Troppo tempo per gestire l’onboarding dei nuovi fornitori e aggiornare i dati di quelli esistenti?

Digitalizza il processo di
qualifica fornitore

Semplifica il processo di onboarding e gestisci l’Albo Fornitori in modo digitale e centralizzato 

qualifica fornitore digitale

Il processo di onboarding di un nuovo fornitore richiede precisione e attenzione per garantire l’acquisizione di tutte le informazioni anagrafiche necessarie e verificare il rispetto di normative e policy aziendali. In fase di accreditamento, la richiesta di documenti, certificazioni e attestati di conformità occupa molte risorse e genera complessità.

Continuo scambio di e-mail e telefonate per sollecitare l’invio di quanto necessario, segnalare informazioni errate o procedure incomplete, richiedere l’aggiornamento della documentazione: sono solo alcuni esempi di processi inefficienti che puoi ottimizzare e digitalizzare con la solution della Suite COLLHUBORATE per la qualifica fornitori tramite portale web.

Il processo di onboarding di un nuovo fornitore richiede precisione e attenzione per garantire l’acquisizione di tutte le informazioni anagrafiche necessarie e verificare il rispetto di normative e policy aziendali. In fase di accreditamento, la richiesta di documenti, certificazioni e attestati di conformità occupa molte risorse e genera complessità.

Continuo scambio di e-mail e telefonate per sollecitare l’invio di quanto necessario, segnalare informazioni errate o procedure incomplete, richiedere l’aggiornamento della documentazione: sono solo alcuni esempi di processi inefficienti che puoi ottimizzare e digitalizzare con la solution della Suite COLLHUBORATE per la qualifica fornitori tramite portale web.

Onboarding fornitore digitalizzato

Procedura di qualifica fornitore digitale e automatizzata con un grande risparmio di tempo

Migliore collaborazione

Documenti e informazioni centralizzati e condivisi in tempo reale tramite portale web

Operazioni automatizzate

Gestione scadenze/reminder automatizzata con workflow configurabili

Massimo livello di integrazione

Interfacciamento con ERP, CRM o altri applicativi per lettura e caricamento dei dati automatici

Qualifica fornitore: il flusso digitale

Con la suite COLLHUBORATE di Arket il processo di Onboarding del fornitore può essere completamente digitalizzato in pochi semplici passi. Scopri quali!

In un’apposita dashboard per la gestione dei fornitori, il personale dell’ufficio acquisti crea la scheda anagrafica del nuovo supplier e inserisce le informazioni preliminari (nome, e-mail, P.IVA), le quali verranno completate in seguito dal fornitore stesso.

Successivamente, seleziona da un menù a tendina le tipologie di documento da richiedere necessarie per la corretta procedura di onboarding.

Il sistema predispone l’invio di un’e-mail automatica e autogenerata, contenente le credenziali per il primo accesso e le altre informazioni necessarie per la corretta procedura di qualifica.

Il fornitore cliccando sul link presente nell’e-mail, accede direttamente al portale web dedicato.

All’interno del portale, il fornitore completa le informazioni anagrafiche: i campi principali possono essere resi obbligatori (P.IVA, indirizzo PEC, dati bancari, riferimenti vari, ecc.) per assicurare la compilazione di tutti i dati necessari.

Il fornitore può inoltre caricare direttamente nel portale tutta la documentazione richiesta (ad esempio certificazioni, attestazioni ecc.) e specificare la data di inizio e fine validità di ogni documento.

Quando il fornitore carica gli allegati richiesti, l’ufficio acquisti riceve una notifica di workflow via e-mail da cui può visionare la documentazione e approvarla con semplice clic.

Attraverso una dashboard di controllo personalizzabile, ha piena supervisione e accesso alle informazioni inserite da tutti i fornitori. L’interfaccia, ad esempio, può essere suddivisa in: 

  • Richieste in attesa del fornitore dove sono elencate le richieste di onboarding inviate e non ancora completate da parte dei fornitori. In caso di completamento parziale della procedura sono evidenziati documenti o informazioni mancanti;
  • Richieste in attesa di approvazione dove sono elencate le richieste relative a documentazione già inviata dal fornitore, ma ancora da approvare;
  • Richieste completate dove sono presenti tutti i fornitori che hanno terminato correttamente la procedura di onboarding.

In fase di inserimento e/o approvazione degli allegati è richiesto al fornitore di indicare il periodo di validità del documento.

Un numero prestabilito di giorni prima della data di scadenza, la soluzione, in automatico, innesca un workflow che notifica sia il fornitore sia l’ufficio acquisti della necessità di aggiornare uno specifico documento.

Scopri i vantaggi del software di qualifica fornitore

  • Grazie al portale web tutte le informazioni sono condivise in tempo reale, disponibili in un unico punto di accesso e consultabili in modo rapido e intuitivo. L’interfaccia del portale è completamente configurabile con apposite dashboard, cruscotti grafici e sottocartelle.

    Con una gestione centralizzata dei dati dei fornitori semplifichi le procedure di onboarding, garantisci un monitoraggio efficiente sulla conformità dei supplier, migliorando al contempo la collaborazione.

  • La raccolta di tutti i dati anagrafici e della documentazione richiesta viene svolta direttamente dal fornitore nel portale web, liberando così le persone dell’ufficio acquisti dalle attività di inserimento delle informazioni dei nuovi supplier e di aggiornamento di quelle esistenti.

    Inoltre, la creazione di e-mail precompilate e l’invio di reminder automatici per la documentazione in scadenza garantisce un ulteriore risparmio di tempo e riduce la complessità nella gestione del rapporto di fornitura.

  • Grazie al motore di workflow, la gestione delle scadenze dei documenti caricati, l’assegnazione di determinate attività o la segnalazione di eventuali anomalie, possono essere completamente delegate alla soluzione.

    L’elevata configurabilità dei workflow permette al personale aziendale e ai fornitori un coinvolgimento puntuale, al momento giusto e solo quando è effettivamente richiesto il loro intervento, tramite notifiche.

  • Grazie alle numerose possibilità di integrazione disponibili, continuerai a lavorare come sei sempre stato abituato con gli applicativi già in uso.

    La Solution dedicata all’onboarding fornitore può integrarsi facilmente con il tuo gestionale, facilitando sia la lettura di informazioni in esso presenti, sia il caricamento dei dati raccolti durante la fase di accreditamento.

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