ItalianoAutomatizza la registrazione e il riscontro delle fatture passive
Risparmia fino al 95% del tempo necessario per la registrazione e il controllo dei dati
Un problema comune a tutte le aziende è legato alle attività di ricezione, riscontro e registrazione delle fatture fornitori, documenti che possono contenere anche migliaia di righe e che arrivano da canali diversi e in formati eterogenei (ad es. fattura elettronica in XML, EDI, PDF via e-mail…).
La loro verifica e registrazione costituisce un’attività necessaria per il corretto funzionamento del ciclo ordine-pagamento. Si tratta, tuttavia, di un’operazione ripetitiva, estremamente dispendiosa in termini di tempo e risorse dedicate e dall’alta probabilità di errore in fase di data entry.
Un problema comune a tutte le aziende è legato alle attività di ricezione, riscontro e registrazione delle fatture fornitori, documenti che possono contenere anche migliaia di righe e che arrivano da canali diversi e in formati eterogenei (ad es. fattura elettronica in XML, EDI, PDF via e-mail…).
La loro verifica e registrazione costituisce un’attività necessaria per il corretto funzionamento del ciclo ordine-pagamento. Si tratta, tuttavia, di un’operazione ripetitiva, estremamente dispendiosa in termini di tempo e risorse dedicate e dall’alta probabilità di errore in fase di data entry.
Dalla gestione delle fatture passive manuale…
Monitoraggio continuo della casella di posta o dei canali dedicati alla ricezione delle fatture.
Download manuale e stampa della fattura, che può essere in formati eterogenei, anche non human readable.
Controllo per ogni riga della fattura se le quantità e i prezzi indicati corrispondono a quelli presenti nell’ordine o DDT associato.
Digitazione o copia e incolla manuale dei dati della fattura nell’ERP, per completare la fase di registrazione.
…alla registrazione e al riscontro automatico delle fatture passive
Riconoscimento e import della fattura, verifica e registrazione dei dati automatizzati
La soluzione acquisisce automaticamente le fatture in arrivo, riconosce il fornitore e il tipo di file ed estrae i dati. Successivamente, per ogni riga della fattura effettua una ricerca automatica del DDT o dell’ordine corrispondenti presenti nell’ERP e verifica la correttezza dei dati.
Registrazione automatica nell’ERP
Se c’è corrispondenza esatta dei dati, la soluzione registra in automatico la fattura a gestionale. Nel caso emergano delle incongruenze, il sistema coinvolge la persona corretta tramite workflow di modo che possa effettuare le verifiche e correzioni necessarie.
Il flusso digitale… nel dettaglio
Con la suite COLLHUBORATE la registrazione e il riscontro delle fatture passive possono essere completamente automatizzati, in pochi semplici passi. Scopri quali!
Un apposito connettore resta “in ascolto” per acquisire automaticamente le fatture inviate dai fornitori attraverso i canali di ricezione dedicati.
Si innesca un processo di import della fattura e riconoscimento del contenuto e del fornitore associato, in modo da applicare automaticamente la mappatura dei dati corretta.
Grazie alla mappatura, la soluzione estrae automaticamente i dati della fattura.
Per ogni riga del documento, la soluzione ricerca il DDT e/o l’ordine di acquisto corrispondente nell’ERP ed effettua una riconciliazione automatica dei dati.
Se il sistema trova il DDT o l’ordine corrispondente nel sistema informativo aziendale e c’è corrispondenza con i dati in fattura la fase di riscontro si conclude positivamente e può prevedere due esiti:
- registrazione automatica della fattura nell’ERP, senza alcun intervento da parte dell’utente;
- tramite una doppia videata, precompilazione automatica dei campi a gestionale per la registrazione della fattura e conferma definitiva dell’utente con un semplice click.
Se la soluzione non trova il DDT o l’ordine di acquisto corrispondente nel sistema informativo oppure le quantità e/o i prezzi non combaciano, si innesca un workflow che coinvolge il responsabile corretto sulla base della discrepanza emersa (ad es. dell’ufficio acquisti o logistica), di modo che possa verificare l’errore e fornire le informazioni necessarie per concludere il processo.
Una volta terminata la fase di riconciliazione, il processo passa in capo all’ufficio amministrativo, che può procedere alla registrazione automatica in modo completamente trasparente per l’utente o in modalità “attended” supervisionata dalla persona addetta all’operazione.
Scopri i vantaggi della registrazione e del riscontro delle fatture passive automatizzati
Scopri le piattaforme con cui abbiamo costruito la Solution dedicata alla registrazione e al riscontro automatico delle fatture passive
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