Pianificare e gestire gli interventi di manutenzione è complesso e time consuming?

Scopri la gestione digitale delle manutenzioni

Centralizza le procedure per la richiesta di manutenzioni ordinarie e straordinarie ai fornitori di servizi o ai manutentori interni e raggiungi il pieno controllo dei costi

Gestire le richieste di manutenzione ordinaria e straordinaria ai fornitori di servizi o ai manutentori interni è un’attività onerosa e complessa per l’azienda. Tuttavia, è essenziale per garantire la massima produttività e sicurezza nelle sedi di lavoro. Il coordinamento di tutte le operazioni, l’estesa copertura geografica in caso di più sedi e il numero elevato di fornitori sono variabili che rallentano i flussi di lavoro e creano inefficienze.

Fornitori con condizioni contrattuali diversificate, interventi di vario tipo, preventivi e rapportini da approvare, scambio di informazioni tramite e-mail o telefonate, sono fonti di potenziali colli di bottiglia e non permettono di avere il pieno controllo sui processi, portando a sprechi di tempo e denaro, rischio di ritardi nell’erogazione delle manutenzioni necessarie, dirette ripercussioni sull’operatività quotidiana e la sicurezza.

Gestire le richieste di manutenzione ordinaria e straordinaria ai fornitori di servizi o ai manutentori interni è un’attività onerosa e complessa per l’azienda. Tuttavia, è essenziale per garantire la massima produttività e sicurezza nelle sedi di lavoro. Il coordinamento di tutte le operazioni, l’estesa copertura geografica in caso di più sedi e il numero elevato di fornitori sono variabili che rallentano i flussi di lavoro e creano inefficienze.

Fornitori con condizioni contrattuali diversificate, interventi di vario tipo, preventivi e rapportini da approvare, scambio di informazioni tramite e-mail o telefonate, sono fonti di potenziali colli di bottiglia e non permettono di avere il pieno controllo sui processi, portando a sprechi di tempo e denaro, rischio di ritardi nell’erogazione delle manutenzioni necessarie, dirette ripercussioni sull’operatività quotidiana e la sicurezza.

Dalla gestione manuale delle richieste di manutenzione…

01
Inoltro esigenza manutenzione

Dai vari reparti aziendali viene comunicata telefonicamente o via e-mail l’esigenza di un intervento di manutenzione all’ufficio preposto.

02
Assegnazione richieste

Il responsabile contatta telefonicamente o tramite e-mail i fornitori di servizi o i manutentori interni per richiedere l’intervento di manutenzione oppure un preventivo

03
Selezione preventivi

Si raggruppano ed analizzano gli eventuali preventivi ricevuti per scegliere il migliore e richiederne l’approvazione al corretto responsabile. Infine si comunica ai vari fornitori se dovranno procedere o meno con l’attività.

04
Compilazione rapportino

Quando il fornitore effettua la manutenzione, compila e consegna un rapportino d’intervento cartaceo contenente i dettagli relativi alle attività di manutenzione svolte.

05
Approvazione e pagamento

I rapportini vengono raggruppati, analizzati ed approvati manualmente, per comunicare al reparto amministrativo il via libera al pagamento.

…alla gestione digitale e automatizzata delle richieste di manutenzione

01

Inserimento guidato richiesta di manutenzione

Una procedura guidata, centralizzata e digitale permette di inserire la richieste di manutenzione nella piattaforma documentale Globe, con campi compilati e filtrati automaticamente in modo intelligente ed integrato con gli altri applicativi aziendali ed i contratti di fornitura in essere.

02

Assegnazione della manutenzione tramite workflow

Si genera automaticamente un ticket di manutenzione che sarà gestito tramite workflow dal corretto responsabile per l’approvazione ed assegnazione a fornitori esterni o manutentori interni. Anche la richiesta di preventivi per manutenzioni straordinarie viene gestita con workflow digitali che ingaggiano i fornitori con e-mail automatiche.

03

Presa in carico e compilazione rapportino su portale

Il fornitore, tramite portale web, può consultare e prendere in carico le richieste, compilare il rapportino e tutte le informazioni relative alla manutenzione. La soluzione precompila alcuni campi e gli importi in modo automatico, sulla base del ticket e dei contratti in essere (gestiti a monte all’interno della piattaforma in modo digitale).

04

Workflow approvativo rapportini e pagamenti

Infine, si avvia un workflow per l’approvazione di rapportini e dei relativi pagamenti, che possono essere mantenuti sotto controllo grazie a dashboard e report sempre aggiornati in tempo reale.
Non sarà più necessario verificare la correttezza degli importi perché saranno già calcolati e verificati automaticamente in fase di inserimento del rapportino da parte del fornitore.

Con la gestione digitale e automatizzata delle richieste di manutenzione ottieni:
0
del tempo necessario per gestire le manutenzioni
0
di errori di compilazione delle informazioni

Il flusso digitale… nel dettaglio

Con la suite COLLHUBORATE la gestione delle richieste di manutenzione può essere completamente digitalizzata. Scopri come!

L’ufficio acquisti codifica i contratti fornitore all’interno della piattaforma Globe, specificando le informazioni che saranno poi necessarie per la creazione delle richieste di manutenzione e dei rapportini d’intervento.

Ad esempio, per ogni fornitore, vengono definiti data di inizio e fine contratto, tipologia di servizi erogati, costo orario del manutentore, scontistiche previste, area geografica di appartenenza e qualunque altra informazione richiesta.

Grazie alla codifica iniziale dei contratti, la soluzione potrà poi compilare in automatico tutta una serie di campi, risparmiando tempo e diminuendo gli errori. Inoltre, la ricerca delle condizioni contrattuali in essere sarà rapida e intuitiva.

La soluzione mette a disposizione una procedura guidata per la creazione della nuova richiesta, filtrando o precompilando in automatico alcuni campi sulla base della tipologia dell’intervento, della sede di riferimento o di altri criteri, in modo integrato con gli altri applicativi aziendali e con i contratti inseriti.

Il sistema propone quindi un elenco di fornitori tra cui scegliere, già filtrato in base alla sede e alla tipologia di intervento.

Al termine della compilazione la soluzione genera in automatico il ticket di manutenzione in PDF con tutte le informazioni inserite.

La soluzione notifica al responsabile del processo la nuova richiesta di manutenzione e permette di scegliere se:

  • confermare il fornitore selezionato
  • assegnare la richiesta ad altro fornitore o a un manutentore interno
  • annullare la richiesta, specificando le motivazioni
  • richiedere un preventivo

La soluzione permette di scegliere da un elenco i fornitori abilitati e filtrati automaticamente sulla base della richiesta e invia automaticamente un’e-mail precompilata, con il ticket allegato.

Il fornitore risponde allegando il file del preventivo o scrivendo i dettagli richiesti. Il sistema acquisisce autonomamente il preventivo e lo associa alla richiesta di manutenzione corrispondente.

Per ogni preventivo ricevuto, è possibile richiedere revisioni di prezzo o altre modifiche e selezionare l’offerta vincitrice attraverso una dashboard interattiva.

Infine la soluzione invia in automatico un’e-mail a tutti i fornitori comunicando l’esito della trattativa. Il fornitore prescelto potrà gestire il ticket accedendo direttamente al portale web dedicato.

Il sistema interagisce con l’ERP per la generazione ed acquisizione dell’ordine di acquisto. Il numero dell’ordine viene comunicato automaticamente al fornitore, che lo inserirà nella fattura, facilitando il lavoro di riscontro fatture dell’amministrazione.

Dopo aver effettuato la manutenzione, il fornitore accede al portale web di Globe e compila il rapportino d’intervento. Grazie alla precompilazione di alcuni dati, l’operazione è facile e basso rischio di errori.

A partire dai contratti caricati precedentemente, il sistema calcola in automatico il corretto importo sulla base delle informazioni inserite dal manutentore, semplificando notevolmente il processo di verifica e approvazione dei rapportini.

Al termine della compilazione, la soluzione genera il rapportino d’intervento in formato PDF e lo associa alla richiesta di manutenzione e al preventivo corrispondenti.

La soluzione dopo la generazione del rapportino, attiva un workflow per l’approvazione del pagamento, anche a più livelli.

La verifica di tutte le informazioni è facile e veloce grazie ad un’apposita dashboard dedicata.

Una volta approvato il rapportino, l’ufficio amministrativo riceve una notifica automatica per il via libera al pagamento.

La digitalizzazione dell’intero processo consente di creare e aggiornare automaticamente una serie di report e dashboard relativi agli interventi, utili per valutare la qualità del rapporto contrattuale con il fornitore, identificare quelli più affidabili e strategici o quelli più problematici.

Tali statistiche sono visualizzabili, nel portale dedicato, anche dal fornitore, in modo da aumentare la consapevolezza di eventuali inefficienze e supportarlo nel miglioramento della relazione con l’azienda.

Scopri i vantaggi della gestione digitale delle richieste di manutenzione

  • Risparmi molto tempo grazie alla digitalizzazione e automatizzazione delle varie fasi del processo:

    • precompilazione dinamica dei campi delle richieste di manutenzione e dei rapportini d’intervento grazie all’incrocio automatico dei dati con i contratti di fornitura e gli altri applicativi aziendali;
    • workflow che coinvolgono la persona corretta al momento giusto, solo quando è richiesto il suo intervento, migliorando al contempo la collaborazione;
    • invio automatico RDO (richiesta di offerta) ai fornitori prescelti e acquisizione automatica dei preventivi.
  • Grazie al portale web di Globe la comunicazione con i fornitori è trasparente, rapida ed efficiente.

    Il fornitore nel portale web può compilare le informazioni relative all’intervento effettuato, caricare i propri rapportini, condividere i documenti richiesti dall’azienda (ad es. DUVRI, DURC, visura ecc.), oltre a consultare tutte le informazioni relative agli interventi richiesti e visualizzare una serie di report relativi a tutti gli interventi effettuati.

  • Grazie alle dashboard personalizzate avrai sempre traccia dello stato di avanzamento delle attività di manutenzione, delle tempistiche di presa in carico e completamento degli interventi e della qualità del rapporto contrattuale.

    Le richieste e la ricezione dei preventivi seguiranno procedure standardizzate e gestibili da un unico punto, facilitando il confronto tra le offerte e la scelta di quella migliore.

  • Grazie alla procedura di inserimento dei dati guidata, la soluzione precompila e filtra automaticamente le informazioni, diminuendo le probabilità di commettere errori in fase di data entry.

  • Nessuno stravolgimento: continuerai a lavorare come sei sempre stato abituato con gli applicativi aziendali già in uso.

    Le Solutions COLLHUBORATE si interfacciano con il tuo gestionale, qualsiasi esso sia.

  • Le procedure di inserimento delle richieste di manutenzione, dei preventivi e dei rapportini di intervento seguiranno una modalità standardizzata e gestita a livello centralizzato, con eventuali livelli approvativi stabiliti a monte.

    Con la Solution COLLHUBORATE per la gestione digitale delle richieste di manutenzione, oltre ad aumentare l’efficienza di gestione, hai la piena tracciabilità dello stato di avanzamento dei processi.

Una suite, quattro piattaforme, infinite soluzioni

Scopri le piattaforme con cui abbiamo costruito la Solution per la gestione digitale delle richieste di manutenzione

Una suite, quattro piattaforme, infinite soluzioni

Scopri le piattaforme con cui abbiamo costruito la Solution per la gestione digitale delle richieste di manutenzione

Desideri anche tu digitalizzare la gestione delle manutenzioni per migliorare la collaborazione interna e verso i fornitori?
Compila il form per richiedere un approfondimento!
Digita le parole che vuoi cercare...