La gestione delle Non Conformità è complessa e time consuming?

Digitalizza la gestione delle Non Conformità

Risparmia fino al 65% del tempo di gestione e migliora la raccolta delle informazioni

La gestione delle Non Conformità coinvolge diversi soggetti (interni ed esterni all’azienda), documenti, processi, procedure e responsabilità. Il loro coordinamento risulta spesso complesso, oneroso e fonte di inefficienze e colli di bottiglia.

Quando i flussi vengono gestiti in modo tradizionale, i documenti sono compilati manualmente in ogni fase e inoltrati al successivo responsabile del processo, con un elevato rischio di smarrimento della documentazione. Le conseguenze sono quindi un aumento delle tempistiche e della possibilità di errori.

La gestione delle Non Conformità coinvolge diversi soggetti (interni ed esterni all’azienda), documenti, processi, procedure e responsabilità. Il loro coordinamento risulta spesso complesso, oneroso e fonte di inefficienze e colli di bottiglia.

Quando i flussi vengono gestiti in modo tradizionale, i documenti sono compilati manualmente in ogni fase e inoltrati al successivo responsabile del processo, con un elevato rischio di smarrimento della documentazione. Le conseguenze sono quindi un aumento delle tempistiche e della possibilità di errori.

Dalla gestione manuale…

01
Identificazione della Non Conformità

Identificazione, valutazione e segnalazione della Non Conformità.

02
Coinvolgimento altri reparti

Coinvolgimento di diversi soggetti per raccogliere documenti e informazioni necessari per risolvere la NC.

03
Creazione manuale rapporto di NC

Creazione del rapporto di NC inserendo manualmente i dati relativi a lotto, fornitore, articolo e altre informazioni necessarie raccolte da diverse fonti.

04
Invio della NC e solleciti via email

Scambio continuo di email e telefonate con il cliente o con il fornitore per la risoluzione del problema.

…alla gestione digitale delle Non Conformità

01

Creazione guidata rapporto NC

Il software di gestione delle Non Conformità guida l’utente nella generazione del rapporto NC, precompilando automaticamente alcuni dati grazie all’integrazione con gli altri applicativi aziendali e coinvolge l’utente giusto al momento giusto tramite workflow automatici.

02

Invio email automatico

Una volta generata la NC, la soluzione invia automaticamente al fornitore o al cliente un’email contenente un link per l’accesso al portale web dedicato, in cui è possibile interagire per la risoluzione del problema in modo semplice ed efficace. In caso di mancata risposta, la piattaforma invia dei solleciti automatici con cadenza regolare.

03

Interazione tramite portale web

Tramite il portale web cliente/fornitore è possibile scambiare documenti e dati in totale autonomia per la risoluzione della problematica. Per esempio, la soluzione può predisporre un’azione di richiesta correttiva al fornitore o di richiesta di deroga al cliente, il tutto in modo automatizzato.

Con il software per la gestione delle Non Conformità ottieni:
0
di errori e imprecisioni
0
del tempo di elaborazione della NC

Il flusso digitale… nel dettaglio

Con la suite COLLHUBORATE la gestione delle Non Conformità può essere completamente digitalizzata in pochi semplici passi. Scopri quali!

L’utente genera il rapporto di Non Conformità tramite una procedura guidata e grazie alla piena integrazione con le altre applicazioni aziendali, la Solution precompila in automatico alcune informazioni, semplificando il processo e diminuendo gli errori.

In fase di creazione della NC è possibile allegare documentazione fotografica acquisita direttamente sul campo tramite l’App di Globe.

Una volta generata la Non Conformità è possibile creare in modo semplice e veloce la relativa richiesta di azione correttiva, con inoltro automatico al fornitore nel caso la problematica sia a lui imputabile.

Il fornitore riceve una e-mail contenente un link per l’accesso al portale web dedicato, da cui può inserire documenti e informazioni relativi alla richiesta di azione correttiva.

Una volta identificata una non conformità, la soluzione permette di inviare al cliente una richiesta di deroga, tramite e-mail autogenerata con un link per gestire l’operazione da portale web dedicato. Da qui il cliente può decidere se accettare, chiedere di ri-lavorare/riparare o respingere la merce.

Nel caso invece fosse il cliente ad accorgersi della non conformità nel momento in cui riceve la merce, potrà inserire una segnalazione nel portale clienti, che sarà gestita in modo digitale ed automatizzato con la soluzione.

Scopri i vantaggi del software di gestione delle Non Conformità

  • Ad esempio, potrai digitalizzare completamente le attività di creazione dei documenti per la Non Conformità, l’interscambio di informazioni con clienti e fornitori o l’acquisizione di dati dagli altri applicativi aziendali, riducendo drasticamente il tempo necessario, ma aumentando l’efficacia e la qualità di tutto il processo.

  • Scegliendo le Solutions COLLHUBORATE incrementi la tempestività risparmiando fino al 65% del tempo nella segnalazione della Non Conformità e nella gestione dei processi a valle collegati.

  • Potrai visionare tutte le segnalazioni di NC in un unico punto. Grazie al processo di inserimento centralizzato è possibile uniformare le procedure e stabilire a monte gli step previsti, aumentando l’efficienza e la trasparenza dei processi.

    Avrai inoltre il pieno controllo sullo stato di avanzamento della richiesta, visionando anche tutti gli attori coinvolti (fornitori, clienti, responsabili interni) e i relativi tasks.

  • Nessuno cambiamento: continuerai a lavorare con gli applicativi aziendali già in uso.

    Le Solutions COLLHUBORATE si interfacciano con qualsiasi sistema informativo grazie alle numerose modalità di integrazione possibili.

  • Grazie alla procedura di inserimento guidata e perfettamente integrata con il sistema informativo, le probabilità di commettere errori in fase di data entry sono quasi nulle. La precompilazione automatica dei campi e i filtri intelligenti permettono infatti di automatizzare la maggior parte delle operazioni di inserimento dei dati.

  • Con il portale fornitori/clienti di COLLHUBORATE la comunicazione e lo scambio di documenti diventa molto più facile e veloce. Elimini l’invio di email manuali, oltre a risparmiare tempo grazie al sistema di solleciti automatici. Con il portale web aumenti trasparenza e tracciabilità delle informazioni con una ricaduta positiva sulla qualità del rapporto di collaborazione e sui tempi di risoluzione dei problemi.

  • Potrai reperire in modo facile e veloce tutti i documenti e le informazioni legati alla Non Conformità, grazie al collegamento tramite link di tutti gli elementi correlati e all’archiviazione sicura e digitale.

Una suite, quattro piattaforme, infinite soluzioni

Scopri la piattaforma con cui abbiamo costruito la Solution dedicata alla gestione digitale delle Non Conformità

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