Troppo tempo speso per inserire e controllare le note spesa manualmente?

Digitalizza la gestione delle note spesa

Risparmia tempo con una gestione digitale via App che utilizza il motore di OCR per estrarre i dati dagli scontrini

gestione digitale note spesa

L’inserimento manuale delle note spesa è un’operazione monotona e ripetitiva che richiede un investimento costante di risorse in caso di trasferte. Lo smarrimento degli scontrini o l’inserimento di importi errati complicano ulteriormente le cose. Tuttavia, è un’attività indispensabile per ricevere correttamente tutti i rimborsi in busta paga.

Anche per l’ufficio HR il controllo dei dati e degli scontrini, assorbe molto tempo, specialmente quando sono state inserite informazioni non corrette ed è necessario trovare l’errore. Anche la fase di approvazione e rimborso può rivelarsi molto dispendiosa, soprattutto nei casi in cui ci sono regole e categorie di spesa differenti.

L’inserimento manuale delle note spesa è un’operazione monotona e ripetitiva che richiede un investimento costante di risorse in caso di trasferte. Lo smarrimento degli scontrini o l’inserimento di importi errati complicano ulteriormente le cose. Tuttavia, è un’attività indispensabile per ricevere correttamente tutti i rimborsi in busta paga.

Anche per l’ufficio HR il controllo dei dati e degli scontrini, assorbe molto tempo, specialmente quando sono state inserite informazioni non corrette ed è necessario trovare l’errore. Anche la fase di approvazione e rimborso può rivelarsi molto dispendiosa, soprattutto nei casi in cui ci sono regole e categorie di spesa differenti.

Libera risorse per ciò che crea valore: le persone

Inserimento note spesa
in pochi secondi da App
Fotografando lo scontrino l’OCR riconosce ed estrae automaticamente i dati
Flussi approvativi personalizzabili
Piena integrazione con altri applicativi (ERP, software paghe, altri applicativi per l’HR…)

Il flusso digitale… nel dettaglio

Con la suite COLLHUBORATE la gestione delle note spesa può essere completamente digitalizzata in pochi semplici passi. Scopri quali!

L’utente con l’app di Globe fotografa lo scontrino e la soluzione ritaglia l’immagine eliminando lo sfondo, riconosce ed estrae automaticamente tutti i dati necessari in pochi istanti, ad esempio: partita IVA, ragione sociale, data, ora, indirizzo, numero scontrino, metodo di pagamento, tutti gli importi presenti e qualsiasi altra informazione in base alle esigenze aziendali. Dopo aver estratto i dati, l’utente seleziona la categoria di spesa appropriata (completamente personalizzabile) e conferma la registrazione.

Il motore di riconoscimento OCR ha un’elevata affidabilità e, nel caso lo scontrino sia poco leggibile perché rovinato, la soluzione evidenzia le informazioni estratte che hanno una bassa attendibilità, in modo da facilitare il controllo.

Nel caso la soluzione registri una spesa con un importo superiore ad una soglia stabilita dalle policy aziendali, invia in automatico una notifica all’utente che l’ha inserita per avvertirlo dell’incongruenza rilevata e richiedere di specificare l’importo effettivo da rimborsare o di inserire delle note.

In fase di configurazione è possibile definire nel dettaglio le politiche di spesa aziendale, associando ad ogni categoria di spesa un importo soglia specifico. Per esempio la “pausa pranzo” avrà un importo soglia inferiore di quello del “pernottamento”.

Il responsabile HR ha a disposizione una dashboard di controllo in cui può visionare tutte le note spesa inserite, anche grazie a filtri avanzati che permettono di selezionare il singolo dipendente e un periodo di tempo specifico.

Per ogni spesa è disponibile un riepilogo dei dati estratti e la foto dello scontrino allegato. La dashboard può evidenziare le spese non ancora approvate, quelle con importi fuori soglia o con altre particolarità in modo da facilitare l’approvazione.

Il responsabile HR può approvare tramite flag le spese registrate, con la possibilità di inserire l’importo parziale da rimborsare per le spese fuori soglia.

A fine mese, il dipendente genera da smartphone o qualsiasi altro dispositivo, il riepilogo mensile delle note spesa. La soluzione crea un documento riepilogativo di tutte le note spesa che sono state approvate parzialmente o per l’intero importo dal responsabile HR. Il dipendente, dopo aver visionato i rimborsi approvati, firma digitalmente il report “confermando” l’erogazione del rimborsi previsti.

Nel caso sia previsto il rimborso dei costi di trasferta, la soluzione, interfacciandosi con il flusso di rilevazione presenze della suite COLLHUBORATE, inserisce nel report anche le spese relative al rimborso chilometrico e alle indennità di trasferta.

Il responsabile HR tramite dashboard di controllo visualizza i report dei rimborsi mensili firmati dai dipendenti e li approva in via definitiva. Dopo l’approvazione la soluzione genera automaticamente un file, in qualsiasi formato, da utilizzare nel gestionale paghe.


Scopri i vantaggi della gestione digitale delle note spesa

  • Con l’estrazione automatica dei dati la registrazione della spesa è facile e immediata. Ti basterà fotografare lo scontrino tramite la nostra app Globe e in meno di un secondo estrarrà tutti i dati necessari.

    La soluzione permette di configurare qualunque tipologia di spesa, anche con delle sottocategorie. In questo modo, in fase di inserimento sarà possibile selezionare la categoria più appropriata, senza gestire le eccezioni in modo differente.

  • Tutte le note spesa inserite dai dipendenti saranno visibili in una dashboard personalizzata secondo le tue esigenze e con il livello di dettaglio richiesto. Per ogni nota spesa sono visibili il relativo scontrino, i dati estratti ed eventuali note inserite.

    Inoltre, grazie ai filtri avanzati, la soluzione permette di visionare tutte le note spesa inserite secondo i criterio prescelti. Per esempio, è possibile selezionare il singolo dipendente e un determinato periodo di tempo in modo da facilitare e velocizzare la procedura di verifica e approvazione delle sue note spese.

  • Con l’estrazione automatica dai dati dallo scontrino tramite OCR e con le dashboard di riepilogo personalizzabili potrai ridurre drasticamente i tempi di inserimento e gestione delle note spesa. L’approvatore avrà a disposizione una dashboard di riepilogo interattiva sempre aggiornata da cui può gestire facilmente le approvazioni.

    Con COLLHUBORATE automatizzi tutte le operazioni manuali e ripetitive, liberando tempo prezioso per attività più qualificate che non puoi delegare alla tecnologia.

  • Grazie all’estrazione automatica dei dati dallo scontrino, le probabilità di commettere errori in fase di data entry sono ridotte drasticamente.

    La soluzione, inoltre, permette di configurare delle politiche di spesa specifiche e gestire eventuali importi fuori soglia in modo facile e veloce prevenendo possibili incongruenze.

  • Il processo approvativo sarà molto più semplice e veloce grazie alla dashboard di riepilogo. Da un unico punto potrai infatti decidere l’importo da rimborsare, richiedere eventuali informazioni al dipendente tramite l’invio di una notifica, generare report riepilogativi per il gestionale paghe, approvare con un flag l’intera spesa e molto altro.

    Con COLLHUBORATE migliori la collaborazione tra colleghi ed elimini i colli di bottiglia che causano inutili perdite di tempo.

  • Grazie alle numerose possibilità di integrazione disponibili, continuerai a lavorare come sei sempre stato abituato con gli applicativi già in uso.

    La Solution dedicata alla gestione digitale delle note spesa si interfaccia con qualsiasi gestionale, anche quello dedicato alla gestione delle paghe. Avrai inoltre la possibilità di creare report o file di riepilogo nel formato che preferisci da inviare al tuo consulente.

    Inoltre, con COLLHUBORATE puoi coprire altre esigenze dell’ufficio HR, in modo sinergico e altamente flessibile. Per esempio puoi digitalizzare: la rilevazione delle presenze, la pianificazione delle attività in trasferta, il ciclo assunzioni/dimissioni e la gestione ferie e permessi.

Una suite, quattro piattaforme, infinite soluzioni

Scopri la piattaforma con cui abbiamo costruito la Solution dedicata alla gestione digitale delle note spesa

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