ItalianoUn Ordine Professionale veneto necessitava di uno strumento per l’automazione del processo di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita.
La gestione del protocollo, infatti, era basata per il protocollo in entrata su una classica registrazione manuale mediante “timbro” e, per il protocollo in uscita, su una gestione “verbale” fra i diversi utenti per la prenotazione delle numerazioni.
In aggiunta a queste problematiche, il sistema in uso non consentiva di classificare i documenti secondo criteri personalizzati, né di gestire in modo controllato mittenti e destinatari dei protocolli.
I documenti digitali, poi, dovevano essere stampati e riacquisiti tramite scanner una volta timbrati manualmente. Oltre al rilevante numero di operazioni manuali per l’associazione tra il record del protocollo ed il documento, questo processo aveva come effetto la generazione di un gran numero di stampe inutili.
Tutto ciò si traduceva inoltre in un elevato rischio di errore.
L’Ordine ha deciso quindi di affidarsi al software per la gestione ed archiviazione intelligente dei documenti, Globe.
Per quanto riguarda i documenti in ingresso, con l’utilizzo del software documentale è stata eliminata la necessità di stampare i documenti digitali per poterli protocollare: Globe infatti è in grado di apporre in automatico sul PDF del documento un timbro virtuale ed un barcode con i dati della protocollazione (sia per i documenti ricevuti già in formato digitale, sia per i documenti cartacei acquisiti tramite scanner).
Il protocollo in uscita invece può essere gestito con due modalità:
- protocollo diretto: tramite un’apposita azione lanciata dall’utente, sarà possibile “timbrare” in automatico un documento in uscita con i dati di protocollazione.
- protocollo da workflow controllato: nel flusso di produzione del documento in uscita (ad esempio una lettera o un verbale) Globe controlla lo stato del flusso e coerentemente esegue le necessarie operazioni di “prenotazione” della prima numerazione disponibile e successiva conferma di protocollazione.
- tipicamente, alla apertura di un nuovo documento in bozza (ad es. un verbale) il workflow si avvia e Globe andrà a creare un record di protocollo che assegna la corretta numerazione. Quel determinato numero di protocollo risulterà quindi prenotato e non potrà erroneamente essere utilizzato da altri.
- quando il documento è dichiarato “definitivo” viene creata la versione del documento non più modificabile e quindi viene confermata l’assegnazione del numero di protocollo. La data e il numero di protocollo vengono inseriti direttamente sul documento da Globe.
Globe dà inoltre la possibilità di annullare la protocollazione in caso di errore. Il numero di protocollo precedentemente assegnato e annullato non potrà comunque essere riutilizzato.
L’adozione di una piattaforma per l’archiviazione e la gestione documentale ha permesso all’Ordine in questione di raggiungere numerosi vantaggi:
- associazione automatica tra il record del protocollo ed il documento;
- eliminazione degli errori legati alla protocollazione manuale dei documenti (ad es. numeri di protocollo saltati o duplicati);
- possibilità di gestione concorrente efficiente delle informazioni tra diversi utenti che devono occuparsi della protocollazione (eliminando ad es. il pericolo che due utenti utilizzino lo stesso numero di protocollazione per due documenti differenti);
- eliminazione della necessità di stampare i documenti ricevuti in formato digitale per poter apporre il timbro fisico con i dati di protocollo e successivamente riacquisirli da scanner per l’archiviazione in digitale;
- possibilità di classificare ed archiviare in modo ordinato la documentazione ai fini di immediata ricerca e reperibilità;
- possibilità di sfruttare le funzionalità di distribuzione controllata dei documenti per l’invio ad utenti interni ed esterni di copie della documentazione protocollata.
Scopri la piattaforma con cui abbiamo automatizzato i processi di protocollazione dei documenti in entrata e in uscita
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