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Digitalizza il processo di qualifica fornitore
Semplifica il processo di onboarding e gestisci l’Albo Fornitori in modo digitale e centralizzato
Il processo di onboarding di un nuovo fornitore richiede precisione e attenzione per garantire l’acquisizione di tutte le informazioni anagrafiche necessarie e verificare il rispetto di normative e policy aziendali. In fase di accreditamento, la richiesta di documenti, certificazioni e attestati di conformità occupa molte risorse e genera complessità.
Continuo scambio di e-mail e telefonate per sollecitare l’invio di quanto necessario, segnalare informazioni errate o procedure incomplete, richiedere l’aggiornamento della documentazione: sono solo alcuni esempi di processi inefficienti che puoi ottimizzare e digitalizzare con la solution della Suite COLLHUBORATE per la qualifica fornitori tramite portale web.
Il processo di onboarding di un nuovo fornitore richiede precisione e attenzione per garantire l’acquisizione di tutte le informazioni anagrafiche necessarie e verificare il rispetto di normative e policy aziendali. In fase di accreditamento, la richiesta di documenti, certificazioni e attestati di conformità occupa molte risorse e genera complessità.
Continuo scambio di e-mail e telefonate per sollecitare l’invio di quanto necessario, segnalare informazioni errate o procedure incomplete, richiedere l’aggiornamento della documentazione: sono solo alcuni esempi di processi inefficienti che puoi ottimizzare e digitalizzare con la solution della Suite COLLHUBORATE per la qualifica fornitori tramite portale web.
Qualifica fornitore: il flusso digitale
Con la suite Collhuborate il processo di Onboarding del fornitore può essere completamente digitalizzato in pochi semplici passi. Scopri quali!
In un’apposita dashboard per la gestione dei fornitori, il personale dell’ufficio acquisti crea la scheda anagrafica del nuovo supplier e inserisce le informazioni preliminari (nome, e-mail, P.IVA), le quali verranno completate in seguito dal fornitore stesso.
Successivamente, seleziona da un menù a tendina le tipologie di documento da richiedere necessarie per la corretta procedura di onboarding.
Il sistema predispone l’invio di un’e-mail automatica e autogenerata, contenente le credenziali per il primo accesso e le altre informazioni necessarie per la corretta procedura di qualifica.
Il fornitore cliccando sul link presente nell’e-mail, accede direttamente al portale web dedicato.
All’interno del portale, il fornitore completa le informazioni anagrafiche: i campi principali possono essere resi obbligatori (P.IVA, indirizzo PEC, dati bancari, riferimenti vari, ecc.) per assicurare la compilazione di tutti i dati necessari.
Il fornitore può inoltre caricare direttamente nel portale tutta la documentazione richiesta (ad esempio certificazioni, attestazioni ecc.) e specificare la data di inizio e fine validità di ogni documento.
Quando il fornitore carica gli allegati richiesti, l’ufficio acquisti riceve una notifica di workflow via e-mail da cui può visionare la documentazione e approvarla con semplice clic.
Attraverso una dashboard di controllo personalizzabile, ha piena supervisione e accesso alle informazioni inserite da tutti i fornitori. L’interfaccia, ad esempio, può essere suddivisa in:
- Richieste in attesa del fornitore dove sono elencate le richieste di onboarding inviate e non ancora completate da parte dei fornitori. In caso di completamento parziale della procedura sono evidenziati documenti o informazioni mancanti;
- Richieste in attesa di approvazione dove sono elencate le richieste relative a documentazione già inviata dal fornitore, ma ancora da approvare;
- Richieste completate dove sono presenti tutti i fornitori che hanno terminato correttamente la procedura di onboarding.
In fase di inserimento e/o approvazione degli allegati è richiesto al fornitore di indicare il periodo di validità del documento.
Un numero prestabilito di giorni prima della data di scadenza, la soluzione, in automatico, innesca un workflow che notifica sia il fornitore sia l’ufficio acquisti della necessità di aggiornare uno specifico documento.
Qualifica fornitore digitale:
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