La gestione delle fatture passive richiede troppo tempo e risorse?

Automatizza la riconciliazione e la registrazione delle fatture passive

Risparmia fino al 95% del tempo necessario per il controllo dei dati tra ordine, DDT, fattura e altre tipologie di documenti collegate.

riconciliazione fatture

Un problema comune a tutte le aziende è legato alle attività di ricezione, riscontro e registrazione delle fatture fornitori, documenti che possono contenere anche migliaia di righe e che arrivano da canali diversi e in formati eterogenei (ad es. fattura elettronica in XML, EDI, PDF via e-mail…).

La loro verifica e registrazione costituisce un’attività necessaria per il corretto funzionamento del ciclo ordine-pagamento. Si tratta, tuttavia, di un’operazione ripetitiva, estremamente dispendiosa in termini di tempo e risorse dedicate e dall’alta probabilità di errore in fase di data entry.

Un problema comune a tutte le aziende è legato alle attività di ricezione, riscontro e registrazione delle fatture fornitori, documenti che possono contenere anche migliaia di righe e che arrivano da canali diversi e in formati eterogenei (ad es. fattura elettronica in XML, EDI, PDF via e-mail…).

La loro verifica e registrazione costituisce un’attività necessaria per il corretto funzionamento del ciclo ordine-pagamento. Si tratta, tuttavia, di un’operazione ripetitiva, estremamente dispendiosa in termini di tempo e risorse dedicate e dall’alta probabilità di errore in fase di data entry.

Dalla gestione manuale…

01
Monitoraggio

Monitoraggio continuo della casella di posta o dei canali dedicati alla ricezione delle fatture.

02
Download

Download manuale e stampa della fattura, che può essere in formati eterogenei, anche non human readable.

03
Controllo dati manuale

Controllo per ogni riga della fattura se le quantità e i prezzi indicati corrispondono a quelli presenti nell’ordine o DDT associato.

04
Registrazione manuale

Digitazione o copia e incolla manuale dei dati della fattura nell’ERP, per completare la fase di registrazione.

…alla riconciliazione e registrazione automatica delle fatture passive

01

Riconoscimento e import della fattura, verifica e registrazione dei dati automatizzati

La soluzione acquisisce automaticamente le fatture in arrivo, riconosce il fornitore e il tipo di file ed estrae i dati. Successivamente, per ogni riga della fattura effettua una ricerca automatica del DDT, dell’ordine o di altri documenti corrispondenti presenti nell’ERP e verifica la correttezza dei dati.

02

Registrazione automatica nell’ERP

Se c’è corrispondenza esatta dei dati, la soluzione registra in automatico la fattura a gestionale. Nel caso emergano delle incongruenze, il sistema coinvolge la persona corretta tramite workflow di modo che possa effettuare le verifiche e correzioni necessarie.

Con la riconciliazione e registrazione automatica delle fatture passive ottieni:
0
del tempo necessario per riconciliazione e registrazione
0
degli errori di data entry
0
di fatture gestite dall'utente

Il flusso digitale… nel dettaglio

Con la suite COLLHUBORATE la riconciliazione e la registrazione automatica delle fatture passive possono essere completamente automatizzate, in pochi semplici passi. Scopri quali!

Un apposito connettore resta “in ascolto” per acquisire automaticamente le fatture inviate dai fornitori attraverso i canali di ricezione dedicati.

Si innesca un processo di import della fattura e riconoscimento del contenuto e del fornitore associato, in modo da applicare automaticamente la mappatura dei dati corretta.

Grazie alla mappatura, la soluzione estrae automaticamente i dati della fattura.

Per ogni riga del documento, la soluzione ricerca il DDT e/o l’ordine di acquisto corrispondente nell’ERP ed effettua una riconciliazione automatica dei dati.

Se il sistema trova il DDT o l’ordine corrispondente nel sistema informativo aziendale e c’è corrispondenza con i dati in fattura la fase di riscontro si conclude positivamente e può prevedere due esiti:

  • registrazione automatica della fattura nell’ERP, senza alcun intervento da parte dell’utente;
  • tramite una doppia videata, precompilazione automatica dei campi a gestionale per la registrazione della fattura e conferma definitiva dell’utente con un semplice click.

Se la soluzione non trova il DDT o l’ordine di acquisto corrispondente nel sistema informativo oppure le quantità e/o i prezzi non combaciano, si innesca un workflow che coinvolge il responsabile corretto sulla base della discrepanza emersa (ad es. dell’ufficio acquisti o logistica), di modo che possa verificare l’errore e fornire le informazioni necessarie per concludere il processo.

Una volta terminata la fase di riconciliazione, il processo passa in capo all’ufficio amministrativo, che può procedere alla registrazione automatica in modo completamente trasparente per l’utente o in modalità “attended” supervisionata dalla persona addetta all’operazione.

Scopri i vantaggi della riconciliazione e registrazione automatica delle fatture passive

  • Per una fattura da 4000 righe, ad esempio, non dovrai più investire un’intera giornata per la registrazione e la verifica dei dati. Con le Solutions COLLHUBORATE la stessa fattura viene gestita in meno di 20 minuti, liberando tempo e risorse da dedicare ad attività più strategiche e stimolanti, dove il fattore umano fa la differenza.

  • La soluzione automatizzata permette di gestire almeno il 50% delle fatture senza il tuo intervento. Verrai coinvolto nel processo solo in casi di eccezione. Per esempio, quando emergono delle incongruenze durante la fase di riscontro ed è necessario effettuare delle verifiche o correzioni manuali.

  • Elimina gli errori dovuti ad errata digitazione o a modifiche che sfuggono durante il controllo. 

  • Nessuno stravolgimento: continuerai a lavorare con il gestionale già in uso, senza radicali cambiamenti dei flussi di lavoro.

    Le Solutions COLLHUBORATE si interfacciano con qualsiasi sistema informativo grazie alle numerose modalità di integrazione possibili.

Una suite, quattro piattaforme, infinite soluzioni

Scopri le piattaforme con cui abbiamo costruito la Solution dedicata alla riconciliazione e registrazione automatica delle fatture passive

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