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Avimatic Srl è un’azienda specializzata in lavorazioni meccaniche di elevata precisione, che ha deciso di gestire i documenti ed i processi legati alla gestione di non conformità in ambiente di Sistema di Gestione Qualità (SGQ) con il software documentale Globe.
L’azienda desiderava infatti eliminare lo scambio manuale di documenti: fino a quel momento ogni fase della documentazione relativa alle non conformità veniva compilata manualmente ed inoltrata al successivo responsabile del processo. Questo portava con sè il rischio di smarrimento della documentazione, allungamento delle tempistiche e possibilità di errori.
Avimatic inoltre desiderava uno strumento che permettesse di rendere più rapida ed efficiente la creazione e gestione della documentazione necessaria per gestire le non conformità.
La scelta finale di Avimatic è ricaduta sulla nostra soluzione per la gestione intelligente dei documenti, Globe.
Attraverso il documentale, l’azienda può ora gestire quattro diversi processi legati alla gestione delle non conformità in ambiente SGQ: inserimento di un rapporto di non conformità, richiesta di azione correttiva a partire da non conformità, segnalazione di non conformità a fornitore e richiesta di deroga/concessione.
La decisione di sfruttare le potenzialità di una piattaforma documentale come Globe, ha permesso ad Avimatic di eliminare molte azioni manuali e ripetitive di inserimento dati, richieste per la creazione della documentazione legata all’individuazione di una non conformità.
Inoltre l’utilizzo dello strumento di workflow consente agli utenti di essere guidati passo passo nell’esecuzione di tutte le azioni necessarie per completare le richieste e segnalazioni legate alle non conformità.
Oltre a ciò vengono eliminati gli scambi manuali di documenti, che portano sempre con sé il rischio di smarrimento degli stessi, e rese automatiche azioni quali l’invio di e-mail ai fornitori ed ai clienti, contenenti la documentazione necessaria per portare avanti i vari processi.
La soluzione implementata, nel dettaglio…
Selezionando una specifica Azione configurata all’interno di Globe, l’utente potrà procedere all’inserimento di tutte le informazioni necessarie per la creazione di un Rapporto di non conformità. Alcuni campi verranno valorizzati in modo automatico da Globe, dopo che l’utente avrà selezionato il cliente e la commessa coinvolti, mentre altri dovranno essere compilati manualmente (ad es. descrizioni). Un workflow guiderà i vari utenti nel completamento delle diverse fasi di creazione del rapporto di non conformità (inserimento delle informazioni di base, descrizione della non conformità, indagine e decisioni e verifica dell’efficacia e chiusura) e a partire dai dati inseriti in ogni fase verrà alimentato da Globe un modello Excel.
A questo documento potrà essere allegata dell’altra documentazione (ad es. foto) e verrà inserito automaticamente in alcuni Dossier (ad es. dossier articolo, dossier cliente, dossier fornitore, dossier commesse ecc.).
A partire dal Rapporto di non conformità così generato, potranno essere gestiti degli altri flussi legati alle non conformità: l’utente potrà richiedere un’azione correttiva, per correggere definitivamente la causa della non conformità, oppure segnalare la non conformità ad un fornitore se nel rapporto di non conformità è stata scelta come fonte la voce “in accettazione”.
In entrambi i casi alcuni campi verranno valorizzati in automatico da Globe, a partire dal Rapporto di non conformità precedentemente inserito, mentre altri dovranno essere compilati manualmente. Al termine della procedura, Globe creerà un PDF autogenerato contenente tutte le informazioni necessarie.
Nel caso della segnalazione a fornitore, inoltre, una volta generato il documento si avvierà un workflow automatico, che invierà al fornitore una mail contenente un link al documento ed una richiesta di azione.
Il fornitore tramite il link potrà visualizzare il documento ed inserire la propria soluzione. Il documento tornerà poi all’azienda, che procederà con l’inserimento dei dati sull’efficacia della correzione.
Un’ultima azione che può essere eseguita tramite Globe, è l’inserimento di una richiesta di Deroga/Concessione nel momento in cui l’azienda produce dei componenti che non rispettano gli standard di accettazione del cliente.
Anche in questo caso ci saranno dei campi compilati in automatico da Globe ed altri da inserire manualmente, ed al termine verrà creato un PDF autogenerato che innesca un workflow automatico: il cliente riceverà la richiesta e potrà e decidere se accettare, chiedere di ri-lavorare/riparare o respingere la merce. Il documento così compilato torna ad Avimatic ed il flusso si conclude.
“Grazie all’utilizzo di Globe è stato diminuito il tempo necessario per l’archiviazione delle informazioni (provenienti da varie fonti). Il fattore tempo ha inciso anche sulla possibilità di reperire i documenti che vengono ora trovati velocemente grazie anche alla organizzazione dei flussi tramite link strutturati. Quest’ultima possibilità consente anche di garantire la sicurezza del sistema, ogni elemento proveniente da diverse fonti (interne ed esterne) viene infatti archiviato e reso disponibile senza perdite di dati, cioè in tutta sicurezza.”
Stefano Preda – CEO di Avimatic Srl
Scopri la piattaforma con cui abbiamo digitalizzato la gestione delle Non Conformità in Avimatic Srl
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