Edilmac dei F.lli Maccabelli: gestione documentazione Sistema di Gestione Integrata

www.edilmac.com

Image credits: Edilmac

Partner con cui è stato sviluppato il progetto: Centro Software

Settore di appartenenza: costruzioni e ingegneria civile
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Edilmac dei F.lli Maccabelli Srl è una società specializzata nella gestione di grandi cave, nell’esecuzione di gallerie e di pozzi.

L’azienda ha scelto di applicare un Sistema di Gestione Integrata ambiente-qualità-sicurezza ed ha conseguito con successo le certificazioni UNI EN ISO 9001:2015UNI EN ISO 14001:2015 e UNI 45001:2018.

La gestione della documentazione relativa al Sistema di gestione integrato risulta a volte complessa, poiché prevede la creazione, compilazione e revisione di numerosi documenti tipici del Sistema Qualità quali: Manuale, Istruzioni, Moduli ed Allegati.

Per questo motivo l’azienda ha scelto di ricercare una soluzione che permetta di gestire digitalmente nel modo più efficiente possibile la documentazione relativa alla qualità, ed ha trovato nella piattaforma di Document Intelligence Globe la risposta alle proprie esigenze.

In particolare, l’azienda desiderava soddisfare le seguenti esigenze:

  • Avere una gestione ordinata ed efficiente di tutta la documentazione relativa al Sistema di Gestione Integrato
  • Ricercare e consultare facilmente la documentazione del Sistema Qualità
  • Raggruppare in unico punto sia i documenti originali che quelli compilati e firmati
  • Per ogni nuova commessa, essere certi di aver creato tutta la documentazione necessaria per il Sistema Gestione Integrato
  • Gestire le revisioni ed il processo di approvazione delle stesse
  • Creare in modo automatico le registrazioni a partire da modelli

In Edilmac tutta la documentazione prescrittiva e le registrazioni relative al Sistema di Gestione Integrata aziendale vengono gestite in modo ordinato ed efficiente all’interno di Globe, grazie anche ad alcuni automatismi e alla possibilità di gestire revisioni copie firmate.

In particolare, un’apposita sezione “Documenti Sistema Integrato” è visibile a tutto il personale e prevede la suddivisione dei documenti in corso di validità in:

  • documentazione relativa al manuale Sistema Gestione Integrata
  • documentazione prescrittiva, suddivisa per processo di riferimento

Vi è poi una sezione dedicata alle “Registrazioni SGI” per l’archiviazione e gestione delle registrazioni e moduli compilati.

Infine, è stato previsto un gruppo di cartelle “Gestione SGI”, visibile solamente al personale dell’ufficio qualità, in cui vengono gestiti non solo i documenti in corso di validità, ma anche quelli non più attivi perché revisionati.

Scorri per leggere il progetto completo

Con il supporto di Globe, Edilmac può gestire in modo ordinato ed efficiente tutta la documentazione relativa al Sistema di Gestione Integrato:

  • I documenti sono suddivisi in modo ordinato per tipologia e procedura, rendendo semplice la ricerca e la consultazione della documentazione
  • La gestione delle copie firmate permette di avere in unico punto sia il documento originale che quello compilato
  • La creazione automatica per ogni commessa/cantiere di tutta la documentazione necessaria per il Sistema Gestione Integrata permette al personale di risparmiare moltissimo tempo ed assicura che siano sempre presenti tutti i documenti richiesti
  • La gestione delle revisioni con relativo flusso approvativo snellisce la gestione della documentazione e riduce le tempistiche, avendo sempre traccia dello stato di avanzamento
  • La creazione automatica di registrazioni a partire dai modelli permette di risparmiare tempo ed assicura che venga utilizzato sempre il modello corretto e aggiornato

La soluzione implementata,  nel dettaglio…

Video realizzato in collaborazione con il nostro partner Digit Company e Centro Software.

Una prima voce di menù è dedicata all’archiviazione del manuale Sistema Gestione Integrato e dei relativi allegati, con gestione della copia firmata e delle revisioni.

Sono state configurate poi diverse voci di menu, ognuna dedicata alla documentazione prescrittiva relativa ad una specifica Procedura (ad es. gestione DPI).

Per ogni procedura sono presenti:

  • le procedure, dove vengono descritte nel dettaglio
  • gli allegati (ad es. istruzioni per l’uso)
  • modelli dei moduli che devono essere compilati (ad es. verbale consegna DPI) per le registrazioni

Selezionando uno dei moduli, è possibile avviare l’azione “Crea Registrazione SGI”, che crea all’interno della sezione “Registrazioni SGI” una copia del modello pronta per essere compilata.

Nella sezione “Registrazioni SGI” i documenti sono raggruppati automaticamente per tipo di modulo ed è stata implementata la gestione della copia firmata.

Per ogni documento prescrittivo è possibile selezionare le caselle “Impatto su commessa” ed “Impatto su cantiere” nelle chiavi del documento: queste opzioni indicano che per ogni commessa/cantiere è necessario produrre quella specifica documentazione.

Automaticamente, quindi, ogni volta che viene inserita una nuova commessa in Globe, la piattaforma genera tutta la documentazione necessaria come registrazione di qualità e la collega tramite link alla commessa di riferimento, sempre in modo automatico.

Mentre le sezioni di Globe “Documenti Sistema Integrato” e “Registrazioni SGI” sono state configurate perché siano visibili a tutto il personale (contengono infatti tutta la documentazione in corso di validità) il gruppo di cartelle “Gestione SGI” è riservato al personale dell’ufficio qualità. In questa sezione sono visibili tutti documenti, anche quelli scaduti e revisionati.

I responsabili della Qualità possono creare una nuova revisione di un documento semplicemente selezionandolo ed avviando l’azione “crea revisione”, che crea un nuovo documento in stato “bozza”.

Una volta che la revisione del documento in stato bozza è stata compilata, inserita e modificata, si avvia un flusso di conferma modifiche e approvazione:

  • l’utente che ha revisionato il documento deve confermare le modifiche che ha apportato ed inviarlo in approvazione.
  • il gruppo di utenti configurati per l’approvazione riceve una notifica che li avvisa dell’esistenza di un nuovo documento da approvare. Prendendo in carico il task l’utente potrà approvare o rifiutare la revisione ed inserire il motivo dell’eventuale rifiuto.
  • una volta approvata la revisione, il nuovo documento passa dallo stato “bozza” allo stato “attivo”, mentre la revisione precedente passa automaticamente allo stato “superato” (con evidenza della data di superamento) e viene bloccato (non è più possibile apportare modifiche di alcun tipo).

“Globe ha risolto l’esigenza di organizzare la vasta documentazione aziendale e quella proveniente dal sistema di gestione integrata (ambiente-qualità-sicurezza): la gestione delle copie firmate permette di avere in un unico punto sia il documento originale che quello compilato, la piena disponibilità e consultazione delle revisioni (con relativo flusso approvativo); tramite l’impostazione di alert, permette di gestire eventuali scadenze di attività e documentazione; consente al personale di risparmiare tempo e guadagnare efficienza operativa, sia in sede che in cantiere.”

Elena Maccabelli – Responsabile del sistema di gestione integrata e Silvia Maccabelli – Responsabile della pianificazione e sviluppo di Edilmac dei F.lli Maccabelli Srl

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