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Digitalizza la gestione delle note spesa
Risparmia tempo con una gestione digitale via App che utilizza il motore di OCR per estrarre i dati dagli scontrini
Qui è presente un video dimostrativo
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L’inserimento manuale delle note spesa è un’operazione monotona e ripetitiva che richiede un investimento costante di risorse in caso di trasferte. Lo smarrimento degli scontrini o l’inserimento di importi errati complicano ulteriormente le cose. Tuttavia, è un’attività indispensabile per ricevere correttamente tutti i rimborsi in busta paga.
Anche per l’ufficio HR il controllo dei dati e degli scontrini, assorbe molto tempo, specialmente quando sono state inserite informazioni non corrette ed è necessario trovare l’errore. Anche la fase di approvazione e rimborso può rivelarsi molto dispendiosa, soprattutto nei casi in cui ci sono regole e categorie di spesa differenti.
L’inserimento manuale delle note spesa è un’operazione monotona e ripetitiva che richiede un investimento costante di risorse in caso di trasferte. Lo smarrimento degli scontrini o l’inserimento di importi errati complicano ulteriormente le cose. Tuttavia, è un’attività indispensabile per ricevere correttamente tutti i rimborsi in busta paga.
Anche per l’ufficio HR il controllo dei dati e degli scontrini, assorbe molto tempo, specialmente quando sono state inserite informazioni non corrette ed è necessario trovare l’errore. Anche la fase di approvazione e rimborso può rivelarsi molto dispendiosa, soprattutto nei casi in cui ci sono regole e categorie di spesa differenti.
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Il flusso digitale… nel dettaglio
Con la suite Collhuborate la gestione delle note spesa può essere completamente digitalizzata in pochi semplici passi. Scopri quali!
L’utente con l’app di Globe fotografa lo scontrino e la soluzione ritaglia l’immagine eliminando lo sfondo, riconosce ed estrae automaticamente tramite AI tutti i dati necessari in pochi istanti, ad esempio: partita IVA, ragione sociale, data, ora, indirizzo, numero scontrino, metodo di pagamento, tutti gli importi presenti e qualsiasi altra informazione in base alle esigenze aziendali.
Dopo aver estratto i dati, l’utente seleziona la categoria di spesa appropriata (completamente personalizzabile) e conferma la registrazione.
Nel caso la soluzione registri una spesa con un importo superiore ad una soglia stabilita dalle policy aziendali, invia in automatico una notifica all’utente che l’ha inserita per avvertirlo dell’incongruenza rilevata e richiedere di specificare l’importo effettivo da rimborsare o di inserire delle note.
In fase di configurazione è possibile definire nel dettaglio le politiche di spesa aziendale, associando ad ogni categoria di spesa un importo soglia specifico. Per esempio la “pausa pranzo” avrà un importo soglia inferiore di quello del “pernottamento”.
Il responsabile HR ha a disposizione una dashboard di controllo in cui può visionare tutte le note spesa inserite, anche grazie a filtri avanzati che permettono di selezionare il singolo dipendente e un periodo di tempo specifico.
Per ogni spesa è disponibile un riepilogo dei dati estratti e la foto dello scontrino allegato. La dashboard può evidenziare le spese non ancora approvate, quelle con importi fuori soglia o con altre particolarità in modo da facilitare l’approvazione.
Il responsabile HR può approvare tramite flag le spese registrate, con la possibilità di inserire l’importo parziale da rimborsare per le spese fuori soglia.
A fine mese, il dipendente genera da smartphone o qualsiasi altro dispositivo, il riepilogo mensile delle note spesa. La soluzione crea un documento riepilogativo di tutte le note spesa che sono state approvate parzialmente o per l’intero importo dal responsabile HR. Il dipendente, dopo aver visionato i rimborsi approvati, firma digitalmente il report “confermando” l’erogazione del rimborsi previsti.
Nel caso sia previsto il rimborso dei costi di trasferta, la soluzione, interfacciandosi con il flusso di rilevazione presenze, inserisce nel report anche le spese relative al rimborso chilometrico e alle indennità di trasferta.
Il responsabile HR tramite dashboard di controllo visualizza i report dei rimborsi mensili firmati dai dipendenti e li approva in via definitiva.
Dopo l’approvazione la soluzione genera automaticamente un file, in qualsiasi formato, da utilizzare nel gestionale paghe.
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