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Compar Spa – Gruppo Bata è la prima azienda in Italia nel mercato delle calzature, con una rete di più di 400 negozi a marchio Bata e AW LAB in tutto il territorio nazionale.
Compar Spa ha scelto Arket come partner per la gestione digitale di documenti e processi aziendali e Globe come soluzione di gestione documentale.
Vista la soddisfazione raggiunta nei progetti sviluppati insieme, l’azienda ha deciso di affidarsi alla consulenza ed alle soluzioni Arket anche per definire un flusso di valutazione dello stato di salute dei propri dipendenti durante l’emergenza Covid-19, in sinergia con il medico competente ed il reparto Risorse Umane.
Infatti, a seguito della chiusura forzata causata dall’emergenza legata al Covid-19, alle imprese è richiesto di mettere in atto tutte le misure di sicurezza possibili per prevenire la diffusione del virus ed i casi di contagio sul posto di lavoro.
L’esigenza di Compar nello specifico:
- raccogliere importanti informazioni sullo stato di salute del proprio personale durante l’emergenza Covid-19, per consentire la ripresa delle attività lavorative in piena sicurezza
- trattare i dati sensibili raccolti nel pieno rispetto della privacy e di quanto previsto dal GDPR
- semplificare l’interazione tra ufficio HR, medico competente e dipendenti
Per tutelare i propri dipendenti, Compar ha quindi scelto di predisporre una procedura che permette di programmare la ripresa delle attività in sicurezza, sottoponendo al personale un questionario volto a verificarne lo stato di salute prima del rientro sul posto di lavoro.
Dopo una prima fase di analisi dell’esigenza e dei flussi da implementare insieme al cliente, Arket ha proposto all’azienda di sfruttare alcune funzionalità di Globe che ben si prestano a questo tipo procedura:
- il motore di workflow, per la definizione e gestione dei vari step del flusso
- la generazione ed invio automatico di notifiche tramite e-mail
- la generazione automatica di documenti in formato PDF
- l’acquisizione di informazioni tramite form compilabili
- il portale web di Globe, fruibile sia da desktop che da mobile
- la possibilità di integrazione con altri software aziendali
La procedura è stata quindi configurata e personalizzata all’interno del software documentale Globe, implementando un flusso di lavoro che permette di verificare lo stato di salute dei dipendenti nel pieno rispetto della privacy e di coinvolgere l’ufficio HR, i dipendenti ed il medico competente con procedure automatizzate.
- Automazione di procedure ripetitive e a basso valore aggiunto, quale la creazione ed invio del questionario al personale, operazione che diventa molto onerosa in termini di tempo nel caso di aziende come Compar, con un numero elevato di dipendenti;
- Le procedure automatiche eliminano la possibilità di commettere errori o dimenticanze;
- Ottimizzazione della condivisione delle informazioni e miglioramento della collaborazione tra dipendenti, ufficio HR e medico competente;
- Pieno rispetto della privacy, grazie alla configurabilità dei permessi di accesso alle informazioni, seguendo le direttive GDPR;
- Semplicità d’uso: non sono richieste particolari dotazioni tecnologiche per poter compilare e consultare il questionario, che può essere visualizzato e completato tramite browser sia da desktop che da smartphone e tablet. L’interfaccia inoltre è molto intuitiva;
- Possibilità di configurare notifiche automatiche per ricordare ai dipendenti di completare la compilazione del questionario, senza dover effettuare continue verifiche sullo stato di ogni singolo questionario ed inviare solleciti manuali;
- Pieno controllo sullo stato di compilazione e monitoraggio in real time dei flussi;
- Consultazione e monitoraggio semplici grazie alla possibilità di applicare filtri alla visualizzazione delle informazioni;
- Allineamento costante e automatico delle informazioni presenti in altri software aziendali grazie alla capacità di integrazione di Globe.
La soluzione implementata, nel dettaglio…
Come prima cosa Globe è stato integrato con il software utilizzato dall’ufficio Risorse Umane, permettendo il recupero automatico delle anagrafiche dipendente.
A partire da queste anagrafiche, Globe genera automaticamente per ogni dipendente il questionario in formato PDF relativo allo stato di salute, corredato dalla relativa informativa privacy.
Sempre in automatico, Globe provvede a compilare ed inviare all’indirizzo associato ad ogni dipendente una mail di notifica contenente un link al questionario.
L’integrazione con il software di gestione delle risorse umane permette l’allineamento automatico delle anagrafiche nel documentale e, qualora venissero inseriti nuovi dipendenti, Globe procede in autonomia alla creazione del questionario ed al suo invio ai nuovi assunti.
Sono stati inoltre previsti dei solleciti periodici automatici, qualora dopo un certo intervallo di tempo il dipendente non avesse ancora compilato il questionario.
Una volta compilati tutti i campi e confermato l’invio, il dipendente riceve un’e-mail di conferma, contenente anche la copia in formato PDF del questionario compilato.
Il personale dell’ufficio Risorse Umane ed il medico hanno la possibilità di monitorare la documentazione ed i flussi di propria competenza in modalità differenti.
Monitoraggio dell’invio e compilazione dei questionari da parte dell’ufficio HR
Per ottimizzare la gestione del flusso, l’ufficio risorse umane può mantenere sempre monitorato all’interno di Globe lo stato di invio e compilazione dei questionari tramite un data view ed applicare eventualmente dei filtri alla visualizzazione.
È stata inoltre prevista un’azione customizzata che consente il re-invio manuale del questionario a specifici dipendenti.
I permessi di accesso ai questionari sono stati configurati in modo che il personale dell’ufficio risorse umane non abbia accesso alle risposte fornite dai dipendenti, nel pieno rispetto delle normative sulla privacy, ma solamente alle informazioni relative all’invio e compilazione del questionario.
Monitoraggio dell’invio e compilazione dei questionari da parte del medico competente
Il medico competente invece può accedere al portale Web di Globe tramite delle credenziali dedicate.
Da qui può verificare lo stato dei questionari (inviato/compilato) e filtrare i dati (ad es. per mansione del dipendente, filiale, data di assunzione ecc.)
Il medico competente inoltre possiede i permessi per la visualizzazione delle risposte al questionario ed ha la possibilità di scaricare un file Excel contenente la lista dei questionari e le relative risposte.
“Nella collaborazione con Arket abbiamo trovato competenza e massima disponibilità del team di lavoro, che ha sempre rispettato i tempi di progetto previsti. Per quanto riguarda l’adozione del software Globe nella nostra realtà aziendale, abbiamo apprezzato molto la flessibilità del prodotto, anche in fase di implementazione, e l’interfaccia user friendly per l’utente finale”.
Simone Menegazzo – IT Manager di Western Europe Bata Group
Scopri la piattaforma con cui abbiamo implementato la soluzione per il monitoraggio dello stato di salute dei dipendenti durante l’emergenza Covid 19 in Compar Spa – Gruppo Bata
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Image Credits: AW LAB, Bata Group, Compar Spa