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Automatizza il caricamento dei DDT fornitore
Velocizza le operazioni di registrazione dei carichi in entrata e garantisci informazioni aggiornate in real time
Qui è presente un video dimostrativo
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Per le aziende di produzione, in particolare per chi opera con la metodologia just in time, il caricamento manuale dei dati dei DDT nei sistemi informativi allunga le tempistiche di gestione e non permette all’ufficio logistico di fornire tempestivamente le informazioni necessarie per programmare la produzione e verificare la correttezza delle fatture di acquisto.
L’inserimento dei dati e le altre operazioni di scansione e archiviazione dei Documenti di Trasporto, se effettuate manualmente, aumentano le probabilità di commettere errori in fase di data entry o di smarrire il documento cartaceo. Di conseguenza, ostacolano tutti i processi a valle e richiedono l’investimento di grandi quantità di tempo e risorse preziose.
Per le aziende di produzione, in particolare per chi opera con la metodologia just in time, il caricamento manuale dei dati dei DDT nei sistemi informativi allunga le tempistiche di gestione e non permette all’ufficio logistico di fornire tempestivamente le informazioni necessarie per programmare la produzione e verificare la correttezza delle fatture relative alle forniture.
L’inserimento dei dati e le altre operazioni di scansione e archiviazione dei Documenti di Trasporto, se effettuate manualmente, aumentano le probabilità di commettere errori in fase di data entry o di smarrire il documento cartaceo. Di conseguenza, ostacolano tutti i processi a valle e richiedono l’investimento di grandi quantità di tempo e risorse preziose.
Con la suite Collhuborate, la gestione digitale dei DDT fornitore può essere completamente automatizzata, in pochi semplici passi. Scopri quali!
Il fornitore può anticipare via e-mail o portale dedicato il DDT non appena lo stampa, prima dell’arrivo della merce.
In alternativa, il DDT cartaceo può essere scansionato al momento dell’arrivo della merce.
Un apposito connettore resta “in ascolto” in una specifica casella e-mail o cartella per acquisire automaticamente i Documenti di Trasporto in arrivo dai fornitori (PDF, EDI o qualsiasi altro formato).
Si innesca un processo di import del documento, riconoscimento del contenuto e del fornitore associato ed estrazione dei dati.
Per il riconoscimento e l’estrazione dei dati sono disponibili due modalità:
- AI Data Extraction: l’intelligenza artificiale analizza il file del DDT, comprende il contenuto, estrae le informazioni necessarie e le restituisce sotto forma di dati strutturati per gli step successivi.
- Mappatura posizionale: ideale quando si ricevono grandi volumi di documenti che hanno sempre il medesimo layout e quindi le informazioni hanno una posizione fissa. Per ogni template di documento viene definito a monte in quali punti si trovano le specifiche informazioni da estrarre.
Oltre alle quantità necessarie per aggiornare i carichi di magazzino, la soluzione può estrarre anche eventuali informazioni aggiuntive, ad esempio le matricole dei componenti per la tracciatura.
La soluzione carica nell’ERP i dati sulla merce in arrivo in modo completamente automatizzato.
Anche se si tratta di un’operazione trasparente per l’utente, un’apposita dashboard permette di avere sempre il pieno controllo sullo stato di avanzamento del processo di estrazione e caricamento dei dati del DDT nell’ERP.
Globe, la piattaforma di gestione documentale della suite Collhuborate, acquisisce il DDT ricevuto in formato PDF per l’archiviazione digitale e l’eventuale conservazione digitale a norma di legge.
Inoltre, all’arrivo della merce è possibile apporre un’etichetta contenente un barcode sul DDT e acquisire la copia cartacea del DDT tramite scanner.
Globe sarà in grado di associarla automaticamente al PDF ricevuto via mail ed archiviarla.
Gestione automatica conferme d’ordine
Il DDT cartaceo arriva insieme alla merce e richiede un tempo tecnico per il caricamento dei dati all’interno del gestionale.
L’operatore inserisce manualmente i carichi di magazzino nell’ERP, tramite digitazione delle informazioni contenute nella copia cartacea.
Si procede alla scansione del DDT cartaceo e all’archiviazione manuale nel rispetto delle normative.
Il fornitore anticipa via e-mail o portale il DDT non appena lo stampa. La soluzione lo acquisisce, riconosce il fornitore, estrae automaticamente i dati e carica le informazioni delle bolle a gestionale, senza alcun intervento dell’utente.
La piattaforma documentale Globe acquisisce il DDT in formato PDF per l’archiviazione digitale, anche a norma di legge. All’arrivo della merce, la copia cartacea del DDT viene scansionata e automaticamente associata al PDF anticipato.
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