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Berto E. G. Industria Tessile Srl produce tessuti denim per l’abbigliamento e l’arredamento.
Dopo aver aggiornato i propri sistemi informativi su AS/400, introducendo un nuovo software di contabilità, l’azienda sentiva la necessità di rendere più snelli i processi che coinvolgono i documenti della produzione (schede tecniche, schede tessuto, cartellino variante…), ciclo attivo (Offerte Prezzo, Conferme d’ordine, DDT clienti, packing list, Fabric Details, fatture clienti, bolle doganali, dichiarazioni di esportazione) e ciclo passivo (Ordini di Acquisto, DDT Fornitori, Fatture Fornitori, Distinte di Pagamento).
Il sistema di gestione documentale già presente in azienda, tuttavia, non era integrabile con il nuovo software di contabilità e presentava diverse limitazioni rispetto alle esigenze dell’impresa: si trattava di una soluzione poco flessibile, utilizzabile solamente tramite interfaccia web, che forniva un sistema di ricerca e visualizzazione dei documenti macchinoso e non dotata di un motore di workflow.
Dopo un’attenta software selection, Berto Industria Tessile Srl ha scelto di affidarsi all’esperienza di Arket e sostituire questo sistema di soluzione documentale con il software di Document Intelligence Globe.
I principali punti di forza che hanno influenzato maggiormente la scelta di affidarsi ad Arket per risolvere le problematiche presenti in Berto sono:
- tempi di implementazione del progetto modesti rispetto a quelli proposti dalla concorrenza
- globe è un software flessibile, ad es. permette di effettuare query per individuare le chiavi di un documento in modo automatico
- interfaccia grafica molto intuitiva per l’utente finale, che assicura un rapido apprendimento
- capacità di integrazione con le soluzioni già presenti in azienda
- presenza di un potente motore di workflow
- possibilità di invio immediato dei documenti tramite e-mail, direttamente da Globe
Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, vista l’esperienza positiva con Arket, l’azienda ha deciso di sfruttare Globe anche per la ricezione, l’invio e la gestione delle e-fatture.
La configurazione di flussi digitali per la gestione dei documenti del ciclo attivo e passivo e della produzione ha portato evidenti benefici alla produttività quotidiana negli uffici di Berto Industria Tessile:
- risparmio di tempo: prima di adottare questo sistema, le fatture e gli ordini dovevano essere smistati manualmente agli approvatori, cioè stampate e consegnate a mano o inviate tramite e-mail. I workflow automatici e la gestione digitale dei documenti hanno snellito notevolmente i tempi, smistando in modo automatico e corretto i documenti all’approvatore giusto;
- nessun rischio di smarrimento dei documenti o di errato smistamento;
- integrazione con il sistema informativo esistente: i software Globe e Station si integrano perfettamente tra di loro e con quanto già esistente in azienda, senza dover apportare grandi modifiche al sistema informativo. Inoltre, sono state configurate delle apposite azioni nel software di contabilità e nel gestionale che permettono l’apertura contestuale dei documenti presenti in Globe, senza dover passare continuamente da un software all’altro;
- non è necessario installare il client in ogni singolo pc degli utenti, ma la configurazione è rapida tramite la copia sul desktop dell’utente del collegamento all’eseguibile;
- Globe offre un’interfaccia web completa, che permette di consultare documenti e task anche al di fuori della propria postazione;
- nessuna necessità di cambiare il software di contabilità se non è in grado di generare il file XML: Station è in grado di generare il file XML a partire dal PDF o file di testo creato dal gestionale e contenente tutte le informazioni necessarie.
La soluzione implementata, nel dettaglio…
Ciclo passivo
Per quanto riguarda la parte di ciclo passivo, all’interno di Globe sono stati configurati diversi flussi di gestione relativi ai seguenti documenti:
- Ordini di acquisto
- Fatture fornitori
- Distinte di pagamento
- DDT
Gli ordini di acquisto vengono inseriti a gestionale, per poi essere stampati da AS/400 in formato cartaceo e PDF.
Globe è in grado di catturare il PDF generato e di ricavare in autonomia le informazioni necessarie per archiviare e classificare correttamente il documento.
Una volta che Globe ha acquisito il documento in formato PDF, si scatena un workflow di approvazione dell’ordine.
L’informazione relativa all’approvazione o rifiuto dell’ordine viene quindi passata da Globe al gestionale.
In Berto Industria Tessile sono stati definiti più livelli di approvazione, in base all’utente che ha inserito l’ordine di acquisto: ad es. possono esserci utenti che necessitano solamente dell’approvazione finale del titolare, mentre altri devono prima passare per l’approvazione del proprio responsabile d’ufficio.
Quando l’ordine è stato approvato, Globe appone automaticamente sul documento un timbro digitale, che riporta da chi/perché è stato approvato l’ordine e quando (data e ora).
Globe acquisisce automaticamente le fatture dalla casella PEC selezionata per la ricezione.
Una volta estratto dalla PEC il file XML, Globe genera in automatico un’anteprima PDF della fattura. Nel caso vi fosse allegata anche la copia di cortesia, essa verrà allegata.
Le fatture vengono registrate a gestionale e viene stampata un’etichetta contenente un codice a barre da applicare sulla fattura.
Grazie al barcode, Globe riesce a recuperare automaticamente dal gestionale le informazioni relative alle chiavi del documento, tramite tabella di frontiera.
Nel caso in cui la fattura si riferisca ad un ordine che non era stato approvato, o vi siano delle discrepanze nelle quantità/prezzi presenti in fattura, si scatena un workflow di approvazione, in cui l’utente può selezionare a chi mandare in approvazione la fattura. In base all’esito, Globe andrà a sbloccare o meno il pagamento della fattura a gestionale.
Come per gli ordini, anche per le fatture passive sono stati definiti più livelli di approvazione e prevista l’apposizione di un timbro che riporta da chi/perché è stata approvata la fattura e quando (data e ora).
Periodicamente il software di contabilità genera le distinte di pagamento relative alle fatture approvate: Globe acquisisce in automatico le distinte e le collega alle relative fatture.
È stata inoltre configurata un’apposita azione all’interno di Globe che permette all’utente di segnalare l’avvenuto pagamento della fattura, assicurando sempre il pieno controllo sulla situazione.
Tramite un’apposita funzionalità, l’utente può stampare da Globe delle etichette contenenti un codice a barre, da apporre sui Documenti di Trasporto cartacei.
I DDT su cui è stata apposta l’etichetta vengono quindi acquisiti da Globe tramite scansione ed il personale procede alla registrazione dei carichi a magazzino nel gestionale, inserendo anche il relativo barcode.
Un task schedulato a cadenza oraria effettua il collegamento tra il Documento di Trasporto in Globe ed il record a gestionale, acquisendo in automatico alcune chiavi del documento e collegando in automatico il DDT con fattura e ordine di acquisto.
Ciclo attivo
Quando una conferma d’ordine di vendita viene creata da gestionale e stampata, Globe automaticamente cattura il file PDF ed estrapola le informazioni necessarie per l’archiviazione.
Una volta acquisita la richiesta, Globe cerca di associare un cliente presente a CRM (Salesforce) con il mittente dell’e-mail ricevuta: se l’indirizzo è presente in Salesforce, viene fatto un primo smistamento automatico tra zona Italia e zona Estero, che fanno capo a due team diversi di gestione degli ordini.
Insieme al DDT viene stampato e catturato anche un packing list, contenente il dettaglio del contenuto della spedizione. Questo documento viene acquisito da Globe e collegato automaticamente a DDT e conferma d’ordine (se presente).
Nel caso di ordini di campionario, quando vengono stampati i DDT vengono create anche delle Offerte Prezzi, contenenti i prezzi di produzione di ogni articolo per fascia di quantità. Anche le offerte prezzi vengono collegate con gli altri documenti (ordine, DDT, packing list).
Il Fabric Details è una tipologia di documento richiesto per la spedizione verso alcuni paesi e contenente dettagli relativi al prodotto spedito. Viene archiviato in Globe e collegato alla relativa fattura cliente.
Sulle bolle doganali generate dalla dogana viene applicata un’etichetta con barcode, creata e stampata da Globe, contenente il riferimento alla bolla doganale.
La bolla viene quindi scansionata ed archiviata in Globe, che grazie al barcode effettua l’associazione automatica con la fattura di vendita. Tramite un’altra azione si può inserire il codice MRN presente nella bolla.
Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, Berto Industria Tessile ha scelto di inviare sia le fatture italiane che quelle estere al Sistema di Interscambio in formato XML, utilizzando Globe.
Tuttavia, il gestionale su AS/400 adottato dall’azienda non è in grado di produrre il file XML per la fatturazione elettronica: a Globe è stato quindi affiancato un altro prodotto della suite documentale Arket, Station.
Questa soluzione è in grado di catturare il file di testo generato dal gestionale, contenente tutte le informazioni necessarie per produrre la fattura elettronica, estrapolare le informazioni contenute nel file ed utilizzarle per produrre l’XML per la fatturazione elettronica.
Procede inoltre ad allegare all’XML la copia di cortesia in PDF della fattura.
Globe acquisisce automaticamente la fattura XML generata da Station ed il PDF generato dal gestionale (che viene mostrato all’utente come anteprima leggibile della fattura).
Alla voce “Monitor generazione XML” di Globe è possibile visualizzare le fatture PDF in fase di elaborazione, quelle già elaborate e quelle per cui si sono riscontrati eventuali anomalie durante la fase di creazione dell’XML.
Una volta che la generazione dell’XML è andata a buon fine, l’utente può procedere all’approvazione delle fatture per l’invio allo SdI (istantaneo o differito).
Globe si occupa di effettuare l’invio allo SdI e di gestire le varie notifiche e ricevute, aggiornando di conseguenza lo stato delle fatture (“In attesa di approvazione”, “Inviata allo SdI”, “Notifica di scarto” “Mancata Consegna”, “Ricevuta di Consegna”).
Nel caso di ricezione di una notifica di scarto, Globe invia una mail di notifica agli utenti preposti, comunicando che è richiesto il loro intervento per una specifica fattura.
Ogni fattura sarà collegata tramite link ai file delle relative notifiche e ricevute.
È stato inoltre schedulato un Task che una volta al giorno invia a clienti ed agenti la versione PDF di tutte le fatture relative al giorno lavorativo precedente.
Produzione
Per quanto riguarda la produzione, in Globe vengono archiviati tre tipi di documenti:
- Schede tessuto: vengono create da gestionale, mandate in stampa ed acquisite automaticamente da Globe. Vengono collegate in automatico ai documenti del ciclo attivo (fatture clienti), di modo da facilitare la ricerca ed invio delle schede corrette al cliente in caso di richiesta.
- Schede tecniche: create a gestionale, sono documenti ad uso interno. La funzionalità di versioning di Globe permette di salvare e consultare diverse versioni del documento.
- Altri documenti riguardanti il processo di produzione dei tessuti.
“I tempi di implementazione della soluzione basata su Globe sono stati relativamente modesti ed allineati con quanto promesso in fase d’acquisto. L’interfaccia semplice ed intuitiva di Globe ha facilitato l’apprendimento degli utenti e l’utilizzo della soluzione. La capacità di integrarsi al sistema informativo esistente, ha poi aumentato notevolmente la quantità ed il dettaglio delle informazioni associate ai documenti, rendendo possibile una adozione generalizzata dello strumento da parte di tutti gli uffici ed i reparti. Lo strumento di workflow ha reso possibile uno snellimento significativo nei processi di autorizzazione relativi al ciclo passivo. Infine, il potente linguaggio di scripting ha consentito anche di gestire in autonomia evoluzioni e miglioramenti. L’ultima esperienza relativa alla fatturazione elettronica ha consentito all’azienda di colmare dei gap del software gestionale, senza ricorrere a soluzioni più onerose e complesse da implementare e poi da gestire.”
Roberta Zago – IT Manager di Berto E.G. Industria Tessile Srl
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