ItalianoUn’azienda della GDO desiderava una soluzione che permettesse ai vari reparti dell’azienda di approvare e distribuire con semplicità documenti ai diversi punti vendita. La necessità era inoltre quella di avere a disposizione uno strumento che consentisse di mantenere sotto controllo l’effettiva lettura del documento da parte degli utenti a cui è stato distribuito.
La funzionalità di Distribuzione dei documenti è stata implementata all’interno del nostro software di Archiviazione e Gestione Documentale, Globe, già in uso con soddisfazione presso la GDO in oggetto per la gestione di flussi automatici di integrazione con il software di gestione commerciale (Me.R.Sy.) e gli altri gestionali di logistica e di area contabile/amministrativa.
L’implementazione della funzione “Distribuzione documenti” all’interno del software documentale Globe garantisce numerosi vantaggi:
- Gestione controllata del flusso approvativo e della distribuzione dei documenti
- Pieno controllo sull’accesso ai documenti e sicurezza, i documenti sono accessibili solo per i destinatari della distribuzione, inoltre se una distribuzione viene annullata, il documento immediatamente viene reso inaccessibile
- Evidenza e monitoraggio dello stato di presa in carico del documento: il monitor della distribuzione permette di sapere se uno specifico utente ha letto il documento oppure no, specificando data e ora della prima apertura del file
La soluzione implementata, nel dettaglio…
Quando uno degli uffici (vendite, marketing, personale, igiene e sicurezza ecc.) necessita di distribuire un documento ad uno o più punti vendita, segue uno specifico flusso approvativo all’interno di Globe:
- Il documento viene inserito o creato direttamente in Globe da modelli
- Il documento viene qualificato e classificato
- Chi ha inserito il documento lo verifica e definisce l’utente che lo dovrà approvare. Se vi è la necessità di coinvolgere un’altra funzione aziendale, essa potrà essere selezionata dall’apposito menu a tendina, di modo da avere una seconda verifica opzionale esterna.
- Quando il documento è stato approvato, l’utente potrà avviare il processo di distribuzione.
Per distribuire il documento l’utente dovrà seguire alcuni semplici step:
- Cliccando sul documento da distribuire con il tasto destro, compariranno alcune opzioni per la distribuzione, tra cui “Distribuzione documento/i”. L’utente potrà quindi impostare i destinatari, che potranno essere singoli utenti o specifiche Liste di distribuzione (le liste sono autoalimentate, gli utenti presenti all’interno si aggiornano cioè in automatico tramite associazione con gruppi di Active Directory).
- Una volta selezionati i destinatari, l’utente può procedere alla distribuzione del documento. In questa fase potrà essere inserita una nota, che comparirà nella notifica mail inviata in automatico ai destinatari. Potrà inoltre essere scelta la tipologia di distribuzione desiderata (ad es. se ri-distribuisco un documento posso selezionare l’opzione “invia solamente a nuovi utenti”).
- A questo punto al documento verrà associato un evento Distribuzione: cliccandoci sopra potrò visualizzare tutti i dettagli di quella singola distribuzione (ad es. chi ha aperto il documento e quando). Cliccando invece con il tasto destro sul documento distribuito e selezionando “Distribuzione documento” – “Esito distribuzione” potrò vedere gli esiti di tutte le distribuzioni associate a quel documento.
All’interno del software documentale Globe sarà poi molto semplice mantenere sotto controllo i documenti distribuiti, grazie a due specifiche sezioni: nella voce di menu “Documenti per me” in Globe, ogni utente potrà vedere i documenti a lui distribuiti; nella voce di menu “Documenti distribuiti” l’utente potrà invece visualizzare tutti i documenti che ha distribuito ed un’anteprima dello stato.
Globe consente anche di annullare una distribuzione, sia per un’intera lista che per un singolo utente: in questo modo l’utente selezionato non sarà più abilitato a visualizzare il documento precedentemente distribuito.
Il documento potrà inoltre essere visualizzato direttamente tramite link ricevuto nella notifica mail, senza la necessità di entrare in Globe.
Scopri la piattaforma con cui abbiamo implementato il flusso di distribuzione documenti in modo controllato presso i punti vendita GDO
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