Troppo tempo speso per gestire i certificati prodotto e i certificati di fornitura?

Digitalizza la gestione dei certificati

Centralizza la gestione, acquisizione e creazione di certificati di conformità, collaudo e controllo e risparmia tempo con l’estrazione automatica dei dati.

gestione digitale certificati

Per molte aziende la vendita di prodotti/semilavorati al cliente dev’essere accompagnata da tutta una serie di certificati di qualità/collaudo/conformità che attestano che il prodotto in questione ha determinate caratteristiche. Queste attività, se gestite in modo non strutturato, possono portare a inefficienze e ritardi nei processi.

Le attività di creazione, acquisizione, archiviazione, ricerca, raggruppamento e invio dei certificati corretti per ogni articolo venduto, richiedono l’investimento di molto tempo e per grandi volumi di documenti aumentano le complessità e le probabilità di commettere errori.

Per molte aziende la vendita di prodotti/semilavorati al cliente dev’essere accompagnata da tutta una serie di certificati di qualità/collaudo/conformità che attestano che il prodotto in questione ha determinate caratteristiche. Queste attività, se gestite in modo non strutturato, possono portare a inefficienze e ritardi nei processi.

Le attività di creazione, acquisizione, archiviazione, ricerca, raggruppamento e invio dei certificati corretti per ogni articolo venduto, richiedono l’investimento di molto tempo e, nel caso la mole di documentazione sia elevata, si genera complessità che porta a inefficienze ed elevate probabilità di commettere errori.

Gestione dei certificati: il flusso digitale

Estrazione automatica dei dati

Estrazione dei dati dei certificati per l’archiviazione e il matching automatici con altri documenti

Gestione certificati centralizzata

Acquisizione e raggruppamento automatico dei certificati per lotto/cliente/DDT/fornitore

Solleciti automatici verso i fornitori

E-mail automatiche verso i fornitori per richiedere l’invio di certificati mancanti

Rigenerazione file con layout proprietario

Conversione dei certificati fornitore in template proprietario e personalizzato

Con la suite COLLHUBORATE di Arket, la gestione digitale dei certificati di controllo, conformità e collaudo può essere completamente automatizzata, in pochi semplici passi. Scopri quali!

Alla consegna della merce, il fornitore fornisce il relativo DDT, che viene acquisito dalla soluzione. Il sistema estrae automaticamente i dati dal DDT, compreso il numero di lotto per ogni articolo, che servirà successivamente a collegare il DDT ai certificati corrispondenti.

Per quanto riguarda invece l’acquisizione dei certificati relativi alla merce consegnata, può avvenire in due modalità:

  • Acquisizione ed estrazione dei dati automatici: la piattaforma resta in ascolto in una casella e-mail dedicata alla ricezione dei certificati, acquisisce ed archivia automaticamente i documenti. Il sistema è in grado di riconoscere il fornitore, applicare la mappatura corretta ed estrarre tutte le informazioni necessarie dal certificato, compresi i riferimenti al numero di lotto di ogni articolo.
  • Archiviazione manuale dei certificati all’interno della piattaforma tramite una maschera interattiva e personalizzabile.

Ora tramite i numeri di lotto estratti, la soluzione è in grado di collegare automaticamente tra di loro i DDT e i relativi certificati fornitore acquisiti.

Un’apposita dashboard permette di verificare molto velocemente i dati estratti dai DDT in entrata e, per ogni articolo, se il sistema ha già trovato il certificato corrispondente.

È possibile anche configurare solleciti automatici verso il fornitore, dopo un numero prestabilito di giorni dalla ricezione dei DDT, per l’invio dei certificati mancanti.

Per ogni cliente, inoltre, tramite un apposito flag in anagrafica, l’azienda può decidere se generare automaticamente con i dati estratti anche una nuova versione del certificato fornitore ricevuto, convertendo i certificati originali in layout proprietari dell’azienda.

La soluzione permette di centralizzare l’archiviazione e gestione dei certificati prodotti internamente con due modalità:

  • Acquisizione automatica o caricamento manuale all’interno della piattaforma dei certificati prodotti da altri software e successiva estrazione dei dati tramite mappatura.
  • Creazione automatica del certificato tramite compilazione di un’apposita maschera interattiva e personalizzata sulla base dell’esigenza dell’azienda.

Quando il prodotto è pronto per essere consegnato al cliente finale, viene creato il relativo DDT di vendita nel gestionale.

La piattaforma acquisisce il documento e le informazioni in esso contenute, compresi i lotti di vendita relativi ad ogni riga.

Per ogni riga del DDT di vendita, sulla base dei numeri di lotto indicati, la soluzione ricerca automaticamente:

  • i certificati prodotti internamente collegati ad ogni lotto di vendita;
  • i lotti fornitore collegati al lotto di vendita ed i relativi certificati fornitore archiviati nella soluzione. Questa ricerca automatica è possibile poiché la soluzione è in grado di interfacciarsi con l’ERP/MES, in cui sono registrati i legami tra lotto dell’articolo venduto ed eventuali lotti fornitori utilizzati per la produzione di un determinato lotto di vendita.

Quindi, per ogni DDT di vendita, la piattaforma crea in autonomia i certificati di vendita a partire dai relativi certificati proprietari e/o fornitore individuati. Il tutto in modo completamente trasparente e senza nessun intervento dell’utente.

Una volta identificati tutti i certificati coinvolti, il sistema predispone l’invio automatico del DDT di vendita con allegati tutti i certificati individuati.

Inoltre, è possibile mettere a disposizione del cliente tutti i certificati ed i DDT di vendita collegati tramite Portale Web per i clienti.

Scopri i vantaggi della gestione digitale dei certificati fornitore

  • La soluzione è in grado di ricercare, in modo completamente automatico, tutti i certificati presenti all’interno della piattaforma collegati ai lotti indicati nel DDT di vendita e raggrupparli in un dossier digitale.

    Avrai accesso da un unico punto a tutta la documentazione utile (certificati fornitore, certificati creati internamente, DDT con entrata merce, ordini, ecc.), semplificando e velocizzando enormemente la ricerca e selezione dei certificati da inviare al cliente, eliminando errori e rischio di smarrimento dei documenti.

  • Con la gestione digitale dei certificati ottieni un grande risparmio di tempo grazie all’automazione e digitalizzazione di tutta una serie di operazioni manuali e ripetitive, ad esempio:

    • Creazione guidata dei certificati interni, tramite una maschera interattiva e personalizzabile
    • Automazione dell’invio di solleciti verso i fornitori per ricevere i certificati mancanti
    • Estrazione automatica dei dati dai certificati ricevuti dai fornitori e rigenerazione in un layout proprietario
    • Ricerca e raggruppamento automatici dei certificati sulla base del lotto di vendita
  • Grazie alle numerose modalità di integrazione possibili, la piattaforma si interfaccia con l’ERP o il MES per recuperare in automatico i numeri di lotto dei certificati collegati al DDT di vendita.

  • Il sistema, in modo automatizzato, può convertire il layout dei certificati fornitore originali in un template proprietario da allegare al DDT di vendita.

  • Le piattaforme della suite COLLHUBORATE lavorano in sinergia per ottimizzare e semplificare i processi migliorando la collaborazione: all’interno dello stesso ufficio, tra reparti diversi o coinvolgendo clienti e fornitori.

    In quest’ottica la gestione digitale dei certificati può essere facilmente integrata con la Solution Gestione digitale dei DDT fornitore che automatizza l’estrazione e il caricamento dei dati contenuti nei documenti di trasporto all’interno dell’ERP.

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Una suite, quattro piattaforme, infinite soluzioni

Scopri le piattaforme con cui abbiamo costruito la Solution dedicata alla gestione digitale dei certificati fornitore

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