazione e scelta della migliore offerta sono attività centrali per l’ufficio acquisti, ma estremamente dispendiose in termini di tempo se gestite in modo non strutturato e manualmente.

Gestione automatizzata RDA e RDO: il flusso digitale

Risparmio di tempo e più efficienza

Ricevi, carica e valuta le offerte dei fornitori in modo digitale e automatizzato

Processi standard e centralizzati

RDA standardizzate e centralizzate con gestione digitale dei flussi approvativi

Monitoraggio costante

Pieno controllo sullo stato di avanzamento delle richieste di acquisto e delle richieste di offerta

Selezione vincitore semplificata

Dashboard personalizzabile per valutare in modo rapido ed efficiente l’offerta migliore

Con la suite COLLHUBORATE di Arket, la gestione di RDA e RDO può essere completamente automatizzata, in pochi semplici passi. Scopri quali!

Le persone dei diversi reparti aziendali possono inserire una richiesta di acquisto tramite una procedura guidata e standardizzata, in cui specificano ad esempio tipologia di acquisto, quantità, data di consegna richiesta e sede di destinazione.

Dopo l’invio della richiesta, si attiva un eventuale workflow approvativo verso il responsabile dell’utente, che riceve una notifica e può decidere se approvare o meno l’acquisto, con la possibilità di inserire delle note in caso di rifiuto.

Una volta che la richiesta è stata approvata, l’ufficio acquisti riceve una notifica.

Sulla base delle esigenze di approvvigionamento raccolte, i buyer generano automaticamente le richieste di offerta da inviare ai fornitori selezionati.

La scelta dei fornitori è facilitata grazie alla piena integrazione tra l’ERP e la soluzione che, sulla base dell’articolo da acquistare, propone i supplier più idonei o da cui si è recentemente acquistato.

La soluzione invia massivamente ai fornitori selezionati l’RDO tramite un’e-mail autocompilata, contenente tutti i dettagli relativi all’offerta richiesta.

L’e-mail contiene un link, che permette al fornitore di accedere autonomamente al portale web a lui dedicato ed inserire prezzi, quantità, date di consegna previste, preventivi o altra documentazione necessaria.

Le offerte inserite dai fornitori vengono acquisite in modo automatico dalla piattaforma: dashboard personalizzabili ed aggiornate automaticamente mettono in evidenza quelle con condizioni migliori sulla base di criteri stabiliti a monte come, ad esempio, il prezzo di acquisto o la data di consegna al di sotto di un certo valore, la presenza di fornitori preferenziali, ecc.

L’ufficio acquisiti, grazie alle dashboard può confrontare in modo semplice e intuitivo le offerte per scegliere quella vincitrice.

La soluzione, automaticamente, predispone l’invio di un’email precompilata per notificare al fornitore la vincita della trattativa.

Contemporaneamente invia un’email standard anche a tutti gli altri fornitori, in cui comunica che si è scelto di non procedere con l’acquisto.

Il sistema comunica con l’ERP per la generazione dell’ordine di acquisto, acquisisce automaticamente l’OdA in PDF e lo inoltra al fornitore vincitore tramite un’e-mail automatica.

Scopri i vantaggi della gestione automatizzata di RDA e RDO

  • Grazie ad un portale web dedicato, il fornitore può gestire autonomamente il caricamento e l’invio di documenti, facilitando l’interscambio di informazioni ed eliminando tutte le attività time consuming e dal basso valore aggiunto.

  • Grazie al processo di inserimento dele richieste di acquisto centralizzato è possibile uniformare le procedure e stabilire a monte eventuali livelli approvativi, aumentando l’efficienza e la trasparenza dei processi.

    L’ufficio acquisti può visionare tutte le richieste di acquisto dei vari reparti aziendali in un unico punto e avere il pieno controllo su RDA e RDO in essere, sul loro stato di avanzamento e sulle persone coinvolte nel processo.

  • Avrai a disposizione delle dashboard personalizzate per valutare in modo rapido e oggettivo l’offerta migliore tra quelle ricevute. Grazie ad appositi flag o indicatori grafici è possibile mettere in evidenza le offerte che rispettano determinati criteri come, ad esempio, quelle con la data di consegna più vicina, quelle al di sotto di una determinata soglia di prezzo, quelle relative ai fornitori preferenziali, ecc.

  • Nessuna modifica alle applicazioni già in uso in azienda: grazie alle numerose modalità di integrazione possibili, il processo di inserimento dell’RDA e invio dell’RDO ai fornitori selezionati utilizza le anagrafiche già presenti nel gestionale aziendale e comunica con l’ERP per acquisire ed inviare informazioni aggiornate.

  • Ottieni un doppio beneficio migliorando la qualità del rapporto di collaborazione con il fornitore. La tua azienda avrà un risparmio di tempo nelle fasi di ricezione, caricamento e valutazione delle offerte; il fornitore riceverà gli esiti della trattativa in tempi ridotti, grazie all’acquisizione automatica dei preventivi, alle dashboard che facilitano la selezione dell’offerta migliore e all’invio di email automatiche.

Gestione automatizzata RDA e RDO

Dal flusso manuale a quello digitale con le Solutions COLLHUBORATE by Arket
Flusso manuale
01
Raccolta richieste di acquisto

L’ufficio acquisti raccoglie tutte le esigenze di acquisto aziendali, comunicate telefonicamente, via mail o a voce. Le richieste passano per una fase approvativa (via e-mail o a voce) per poi procedere alla scelta dei fornitori da contattare.

02
Richiesta di offerta ai fornitori

L’ufficio acquisti invia una richiesta di offerta ad ogni fornitore selezionato, via email oppure telefonicamente, specificando tutte le informazioni necessarie alla fornitura.

03
Confronto manuale delle offerte

Le offerte ricevute vengono confrontate manualmente e la contrattazione con i fornitori avviene con un continuo scambio di email e telefonate, con il rischio di perdere informazioni preziose.

04
Caricamento manuale offerta vincitrice

Una volta scelta l’offerta vincitrice, si comunica l’esito ai diversi fornitori, si crea l’ordine di acquisto nell’ERP, inserendo manualmente tutte le informazioni necessarie e si invia l’ordine in PDF al fornitore vincitore.

Flusso digitalizzato
01
Monitoraggio, download, data entry, sollecito e aggiornamento dei dati automatici

Ogni utente può inserire in autonomia una RdA tramite una procedura guidata, con eventuali flussi approvativi automatici. L’ufficio acquisti riceve una notifica con la richiesta e tramite una semplice azione può inviare un’email precompilata con l’RdO a tutti i fornitori prescelti.

02
Accesso portale fornitore web per inserimento dati

Il fornitore riceve un’e-mail contente un link tramite cui può accedere al portale web a lui dedicato, inserire tutti i dati e allegare il preventivo, in totale autonomia. Tramite il portale fornitore è poi possibile gestire tutto l’interscambio di informazioni per la contrattazione.

03

Selezione offerta vincitrice e invio automatico OdA

L’ufficio acquisti, grazie ad una dashboard intelligente, sceglie l’offerta vincitrice. La soluzione automaticamente invia una mail a tutti i fornitori coinvolti comunicando l’esito della trattativa. Poi comunica con l’ERP per la creazione dell’ordine di acquistoacquisisce il PDF e lo invia al fornitore vincitore.

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