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Il Gruppo AFV Beltrame è specializzato nella produzione di laminati mercantili e profili speciali in acciaio. Commercializzando oltre 2 milioni di tonellate di prodotto l’anno, questa realtà gestisce quotidianamente grandi volumi di documenti, quali ordini, fatture e bolle di spedizione.
In particolare, i clienti spesso richiedono di scambiare questi documenti sfruttando la tecnologia EDI (Electronic Data Interchange).
AFV Acciaierie Beltrame Spa desiderava, quindi, trovare un modo per snellire i processi di creazione, gestione e caricamento nel sistema informativo di queste tipologie di documenti.
Arket ha accompagnato l’azienda nella ricerca della miglior soluzione a questa esigenza: dopo una prima analisi dei flussi attualmente implementati, sono stati identificati i passaggi che potevano essere migliorati e quindi definite delle nuove modalità di gestione, individuando nel software di automazione dei processi documentali Station lo strumento più adatto per rendere operativo il progetto.
In particolare, Station è stato sfruttato per rispondere a diverse esigenze, andando ad integrarsi con il gestionale Pipeline (un ERP custom sviluppato internamente):
- automatizzare il caricamento nel sistema informativo aziendale dei dati contenuti negli ordini EDI
- automatizzare la creazione della conferma d’ordine EDI da inoltrare al cliente
- gestire le modifiche agli ordini (messaggio EDI ORDCHG)
- convertire le bolle di spedizione generate dal gestionale in un formato EDI compatibile per la trasmissione al cliente
Per quanto riguarda gli ordini ricevuti dai clienti, Station è in grado di acquisirli dal provider EDI e procedere all’estrazione dei dati contenuti nel file, sfruttando dei dizionari interni precaricati.
Il software, quindi, effettua il caricamento automatico dei dati estratti sulle tabelle di frontiera del gestionale.
In questo modo, viene eliminata la necessità di trasformare l’ordine EDI in un formato human readable, liberando al contempo il personale dal compito (ripetitivo e ad elevato rischio di errore) di inserire i dati a gestionale manualmente.
Una volta caricato l’ordine viene creata in automatico, sempre da Station, la conferma d’ordine EDI, che viene inoltrata al cliente.
Con Station vengono inoltre gestite le modifiche agli ordini (cioè il messaggio EDI ORDCHG).
Al momento di consegnare l’ordine al cliente, devono essere create anche le relative bolle di spedizione in formato EDIFACT DESADV, XML o CSV. Una volta che l’utente ha creato a gestionale la bolla, Station è in grado di creare in autonomia il file secondo lo standard EDI richiesto, utilizzando i dati presenti a gestionale.
La scelta sviluppare con Arket un progetto di automazione dei processi del ciclo dell’ordine e di sfruttare uno strumento potente come Station, ha permesso ad AFV Acciaierie Beltrame di:
- rendere molto più snelle ed efficienti le operazioni di gestione dei file EDI in entrata ed in uscita
- eliminare processi superflui quali la conversione degli ordini EDI in un formato leggibile
- automatizzare operazioni manuali ripetitive che portano con sé alte probabilità di errore e poco o nessun valore aggiunto per l’azienda, come il caricamento manuale degli ordini o la creazione delle conferme d’ordine
“La collaborazione di Acciaierie Beltrame con Arket è ormai più che decennale e si estende, oltre a Station, anche ad altre soluzioni della loro offerta. Consideriamo il forte livello di integrazione tra i diversi tool e l’omogeneità degli ambienti un vantaggio apprezzabile. Un altro punto di forza, per noi molto importante, è la versatilità delle soluzioni Arket e l’adattabilità alle nostre esigenze sviluppata anche attraverso una collaborazione sempre molto produttiva.”
Martino Corsi – Group IT Operations & Governance Manager di AFV Acciaierie Beltrame Spa
Scopri la piattaforma con cui abbiamo automatizzato il caricamento degli ordini e la creazione delle bolle EDI in AFV Acciaierie Beltrame Spa
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