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Automatizza la riconciliazione e la registrazione delle fatture di acquisto
Risparmia fino al 95% del tempo necessario per il confronto dei dati tra ordine, DDT, fattura o altre tipologie di documenti collegati.
Qui è presente un video dimostrativo
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Un problema comune a tutte le aziende è legato alle attività di ricezione, riscontro e registrazione delle fatture fornitori, documenti che possono contenere anche migliaia di righe e che arrivano da canali diversi e in formati eterogenei (ad es. fattura elettronica in XML, EDI, PDF via e-mail…).
La loro verifica e registrazione costituisce un’attività necessaria per il corretto funzionamento del ciclo ordine-pagamento. Si tratta, tuttavia, di un’operazione ripetitiva, estremamente dispendiosa in termini di tempo e risorse dedicate e dall’alta probabilità di errore in fase di data entry.
Un problema comune a tutte le aziende è legato alle attività di ricezione, riscontro e registrazione delle fatture fornitori, documenti che possono contenere anche migliaia di righe e che arrivano da canali diversi e in formati eterogenei (ad es. fattura elettronica in XML, EDI, PDF via e-mail…).
La loro verifica e registrazione costituisce un’attività necessaria per il corretto funzionamento del ciclo ordine-pagamento. Si tratta, tuttavia, di un’operazione ripetitiva, estremamente dispendiosa in termini di tempo e risorse dedicate e dall’alta probabilità di errore in fase di data entry.
Riconciliazione e registrazione automatica delle fatture passive: il flusso digitale
Il flusso digitale… nel dettaglio
Con la suite Collhuborate la riconciliazione e la registrazione automatica delle fatture passive possono essere completamente automatizzate, in pochi semplici passi. Scopri quali!
Un apposito connettore resta “in ascolto” per acquisire automaticamente le fatture inviate dai fornitori attraverso i canali di ricezione dedicati (SdI, cartelle, EDI, caselle e-mail ecc.).
Permette di gestire qualsiasi tipo di fattura: PDF, fatture elettroniche, EDI, scansioni.
Si innesca quindi il processo di import automatico della fattura e riconoscimento del contenuto e del fornitore associato.
La soluzione è in grado di identificare ed estratte sia i dati di testata che quelli di riga della fattura, attraverso due metodologie:
- AI Data Extraction: il motore di Intelligenza Artificiale analizza la fattura, comprende ed estrae le informazioni richieste sotto forma di dati strutturati.
- Mappatura posizionale: questa tecnologia è ideale in quei casi in cui si ricevono grandi volumi di fatture da pochi fornitori. La fattura di ogni fornitore viene “mappata” una sola volta a monte, indicando alla soluzione in quale punto del layout si trovano determinate informazioni.
Per ogni riga del documento, la soluzione ricerca il DDT e/o l’ordine di acquisto corrispondente nell’ERP ed effettua una riconciliazione automatica dei dati.
Se il sistema trova il DDT o l’ordine corrispondente nel sistema informativo aziendale e c’è corrispondenza con i dati in fattura, la fase di riconciliazione si conclude positivamente e può essere effettuata la registrazione nell’ERP.
La soluzione permette di registrare la fattura con diverse modalità:
- registrazione automatica della fattura nell’ERP, senza alcun intervento da parte dell’utente e in modo completamente trasparente;
- registrazione in modalità “attended”, dove il sistema pilota automaticamente le schermate dell’ERP e inserisce i dati nei campi corretti per la registrazione della fattura, mentre l’utente può supervisionare la procedura e confermare definitivamente la registrazione con un semplice click.
In particolare, nella modalità attended, la Solution Collhuborate è in grado di pilotare schermate di SAP, AS/400, o altri applicativi web, garantendo così un alto livello di integrazione con l’ERP in uso in azienda.
Se la soluzione non trova il DDT o l’ordine di acquisto corrispondente nel sistema informativo oppure le quantità e/o i prezzi non combaciano, si innesca un workflow che coinvolge il responsabile corretto sulla base della discrepanza emersa (ad es. dell’ufficio acquisti o logistica), di modo che possa verificare l’errore e fornire le informazioni necessarie per concludere il processo.
Una volta terminata la fase di riconciliazione, il processo passa in capo all’ufficio amministrativo, che può procedere alla registrazione automatica nell’ERP.
Scopri i vantaggi della riconciliazione e registrazione automatica delle fatture passive
Scopri le piattaforme con cui abbiamo costruito la Solution dedicata alla riconciliazione e registrazione automatica delle fatture passive
